Sieben Fehler, die Chefs vermeiden sollten

Um Mitternacht noch Mails verschicken? Im Meeting aufs Handy starrren? Das ist keine Seltenheit in der digitalen Arbeitswelt. Business-Experte Kai Oppel kommentiert sieben typische Fehler von Führungskräften und zeigt, wie es besser geht.

Fehler 1: wahllos netzwerken

Ich will mein berufliches Kontaktnetzwerk erweitern. Das Profil eines CEO auf XING oder LinkedIn gefällt mir, also schicke ich eine Kontaktanfrage. Da ich kein konkretes Anliegen habe, schreibe ich keine Nachricht dazu.

Das ist sinnlos. Beim Erstkontakt sollte ich anrufen oder eine Mail schreiben. Dann erst starte ich eine Anfrage. Ein Netzwerk funktioniert nur, wenn man es pflegt. Der Gipfel anonymer Kontaktanfragen ist die automatisierte XING- oder LinkedIn-Anfrage. Wenn man diese Funktion aus Versehen angeklickt hat, kann es peinlich werden. Dann fragt das Portal nämlich auf Grundlage des Adressbuches Leute, mit denen man schon in Kontakt stand. Mitunter kennt man die angefragte Person und ist schon lange beim Du. Nun erhält sie eine förmliche Mail, in der sie gesiezt wird. Total unhöflich! In anderen Ländern geht man mit dem Thema noch sensibler um und fällt nicht typisch deutsch mit der Tür ins Haus. In Indien geht es zum Beispiel erst mal um Beziehungsaufbau. Da muss ich mit mehreren Kontaktpersonen über ein ganz anderes Thema plaudern, bevor ich irgendwann mit der richtigen zum eigentlichen Anliegen komme.

Lösung: Generell nur mit einem Anliegen den Erstkontakt aufnehmen. In Deutschland ist die Arbeitswelt pragmatisch und zielorientiert, da kann man schneller mit der Tür ins Haus fallen, aber auch hier gilt: bitte nicht wahllos und anonym netzwerken.

Kai Oppel

ist Inhaber der Agentur scrivo Public Relations. Er hat mehrere Bücher zum Thema Business-Knigge geschrieben, die unter anderem bei den Verlagen Beck und Haufe erschienen sind. Darüber hinaus ist er Initiator und Mitgründer der Plattform Recherchescout, auf der Unternehmen Rechercheanfragen von Journalisten und Influencern erhalten können.

Fehler 2: Mitarbeiter überfordern

Nach Dienstschluss und am Wochenende fallen mir die besten Ideen ein. Meinen Führungskräften schicke ich auch um 23.50 Uhr noch WhatsApps oder SMS. Ich erwarte keine Antwort, möchte aber, dass sie sich mit dem Thema auseinandersetzen.

Das ist eine Unart und ein Phänomen der Zeit. Durch das Smartphone und Funktionen wie WhatsApp arbeiten wir schnell und effizient. Es ist bequem, einen Gedanken direkt kurz vor Mitternacht zu übermitteln. Aber als Chef stoße ich damit in die Privatsphäre meiner Mitarbeiter. Ich konfrontiere sie weit nach Dienstschluss mit einem beruflichen Thema und verlange, dass sie sich damit auseinandersetzen. Das ist erweiterte und nicht abgesprochene Arbeitszeit.

Lösung: Das Anliegen aufschreiben und am nächsten Tag vorbringen. Zu dieser Form von Geduld sollte man sich erziehen, auch wenn es noch so naheliegt, kurz auf Absenden zu klicken. Selbst dem Benimmexperten Adolph Knigge ging es schon in Zeiten der Aufklärung um die Mündigkeit des Individuums. Darum sollte es heutigen Führungskräften auch gehen.

Fehler 3: nicht authentisch bleiben

Ich bin im Urlaub und habe ein virtuelles Meeting mit meinen Angestellten. Im Hintergrund sieht man die Amalfiküste. Ich schwitze, trage aber ein förmliches Sakko.

Wenn wir uns im Urlaub extra ins Sakko werfen, weil wir denken, sonst nicht ernst genommen zu werden, werden wir auch daheim nicht respektiert. Dann wirkt das verkleidet. Warum soll man sich nicht im kurzärmligen Shirt zeigen? Das ist menschlich und authentisch. Sollten Mitarbeiter etwas dagegen haben, wäre das eher Neid – aber dann stimmt grundsätzlich etwas im Beziehungsverhältnis zwischen Chef und Angestellten nicht. Das heißt jedoch nicht unbedingt buntes T-Shirt oder für die Damen ein Top.

Lösung: Ein Sommer-Outfit und Hintergrundbilder sind okay. Das macht die Führungskraft sogar nahbarer. Aber Achtung! Zu viel Haut zu zeigen kommt gar nicht gut an. Schwitzend und mit freiem Oberkörper verspielt der Chef seine Autorität. Ideal ist ein einfarbiges Polohemd.

