Arbeitsbescheinigung und Bescheinigung über Nebeneinkommen übermitteln

Erstellen Sie eine Arbeitsbescheinigung oder eine Bescheinigung über Nebeneinkommen für Ihre Beschäftigten.

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sind Sie auf Verlangen verpflichtet, Ihren Beschäftigten oder der BA eine Arbeitsbescheinigung auszustellen.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb Personen beschäftigen, die Geldleistungen (zum Beispiel Arbeitslosengeld) beantragt haben oder beziehen, müssen Sie eine Bescheinigung über Nebeneinkommen erstellen. Das gilt auch für Personen, die in Ihrem Auftrag eine vergütete selbstständige Tätigkeit ausüben.

Arbeitsbescheinigung

Sie haben einer Arbeitnehmerin oder einem Arbeitnehmer gekündigt. In diesem Fall kann die oder der Beschäftigte oder die BA eine Arbeitsbescheinigung von Ihnen verlangen. Das gilt auch, wenn die Beschäftigung mit einem Aufhebungsvertrag beendet wird oder die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer kündigt.

Die BA benötigt die Arbeitsbescheinigung, um zu entscheiden, ob die oder der Beschäftigte Anspruch auf Arbeitslosengeld und Übergangsgeld hat. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die Leistungen bei ausländischen Trägern beantragen, benötigen eine Bescheinigung der deutschen Versicherungs- und Einkommensdaten.

Was Sie außerdem beachten müssen, wenn Sie Beschäftigten kündigen, erfahren Sie auf der Seite Ende der Beschäftigung.

Bescheinigung über Nebeneinkommen

Ein Nebenjob beziehungsweise ein Nebeneinkommen kann sich auf den Leistungsanspruch und die Höhe der Leistung auswirken. Sie müssen Beschäftigten eine Nebeneinkommensbescheinigung ausstellen, wenn sie eine der folgenden Leistungen bei der BA beantragt haben oder bereits beziehen:

  • Arbeitslosengeld
  • Berufsausbildungsbeihilfe
  • Ausbildungsgeld
  • Übergangsgeld
  • Kurzarbeitergeld

Das gilt auch für Personen, die Sie mit einer vergüteten selbstständigen Tätigkeit beauftragt haben.

Wichtig: Wenn Sie die Arbeits- beziehungsweise die Nebeneinkommensbescheinigung nicht ausstellen, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit. Ein mögliches Bußgeld kann bis zu 2.000 Euro betragen. Machen Sie falsche Angaben, können sich daraus Schadenersatzansprüche und gegebenenfalls strafrechtliche Folgen ergeben.

Bescheinigungen an die BA übermitteln

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine Arbeits- oder eine Nebeneinkommensbescheinigung zu erstellen.

Online-Service BEA nutzen

Sparen Sie Zeit und nutzen Sie das Online-Verfahren BEA, um eine Arbeitsbescheinigung oder eine Bescheinigung über Nebeneinkommen unkompliziert digital zu übermitteln. BEA steht für: „Bescheinigungen elektronisch annehmen“.

So können Sie das BEA-Verfahren nutzen:

Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer erhält von der BA eine Bescheinigung in Papierform.

Wichtig: Ab 1. Januar 2023 ist die elektronische Übertragung Pflicht. 

Welche Vorteile der BEA-Service außerdem hat, erfahren Sie im Merkblatt Elektronische Bescheinigungen.

Arbeits- oder Nebeneinkommensbescheinigung maschinell erstellen 

Sie können eine Arbeitsbescheinigung auch maschinell erstellen. Dabei helfen Ihnen folgende Informationen:

Formulare in Papierform

Alternativ können Sie die Arbeitsbescheinigung oder die Bescheinigung über Nebeneinkommen in Papierform erstellen. Nutzen Sie dafür die folgenden Formulare:

Füllen Sie das jeweilige Formular vollständig aus, drucken Sie es aus und unterschreiben Sie es.

