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HEGA 05/09 - 07 - IT-Verfahren COLIBRI: Umsetzung Konjunkturpaket II sowie Protokollierung der Zugriffe

SP III 31 – 7011.9

20.05.2009
31.12.2015
ja

Zusammenfassung

a) Aufgrund der Änderung des Grundfreibetrages in § 32a Einkommenssteuergesetz (EStG) wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) neue Tabellen zur Ermittlung der Lohnsteuer und des Solidaritätszuschlages für die Berechnung des Leistungsentgelts erstellt, die in COLIBRI zu Grunde gelegt werden. - b) Die Zugriffe auf Leistungsfälle im IT-Verfahren COLIBRI werden protokolliert, um in begründeten Verdachtsfällen eines unberechtigten Zugriffes Daten zur Überprüfung des Sachverhaltes zur Verfügung zu haben.

Bezug:

  • E-Mail-Info SGB III vom 23.02.2009, Gesetz zur Sicherung von Beschäftigung und Stabilität in Deutschland
  • HEGA 04/09 - 07 - IT-Verfahren Elektronische Berechnungsassistenten (ElBa)

1. Ausgangssituation

a) Neue Tabellen zur Ermittlung der Lohnsteuer und des Solidaritätszuschlages für die Berechnung des Leistungsentgelts

Mit dem Gesetz zur Sicherung von Beschäftigung und Stabilität in Deutschland wurde der Grundfreibetrag nach § 32a EStG erhöht. Die dadurch rückwirkend geänderten Tabellen zur Ermittlung der Lohnsteuer und des Solidaritätszuschlages sind für die Berechnung von ab dem 01.01.2009 entstandenen Leistungsansprüchen zu berücksichtigen und werden im IT-Verfahren COLIBRI ab 02.06.2009 zu Grunde gelegt. Angeordnete Leistungsfälle mit Ansprüchen vor dem 01.01.2009 werden größtenteils maschinell umgestellt, in bestimmten Fällen sind manuelle Arbeiten erforderlich. Bereits ab 24.04.2009 wurde eine neue ElBa-Version R09.2.16.14 zur Verfügung gestellt, die im Leistungssatzrechner den neuen Programmablaufplan des BMF bei der Ermittlung des Leistungsentgeltes berücksichtigt und bei der Erteilung von Auskünften zur Leistungshöhe wegen der Änderung des Grundfreibetrages in § 32a Einkommenssteuergesetz (EStG) zu nutzen ist.

b) Protokollierung der Zugriffe auf Echtdaten im IT-Verfahren COLIBRI

Ein Zugriff auf Daten des IT-Verfahrens COLIBRI ist nur zulässig, soweit der einzelne Mitarbeiter die darin enthaltenen Informationen zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Hierzu wird auf das COLIBRI-Berechtigtenkonzept verwiesen. Ein unerlaubter Zugriff liegt vor, wenn der Mitarbeiter die Daten zur Erledigung seiner Aufgaben nicht benötigt, für andere Zwecke verwendet oder Daten an Dritte weitergibt. Um in begründeten Verdachtsfällen von unerlaubten Zugriffen Daten zur Überprüfung des Sachverhaltes zur Verfügung zu haben, erfolgt eine Protokollierung der Zugriffe auf Echtdaten im IT-Verfahren COLIBRI. Die Protokollierung der Zugriffe sowie deren Auswertung ist gem. § 7 der Dienstvereinbarung IKT zulässig.

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2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene

a) Die Dienststellen sind über den Einsatz der neuen Tabellen zur Ermittlung der Lohnsteuer und des Solidaritätszuschlages zu informieren. In bestimmten Fällen werden Bearbeitungsaufforderungen bzw. Listen erstellt, die über eine erforderliche Nachbearbeitung informieren.

b) Die Dienststellen sind über die Protokollierung der Zugriffe im IT-Verfahren COLIBRI sowie über die Vorgehensweise in begründeten Verdachtsfällen von unerlaubten Zugriffen informiert.

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3. Eigene Entscheidung und Absicht

a)

3.1 Neubewilligungen

Ab dem 02.06.2009 werden die neuen Abzugstabellen im IT-Verfahren COLIBRI für Bewilligungen von im Kalenderjahr 2009 entstandenen Neuansprüchen berücksichtigt, die ab diesem Tag angeordnet werden.

3.2 Bestandsfälle

Leistungsfälle, in denen ein Neuanspruch in 2009 entstanden ist, werden am 30.05.2009
maschinell auf die neuen Abzugstabellen umgestellt. In den betroffenen Leistungsfällen werden entsprechende Änderungsbescheide erstellt und die Nachzahlungen vorgenommen. Dies betrifft in der Regel sowohl laufende als auch bereits beendete Fälle.

