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Datenschutz beim ZKM

Datenschutzerklärung für personalisierte und anonymisierte Online-Befragungen

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für personalisierte Online-Befragungen des Zentrums für Kunden- und Mitarbeiterbefragungen (ZKM) im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit (BA). Durch das ZKM werden Meinungen zur Qualität von Produkten, Prozessen und Programmen der BA sowie zur Service- und Dienstleistungsqualität erhoben.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher gesetzlichen Grundlage, wird im Folgenden erläutert. Es wird darauf hingewiesen, wie die verantwortliche Stelle und die Datenschutzbeauftragte der BA kontaktiert werden können und welche Rechte in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gelten.

Die nachfolgenden Hinweise gelten auch für anonyme Online-Befragungen des Zentrums für Kunden- und Mitarbeiterbefragungen (ZKM) von Kundinnen und Kunden sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit (BA).

Die Teilnahme an Befragungen ist freiwillig. Aus einer Nicht-Teilnahme ergeben sich keinerlei Nachteile für die Befragte/den Befragten. Bis zum endgültigen Absenden der Befragungseingaben (Befragungsdaten) auf der letzten Seite besteht jederzeit die Möglichkeit, die Teilnahme abzubrechen. Diese Datensätze gelangen nicht in die Weiterverarbeitung und werden gelöscht. Es besteht zudem die Möglichkeit, einzelne Fragen unbeantwortet zu lassen.

Bei anonymen Online-Befragungen wird ein allgemein zugänglicher Link (Befragungs-Button) zur Webseite der Befragung zur Verfügung gestellt (Internet/Intranet/per E-Mail).

Bei der Benutzung des Links werden keine personenbezogenen Daten weitergegeben oder gespeichert. Rückschlüsse auf die Person der Teilnehmenden sind nicht möglich. Auch IP-Adressen werden zu keinem Zeitpunkt gespeichert.

Bei Freitextfeldern erfolgt der Hinweis: „Bitte keine personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten eingeben, keine beleidigenden, gesetzes- oder sittenwidrigen Eintragungen machen". Um persönliche Rückschlüsse in Freitextfeldern möglichst auszuschließen, erfolgt eine automatisierte Suche über Schlüsselbegriffe beziehungsweise eine stichprobenartige Sichtung und gegebenenfalls Anonymisierung oder Löschung durch das ZKM.

Die über Online-Befragungen erhobenen Daten werden anonymisiert bis zum Abschluss der Befragung auf dem Server des von der Bundesagentur für Arbeit beauftragten und im Intro genannten Dienstleisters gespeichert.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die Bundesagentur für Arbeit, vertreten durch den Vorstand, Regensburger Straße 104, 90478 Nürnberg.

2. Freiwilligkeit und Abbruchmöglichkeit

Die Teilnahme an Befragungen ist freiwillig. Aus einer Nicht-Teilnahme ergeben sich keinerlei Nachteile für die Befragte/den Befragten. Bis zum endgültigen Absenden der Befragungseingaben (Befragungsdaten) auf der letzten Seite besteht jederzeit die Möglichkeit, die Teilnahme abzubrechen. Diese Datensätze gelangen nicht in die Weiterverarbeitung und werden gelöscht. Es besteht zudem die Möglichkeit, einzelne Fragen unbeantwortet zu lassen.

3. Zwecke der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

Die Ergebnisse der Befragungen des ZKM dienen der Optimierung der Qualität von Produkten, Prozessen und Programmen und somit der internen Steuerung. Sie tragen dazu bei, das Angebot der BA nach innen und außen gerichtet zu verbessern.

Rechtsgrundlage für die personalisierte Befragung ist die Einwilligung nach Artikel 6, Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Der Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse der Teilnehmer werden in sogenannten E-Mail-Listen gespeichert. Diese personenbezogenen Daten dienen nur der Einladung zur Befragung und gegebenenfalls zur Erinnerung sowie zur Identifizierung. Die Befragungsdaten sind zunächst mit den E-Mail-Listen verknüpft und werden 4 Wochen nach Abnahme der Befragungsergebnisse und deren Plausibilisierung in der Online-Plattform gelöscht. Die Auswertung der Antworten erfolgt nur für die in der Einladungsmail beziehungsweise in der Einleitung (Intro) genannten Zwecke und ohne jeden Personenbezug (anonymisiert).

Ein Rückschluss auf die/den Befragungsteilnehmer/in ist nach der erfolgten Plausibilisierung nicht mehr möglich. Eine personenbezogene Leistungs- und Verhaltenskontrolle findet nicht statt. Lediglich die Einwilligungsdaten werden zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht 5 Jahre lang datenschutzkonform aufbewahrt.

4. Widerruf der Einwilligung

Die Einwilligungserklärung kann ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt. Der Widerruf hat zur Folge, dass die personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse) sowie das Befragungsergebnis gelöscht werden, sofern diese Daten nicht schon aufgrund des Befragungsendes gelöscht wurden.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die über Online-Befragungen erhobenen Daten werden während des Befragungsprojektes bis zum Abschluss der Befragung auf dem Server des von der Bundesagentur für Arbeit beauftragten Dienstleisters gespeichert. Der beauftragte Dienstleister wird auf der Eingangsseite des Online-Fragebogens (Intro) genannt.

6. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragte der Bundesagentur für Arbeit kann über ein Kontaktformular kontaktiert werden. Die Verbindung ist gesichert.

Die Postanschrift der Datenschutzbeauftragten lautet:

Bundesagentur für Arbeit
Stabsstelle Datenschutz
Regensburger Straße 104
90478 Nürnberg

7. Betroffenenrechte

a) Recht auf Auskunft (Artikel 15, DSGVO)

Sie haben das Recht auf Auskunft über die im Rahmen der Befragung über Sie gespeicherten Daten.

b) Recht auf Berichtigung (Artikel 16, DSGVO)

Sofern nachgewiesen wird, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig erfasst sind, werden diese nach Bekanntwerden unverzüglich berichtigt oder vervollständigt.

c) Recht auf Löschung (Artikel 17, DSGVO)

Sofern nachgewiesen wird, dass personenbezogene Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, wird unverzüglich die Löschung der betroffenen Daten veranlasst. Das gilt auch, wenn die Daten zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Für die Beurteilung dieser Sachlage sind die Speicherfristen maßgebend, wobei Rechnungslegungsfristen oder Rückforderungsfristen zu berücksichtigen sind.

d) Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6, Absatz 1 der DSGVO) erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt. Nach Absenden der Ergebnisse der Befragung ist ein Widerruf nicht mehr möglich.

e) Beschwerderecht

Betroffene Personen haben die Möglichkeit, sich an den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Husarenstraße 30 in 53117 Bonn) zu wenden, sofern sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung verstößt.