Gut zu wissen: Alle PDF-Formulare sowie Unterlagen, die Sie für die maschinelle Erstellung benötigen, finden Sie in unserem Download-Center im Bereich Merkblätter und Formulare für Unternehmen.

Corona-bedingte Fehlzeiten

Personen, die aufgrund der Corona-bedingten Schließung von Kinderbetreuungseinrichtungen ihre Kinder selbst betreut und aufgrund des eingetretenen Verdienstausfalls eine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz (§ 56 Abs. 1a) IfSG) erhalten haben, sind in dieser Zeit weiterhin versicherungspflichtig in der Arbeitslosenversicherung. Dies gilt auch für Personen, die aufgrund des Verdachtes der Ansteckung mit Corona zu Hause bleiben mussten (Quarantäne), in dieser Zeit einen Verdienstausfall erlitten und dafür eine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz (§ 56 Abs. 1 Satz 2 IfSG) erhalten haben.

Diese versicherungspflichtigen Zeiten werden bei der Ermittlung eines Anspruchs auf Arbeitslosengeld/ Teilarbeitslosengeld nach dem SGB III und der Anspruchsdauer berücksichtigt. Allerdings bleiben diese Zeiten bei der Feststellung des Bemessungszeitraums für einen Anspruch auf Arbeitslosengeld/ Teilarbeitslosengeld nach dem SGB III außer Betracht (4§ 57 Abs. 5 und Abs. 6 IfSG). Sie werden daher zur Berechnung der Höhe des Arbeitslosengeldes nicht herangezogen. 

Beim BEA-Verfahren und bei der maschinellen Arbeitsbescheinigung werden hierzu konkrete Angaben benötigt.

Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Corona-bedingte Fehlzeiten anzugeben, die durch

  • Kinderbetreuung daheim
  • behördlich angeordnete Quarantäne

entstanden sind.

Ausfüllhinweise

Die folgenden Ausfüllhinweise beziehen sich auf Arbeitsbescheinigungen, die mit dem BEA-Verfahren oder maschinell übermittelt werden. Es gelten die oben genannten COVID-19-Regelungen des Infektionsschutzgesetzes.

BEA (DSAB)

3.10 DBFZ – Fehlzeiten - 3.10.2 Art der Fehlzeit

Für eine Entschädigung aufgrund eines Verdienstausfalls wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne gilt die Fehlzeitart 15. Für eine Entschädigung wegen Kinderbetreuung gilt die Fehlzeitart 16.

Verwenden Sie bitte für diese Entschädigungen nicht mehr die in der Übergangslösung beschriebene Fehlzeitart 10.

3.9.4 Summe SV-Brutto laufend und 3.9.6 Summe fiktives Brutto

Für die unter 3.10 aufgeführten Fehlzeiten wegen Zahlung einer Entschädigung aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne oder wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte "keine Entgeltzahlung" an.  

BEA (DSEU)

3.10 DBFZ – Fehlzeiten - 3.10.2 Art der Fehlzeit

Für eine Entschädigung aufgrund eines Verdienstausfalls wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne gilt die Fehlzeitart 15. Für eine Entschädigung wegen Kinderbetreuung gilt die Fehlzeitart 16.

Verwenden Sie bitte für diese Entschädigungen nicht mehr die in der Übergangslösung beschriebene Fehlzeitart 10.

3.9 DBEE – Entgeltdaten EU

Für die unter 3.10 aufgeführten Fehlzeiten wegen Zahlung einer Entschädigung aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne oder wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte "keine Entgeltzahlung" an.  

Die Ausfüllhinweise beziehen sich auf die Kommentierung zur Erstellung maschineller Arbeitsbescheinigungen. Es gelten die oben genannten COVID-19-Regelungen des Infektionsschutzgesetzes.

