Stellenangebot: Abteilungsleitung Mitgliederverwaltung & zentrale Dienste (m/w/d) bei Malteser Hilfsdienst gGmbH

Der Malteser Hilfsdienst in Freiburg sucht zum 01.10.2026 oder später eine engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit Leitungsfunktion für die Abteilung Mitgliederservice und zentrale Dienste mit aktuell drei Teammitgliedern.
Wenn Sie eine sichere, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gemeinnützigen Umfeld suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben:
Operative Tätigkeiten der Mitgliederverwaltung sowie allgemeine Tätigkeiten im Bereich Service für Mitarbeitende. Diese umfassen unter anderem:
•Barkassenprüfung•Erfassen und Bearbeiten von Mitgliederdaten•Betreuung der Telefonzentrale (Annahme und Weiterleitung von Anrufen)•Telefonische Betreuung und Beratung unserer Mitglieder•Posteingang und -ausgang•Buchen von Fahrkarten/Hotels/Flüge/Dienstkleidung•Allgemeines Bestellwesen•Erstellung von Provisionsabrechnungen•Unterstützung des Wertschätzungsmanagements•Allg. Servicetätigkeiten aus der Ablauforganisation
Darüber hinaus erfüllen Sie originäre Leitungstätigkeiten. Dies umfassen unter anderem:
•Führung von Jahresmitarbeitergesprächen mit derzeit drei Mitarbeitenden•Arbeitszeitmanagement des Teams von derzeit drei Mitarbeitenden•Organisatorische Ansprechperson für die Abteilung sowie Koordination der Ablauforganisation•Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Prozesse•Erstellung von Jahresberichten und Reporting an die Geschäftsführung
Das bieten wir:

• Ein engagiertes und kollegiales Team, das Sie herzlich willkommen heißt
• Eine gestaffelte und strukturierte Einarbeitung in die Funktion der Leitung
• Die Möglichkeit, aktiv Dinge zu bewegen und Verwaltungsstrukturen zukunftsorientiert weiterzuentwickeln
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Innovationen voranzubringen
• Eine Vollzeitstelle mit 39 Stunden/Woche. Die Stelle ist zunächst auf 1 Jahr befristet. Eine Weiterbeschäftigung über die Befristung hinaus wird angestrebt.
• Eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
• Diverse Vergünstigungen durch unser Mitarbeitendenportal und einzelnen Kooperationspartnerinnen und -partnern
• Tarifliche Vergütung nach AVR-Caritas gemäß Vergütungsgruppe 5c. Das monatliche Bruttogehalt beträgt (bei Vollzeit) – je nach Berufserfahrung – ca. 3.481 € bis 4.134 € (zzgl. SUE-Zulage)
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• 30 Tage Urlaub plus einen AZV-Tag. Des Weiteren sind der 24.12. und der 31.12 arbeitsbefreite Tage
• Attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten an der Malteser Akademie und über unser internes digitales Schulungsportal
• Vergünstigte Konditionen im öffentlichen Personennahverkehr im Raum Freiburg mit der RegioKarte Job
• Hansefit-Mitgliedschaft für Ihre Gesundheit und Fitness
• Kostenfreie Getränke am Standort
• Teilnahme an unterschiedlichen Betriebsveranstaltungen

Was wir uns vorstellen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation; eine Weiterbildung im Bereich Management oder Organisationsentwicklung von Vorteil
• Fundierte Erfahrung im Service- und/oder Verwaltungsbereich
• Digitale Affinität und sehr gute Routine im Umgang mit Microsoft 365 sowie idealerweise mit weiteren Verwaltungsprogrammen
• Sehr gutes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei administrativen Aufgaben
• Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und Serviceorientierung im Umgang mit Mitgliedern, Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzen
• Sehr gute Teamfähigkeit sowie eine eigenständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit kooperativen und ressourcenstärkendem Führungsstil

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Senden Sie uns Ihre Bewerbung über das Online-Formular!