Durch die Erstellung von Gruppen können Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Standorten oder externen Partnern übersichtlich strukturiert werden.
Unternehmens-Admins legen Gruppen an, benennen einen oder mehrere Gruppen-Admins und weisen Rollen zu. Gruppen-Admins können nur die der Gruppe zugewiesenen Rollen an Gruppenmitglieder vergeben. So wird die Verwaltung dezentralisiert: Abteilungen oder externen Dienstleistende organisieren sich im Rahmen klar definierter Berechtigungen eigenständig. Das entlastet die zentrale Administration und schafft klare Zuständigkeiten. Einer Gruppe können mehrere Rollen zugewiesen werden. Die Mitglieder können dadurch die entsprechenden Berechtigungen erhalten.
Praxisbeispiel: Sie haben zwei Standorte. Für jeden Standort erstellen Sie eine eigene Gruppe und bestimmen jeweils einen Gruppen-Admin, etwa die lokale Personalleitung. Diese kann Personen selbstständig anlegen und diesen Rollen zuweisen, ohne dass Sie als Unternehmens-Admin jedes Mal eingreifen müssen. Gleichzeitig behalten Sie die volle Transparenz.
Tipp:Hinweis: Personen, die Rollen über eine Gruppe erhalten, können keine zusätzlichen Rollen außerhalb dieser Gruppe zugewiesen bekommen. Sie können außerdem nicht gleichzeitig Mitglied einer weiteren Gruppe sein. Für bereichsübergreifende Aufgaben empfiehlt sich daher die direkte Rollenzuweisung durch den Unternehmens-Admin außerhalb einer Gruppe.