Frage 3.3.0 „Hat die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer für eine Zeit kein Arbeitsentgelt erhalten?“

Bitte geben Sie als Fehlzeiten ebenfalls die Zeiten an, für die eine Entschädigung aufgrund eines Verdienstausfalls wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne oder wegen Kinderbetreuung gewährt wurde.

Frage 7.0.0 „Angaben zum Arbeitsentgelt“

Für die unter Frage 3.3.0 aufgeführten Fehlzeiten wegen Zahlung einer Entschädigung oder wegen Kinderbetreuung tragen Sie bitte "keine Entgeltzahlung" ein.

Kollektivrechtliche Beschäftigungssicherungsvereinbarung

Ihr Betrieb verringert mit einer kollektivrechtlichen Vereinbarung (zum Beispiel: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) vorrübergehend das durchschnittliche Arbeitsentgelt und die durchschnittliche Arbeitszeit verringert. Das Ziel dieser Maßnahme: Arbeitsplätze werden gesichert. In diesem Fall gilt: Die Verringerung des durchschnittlichen Lohns beziehungsweise Gehalts wirkt sich nicht auf die Bemessung des Arbeitslosengeldes aus. Voraussetzung hierfür ist, dass die kollektivrechtliche Vereinbarung am 1. März 2020 oder später geschlossen oder wirksam wurde.

Diese Sonderregelung gilt befristet für Beschäftigungszeiten zwischen dem 1. März 2020 und dem 31. Dezember 2022. Ihre rechtliche Grundlage ist § 421d Absatz 2 SGB III.

Bei einer kollektivrechtlichen Vereinbarung müssen Sie beim BEA-Verfahren folgende Daten angeben:

3.8.3 Grund der Arbeitszeitänderung (AZAEGR): Geben Sie als Grund der Arbeitszeitänderung „08= kollektivrechtliche Beschäftigungssicherungsvereinbarung 421d Abs. 2 SGB III“ an.

3.8.4 Beginn der Arbeitszeitänderung (AZAEBEG): Bescheinigen Sie den Beginn der Arbeitszeitänderung.

3.9.6 FIKTIVES BRUTTO (FIBR): Melden Sie das Arbeitsentgelt, das die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer ohne die Vereinbarung und ohne Mehrarbeit erzielt hätte.

Wichtig: Diese Sonderregelung gilt nicht für Zeiträume, in denen Ihr Betrieb lediglich das Arbeitsentgelt verringert oder die Arbeitszeit ausdehnt, ohne das Arbeitsentgelt zu erhöhen. Bescheinigen Sie in diesen Fällen nur das Arbeitsentgelt in den Feldern „Summe SV-Brutto Laufend“ und „Summe SV-Brutto Einmalzahlung“.

 

Es werden folgende Daten benötigt:

6.0.2 Änderungen der Arbeitszeit: Bescheinigen Sie den Beginn der Arbeitszeitänderung.

6.0.3 Grund für die Änderung: Geben Sie als Grund für die geänderte Arbeitszeit „kollektivrechtliche Beschäftigungssicherungsvereinbarung § 421d Abs. 2 SGB III“ an.

7.0.0 Fiktives Bruttoarbeitsentgelt: Geben Sie in Spalte 4 das Arbeitsentgelt an, das die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer ohne die Vereinbarung und ohne Mehrarbeit erzielt hätte. Machen Sie keine Angaben in Spalte 3 (beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt) und bei Ziffer 8.1.0 (Einmalzahlungen).

Wichtig: Diese Sonderregelung gilt nicht für Zeiträume, in denen Ihr Betrieb lediglich das Arbeitsentgelt verringert oder die Arbeitszeit ausdehnt, ohne das Arbeitsentgelt zu erhöhen. Bescheinigen Sie in diesen Fällen ausschließlich das Arbeitsentgelt unter Ziffer 7.0.0 Spalte 3 (beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt) und Einmalzahlungen unter Ziffer 8.1.0.