Fehler 4: respektlos führen

Ich sitze im Meeting und höre zu, wie meine Mitarbeiter Konzepte für den Umbau einer Abteilung vortragen. Einige Beiträge haben Längen, also nutze ich die Zeit, um Mails auf meinem Smartphone zu lesen.

Der Anfang einer Kaskade. In diesem Moment degradiere ich alle Teilnehmer des Meetings, weil ich ihnen signalisiere, dass sie mir nicht so wichtig sind. Ich stufe sie nicht nur herab, sondern übe noch eine schlechte Vorbildfunktion aus. Denn jetzt fangen auch andere an, ihre Mails zu checken. Die Folge: Unruhe, Ergebnislosigkeit. So brauche ich Meetings gar nicht erst einzuberufen.

Lösung: Manchmal gibt es gute Gründe, Mails in Meetings zu lesen oder einen Anruf entgegenzunehmen: weil eine dringende Nachricht erwartet wird oder das Meeting in eine Deadline gefallen ist oder Ähnliches. Wenn ich meine Mitarbeiter wertschätze, sage ich ihnen das zu Beginn: „Eventuell muss ich später kurz auf eine Mail antworten.“ Ist doch machbar!

Fehler 5: unstrukturiert konferieren

Skype-Konferenz mit Geschäftspartnern aus drei Ländern. Diesmal möchte ich zwei Dinge vermeiden: 1. dass alle durcheinanderreden und 2. dass jeder unbewusst die Moderation übernehmen will.

Lässt sich alles nicht vermeiden. Geschäftspartner haben verschiedene Vorstellungen von Skype-Konferenzen. Der Deutsche will die Tagesordnung abarbeiten, der Engländer ganz viel reden, der Schwede alle abholen und basisdemokratisch entscheiden. In solchen internationalen Konferenzen gibt es unterschiedliche Erwartungshaltungen.

Lösung: Vorab die Agenda festlegen. Jeder Teilnehmer sollte seine Erwartungen grob skizzieren. Dann ist die Enttäuschung am Ende geringer. Zeitliche Vorgaben sind sehr deutsch, aber nicht grundsätzlich schlecht. Wenn dann noch ein Moderator festgelegt wird, kann das Meeting erfolgreich werden.

Fehler 6: protzen

Ich möchte mein Profil auf ein Online-Karrierenetzwerk stellen und darauf möglichst authentisch wirken. Ich zeige mich auf meiner Jacht, hinter mir steht ein Dom Pérignon auf dem Tisch.

Das wirkt protzig und inszeniert – alles andere als authentisch.

Lösung: Private Momentaufnahmen sind okay, aber sie müssen unbedingt authentisch sein! Richard Branson ist auf seinen Profilbildern beim Schwimmen oder Kitesurfen zu sehen, und doch zweifelt niemand an seiner Autorität. Eine andere Führungskraft liebt es zu segeln. Das ist Teamarbeit, und wenn das Bild stark ist, das Wasser spritzt, die Banner des Admirals Cup im Hintergrund flattern und der Satz „Ich arbeite gern im Team“ darunter steht, ist das super! Wenn es zu viele genaue Richtlinien für ein Profilbild gäbe, würden alle gleich aussehen. Wir sind Individuen, und wenn wir uns persönlich zeigen, stechen wir aus der Masse heraus. Wenn es nicht inszeniert wirkt, schafft das einen hohen Wiedererkennungswert. Im Zweifel jedoch für den Zweifel entscheiden und mit einem Standardfoto arbeiten.

Fehler 7: unnötig Druck aufbauen

Ich brauche dringend Inspirationen für die Optimierung eines Projekts. Also schicke ich eine Rundmail an meine 125 Mitarbeiter: „Bitte Vorschläge zur Verbesserung von Plan K7 an mich. Jeder 2! Bis 11:45 h oder asap. LG, A. F.“

Erstens: Was bringt das? Die Führungskraft bekommt bei dieser kryptischen Formulierung im besten Fall 125-mal Mist. Den muss er auch noch clustern, gewichten, ordnen. Es ist fraglich, ob das Zeit spart, wenn er doch so viel Wert auf „asap“ legt. Zweitens: Grundsätzlich darf man Rundmails verschicken. Aber für eine normale Anrede muss schon Zeit bleiben. Den Stil der Führungskraft kopieren auch die Angestellten. Schnell mal alles aus dem Arm schütteln wird dann zum Credo. So verlieren Mitarbeiter aber ihr kulturelles Verständnis. Irgendwann sprechen sie dann auch ihre Kunden so an.

Lösung: Es darf pragmatisch sein, aber immer mit Anrede. Was will ich, und was ist der richtige Kanal: Wenn ich kreativen Prozess will, wähle ich ein anderes Format. Jour fixe, Brainstorming – oder ich muss eben fünf Meter weiter zum Büro meiner Mitarbeiter gehen. Ich sollte mich immer fragen: Wie kann ich das Problem effizienter lösen? Ist das Medium geeignet?

Lesetipp: Anke Quittschau „Business-Knigge: Die 100 wichtigsten Benimmregeln“, Haufe TaschenGuide