Stellenangebot: Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) bei Malteser Hilfsdienst gGmbH Bundesgeschäftsstelle Köln

Sie haben Freude an administrativen Aufgaben, behalten auch bei vielfältigen Themen den Überblick und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen? Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten strukturiert und zuverlässig und haben Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten? 
Dann freuen wir uns auf Sie! 
Für unsere Malteser Dienststelle in Weißenfels suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet einen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit mit 25 Wochenstunden. 
Die Malteser engagieren sich in Weißenfels und Umgebung in zahlreichen sozialen und rettungsdienstlichen Bereichen – unter anderem im Rettungsdienst, Katastrophenschutz, Fahrdienst, Sanitätsdienst, in der Erste-Hilfe-Ausbildung, im Hausnotruf, in der Schulbegleitung, der Hospiz- und Trauerbegleitung sowie in verschiedenen Angeboten für Seniorinnen und Senioren. 
 
Als Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) sorgen Sie im Hintergrund dafür, dass die organisatorischen Abläufe zuverlässig funktionieren und unsere haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden ihre Aufgaben gut erfüllen können. Dabei sind Sie eine wichtige Ansprechperson für unsere Kunden und Mitarbeitenden. 
Ihre Aufgaben:

• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten 
• Unterstützung der Dienststellenleitung und der Fachbereiche bei organisatorischen Aufgaben 
• Freundliche und kompetente Ansprechperson für Kunden, Mitarbeitende und Führungskräfte 
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen 
• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Daten und Unterlagen 
• Vorbereitung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten 
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Terminen und Abläufen 
• Administrative Unterstützung im Bereich der Erste-Hilfe-Ausbildung 
• Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern 
• Unterstützung bei der Umsetzung und Nachhaltung organisatorischer Prozesse 
• Mitgestaltung und Weiterentwicklung bestehender Verwaltungs- und Organisationsabläufe 
• Unterstützung bei der Einführung und Optimierung digitaler Prozesse

Das bieten wir:

• Eine unbefristete Tätigkeit in Teilzeit mit 25 Wochenstunden 
• Eine Vergütung nach AVR-Caritas Ost 8/1 Anlage 3
• Eine betrieblicher Altersvorsorge 
• Eine umfassende und qualifizierte Einarbeitung 
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit 
• Ein engagiertes und kollegiales Team 
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung 
• Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung von Arbeitsabläufen 
• Diverse Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser-Mitarbeitende 
• Gesundheitsförderung im Rahmen der „Initiative Gesunder Betrieb“ (i-gb) 
• Eine wertschätzende und teamorientierte Unternehmenskultur 
• Eine sinnstiftende Tätigkeit im sozialen Umfeld

Was wir uns vorstellen:

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation 
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Verwaltung, Büroorganisation oder Kundenservice 
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 
• Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben 
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise 
• Gute Kommunikationsfähigkeit und freundliches, sicheres Auftreten 
• Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten 
• Gewissenhafte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise 
• Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein 
• Freude an der Zusammenarbeit im Team 
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 
• Bereitschaft zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung 
• Interesse an der Mitgestaltung und Optimierung von Verwaltungsprozessen 
• Eine positive Grundeinstellung zu den christlichen Werten der Malteser

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Senden Sie uns ihre Bewerbung schnell, unkompliziert und nachhaltig über das Online-Formular!