3.3 Nachbearbeitung

In Einzelfällen können in COLIBRI Zahlungen nicht durchgeführt werden, weil die in zPDV gespeicherten Personendaten unvollständig oder unplausibel sind. Zur Vermeidung von Fehlern wurden Anfang Mai bereits Listen zur Überprüfung von betroffenen Fällen generiert. Eine weitere Liste wird kurzfristig vor der Umstellung der Fälle erstellt.
Die Daten in zPDV sind unverzüglich zu berichtigen.

Leistungsfälle, bei denen unerledigte Absetzungsgrunddaten bzw. Absetzungsgrunddaten mit einer Restforderung gespeichert sind, müssen überprüft und gegebenenfalls manuell mit Wirkung für die Zukunft auf die neue Absetzungsrate umgestellt werden.

Für diese Fälle werden im IT-Verfahren COLIBRI mit der Umstellung der Fälle am 30.05.2009 maschinelle Bearbeitungsaufforderungen erstellt.


Leistungsfälle, die nicht mit einem täglichen Bemessungsentgelt, sondern mit „Leistungssatz täglich“ bewilligt wurden, sind zu überprüfen und gegebenenfalls manuell auf die neue Leistungshöhe umzustellen.
Für diese Fälle werden den betroffenen Agenturen in Kürze Listen zur Umstellung der Fälle übersandt.

b)

Es werden alle Zugriffe auf Leistungsfälle in COLIBRI protokolliert. Ein Zugriff liegt vor, wenn zu einem Fall entweder das COLIBRI-Auskunftssystem oder das Bearbeitungssystem aufgerufen wird.

Das Protokoll enthält folgende Daten:

  • Benutzerkennung des Anwenders
  • fünfstellige Dienstellennummer des Anwenders
  • Datum/Uhrzeit des protokollierten Zugriffs
  • Agentur-Nummer des aufgerufenen Falles
  • Kundennummer des aufgerufenen Falles.

Die ermittelten Fälle werden täglich in einer csv-Datei pro Agentur erfasst und vom Betrieb gespeichert und sechs Monate aufbewahrt. Die Dateien können durch die Agenturen zur Auswertung angefordert werden, um ggf. Häufungen von unzulässigen Zugriffen festzustellen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

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4. Einzelaufträge

Regionaldirektionen

zu a) Die Regionaldirektionen erhalten die genannten Listen auf elektronischem Weg und leiten diese unverzüglich an die Agenturen in ihrem Bezirk weiter.

Arbeitsagenturen

zu a) Die aktuellen Listen für Fälle mit unvollständigen oder unplausiblen Personendaten werden am 25.05.2009 zur Verfügung gestellt und sind unbedingt bis zum 29.05.2009 abzuarbeiten.

Die Bearbeitungsaufforderungen zur Prüfung der Absetzungen sind rechtzeitig vor der Regelzahlung für den Monat Juni 2009 abzuarbeiten, um fehlerhafte Zahlungen zu vermeiden.
Es ist zu prüfen, ob sich eine Absetzungsrate ergibt oder sich Änderungen bei bereits aktivierten Absetzungsraten ergeben. Gegebenenfalls ist die Absetzungsrate ab 01.06.2009 anzupassen und der Drittempfänger entsprechend zu unterrichten.
Die Listen für Fälle mit Bewilligung „Leistungssatz täglich“ sind ebenfalls zeitnah zu bearbeiten.
Hier ist der neue Leistungssatz manuell zu ermitteln und gegebenenfalls in richtiger Höhe (auch rückwirkend) einzugeben.

zu b) Liegt ein begründeter Verdacht über einen unerlaubten Zugriff vor, können die Daten aus den Protokollen von den Dienststellen über den Bereich VA 2 der Zentrale angefordert werden. Die Anforderung darf nur durch eine berechtigte Person erfolgen. Dies ist in der Regel der Ansprechpartner in Datenschutzangelegenheiten der jeweiligen Dienststelle. Es ist sicherzustellen, dass auf die Dateien nur nach Zustimmung des Bereiches VA 2 der Zentrale zugegriffen wird.

Die Anforderung muss zwingend folgende Angaben enthalten:

  • Agentur-Nummer der anfordernden Stelle
  • Grund der Anforderung
  • Zeitraum der Überprüfung
  • Je nach Anlass der Anforderung ist zusätzlich anzugeben:
  • Benutzerkennung des Mitarbeiters
  • Agentur-Nummer des Mitarbeiters
  • Kundennummer des im Einzelfall betroffenen Leistungsfalles

Aufgrund der Angaben in der Anforderung werden die entsprechenden Dateien im IT-Systemhaus nach Zustimmung des Bereiches VA 2 der Zentrale selektiert und an die anfordernde Agentur übersandt.

Ergeben sich in der Agentur aufgrund der übersandten Daten Verdachtsfälle, ist diesen nachzugehen. In Missbrauchsfällen sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Nach Abschluss der Auswertungen in der Agentur sind die zur Verfügung gestellten Daten zu vernichten.

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