FAQ: Abschlussprüfungen nach dem Ende der Kurzarbeit

Um schnell finanzielle Hilfe leisten zu können, wird Ihnen das Kurzarbeitergeld zunächst vorläufig bewilligt. Die endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld erfolgt in einer Abschlussprüfung. Auf dieser Seite haben wir Informationen für Sie zusammengestellt.

Beginn der Abschlussprüfungen

Durch die Öffnungsschritte beenden nun viele Betriebe die Kurzarbeit. Wir beginnen deswegen jetzt schrittweise mit den Abschlussprüfungen in allen Betrieben, die Kurzarbeit beendet haben. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die Leistung in der korrekten Höhe ausgezahlt wurde.

Ihnen entsteht dadurch ein zusätzlicher Aufwand, der jedoch nicht zu vermeiden ist. Dafür bitten wir Sie um Verständnis. Die BA wird alles daransetzen, so aufwandsschonend wie möglich vorzugehen.

Frau mit Laptop am Schreibtisch

Schritt für Schritt: Das Verfahren beim Kurzarbeitergeld

Das Verfahren beim Kurzarbeitergeld unterscheidet sich etwas von anderen Leistungsanträgen und läuft wie folgt ab:

Schritt 1: Kurzarbeit anzeigen

Zuerst vereinbaren Sie die Kurzarbeit mit Ihren Beschäftigten. Dies kann durch eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat erfolgen. Ist kein Betriebsrat vorhanden, ist eine Vereinbarung mit jeder Beschäftigten und jedem Beschäftigten abzuschließen, der verkürzt arbeiten soll. Dann zeigen Sie den Arbeitsausfall bei ihrer Agentur für Arbeit an.

Schritt 2: Bewilligung Anzeige

Die Arbeitsagentur prüft dann, ob die grundsätzlichen Bedingungen für den Bezug des Kurzarbeitergelds vorliegen und bewilligt das Kurzarbeitergeld für die Dauer des Arbeitsausfalls. 

Schritt 3: Gehälter zahlen

Sie können die Kurzarbeit einsetzen, wenn tatsächlich ein Arbeits- und Entgeltausfall entstanden ist. Das Instrument ist gesetzlich flexibel ausgelegt, damit Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber schnell auf die Auftragslage reagieren können. Aus diesem Grund wird das Kurzarbeitergeld immer erst nach Abschluss eines Monats ausgerechnet. Sie zahlen jeden Monat sowohl das Arbeitsentgelt für geleistete Arbeitsstunden als auch das Kurzarbeitergeld an Ihre Beschäftigten aus.

Schritt 4: Antrag stellen

Sie beantragen jeden Monat die Erstattung des Kurzarbeitergeldes für ihre Beschäftigten bei ihrer Arbeitsagentur. Bitte beachten Sie, dass hierfür eine Ausschlussfrist von 3 Monaten gilt.

Schritt 5: Vorläufige Bewilligung Antrag

Die Agentur für Arbeit prüft Ihren Antrag. Hat sie festgestellt, dass Sie die Voraussetzungen erfüllen, wird das Kurzarbeitergeld an Sie vorläufig bewilligt und ausgezahlt. Die Agentur für Arbeit zahlt Ihnen das Kurzarbeitergeld rückwirkend für den vergangenen Monat aus.
Die Schritte 3 bis 5 wiederholen sich jeden Monat mit Arbeitsausfall.

Schritt 6: Abschlussprüfung

Beenden Sie die Kurzarbeit, folgt im Anschluss die Abschlussprüfung. Die Agenturen für Arbeit haben die Abschlussprüfung in allen Betrieben bereits vor der Coronapandemie durchgeführt, daran ändert sich durch die Pandemie nichts. Bei der Prüfung fordert die Arbeitsagentur Unterlagen, Nachweise oder Abrechnungen an und prüft diese intensiv, bei Bedarf auch bei Ihnen vor Ort oder im Lohnbüro. Nach Ende der Abschlussprüfung erhalten Sie einen abschließenden Bescheid über die Höhe des Kurzarbeitergeldes.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Abschlussprüfung

Die Berechnung des Kurzarbeitergeldes erfolgt mit der Entgeltabrechnung durch Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber. Sie zahlen das Kurzarbeitergeld auch an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus. Um Ihnen sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern schnell finanzielle Hilfe leisten zu können, wird das Kurzarbeitergeld zunächst vorläufig ausgezahlt. Nach Beendigung der Kurzarbeit wird die korrekte Berechnung überprüft und es erfolgt eine abschließende, endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld.

Mit den Prüfungen möchte die BA sicherstellen, dass die Leistungen in der korrekten Höhe ausgezahlt wurden. Durch die Corona-Pandemie hat sich an diesem Ablauf nichts verändert.

Viele Betriebe waren mit der Kurzarbeit nicht vertraut und haben in der Corona-Pandemie erstmals Kurzarbeitergeld beantragt. Mögliche Fehler bei der Abrechnung können nicht ausgeschlossen werden, diese sollen im Rahmen der Abschlussprüfung korrigiert werden.

Um alle Betriebe gleich zu behandeln, werden wir bei allen Betrieben eine Abschlussprüfung durchführen. Das folgt auch vor dem Hintergrund, wie stark sich die Pandemie auf den Arbeitsmarkt auswirkte.

Zunächst wird die Kurzarbeit in Ihrem Betrieb durch eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat oder einer einzelvertraglichen Vereinbarung mit jedem Beschäftigten, der verkürzt arbeiten soll, eingeführt.

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber reichen Sie eine Anzeige über Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit ein. Das Kurzarbeitergeld wird dem Grunde nach für die Dauer des Arbeitsausfalls bewilligt, wenn ein erheblicher Arbeitsausfall und die betrieblichen Voraussetzungen vorliegen.

Sie berechnen monatlich das Arbeitsentgelt für die gearbeiteten Stunden sowie das Kurzarbeitergeld für die ausgefallenen Arbeitsstunden, in der Regel mit einem Entgeltabrechnungsprogramm. Sie reichen den Antrag auf Kurzarbeitergeld monatlich bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit ein und erhalten das Kurzarbeitergeld für Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vorläufig bewilligt und ausgezahlt.

Die endgültige Abrechnung des Kurzarbeitergeldes erfolgt mit einer Abschlussprüfung. Dabei werden die Voraussetzungen und die Höhe des Kurzarbeitergeldes anhand der betrieblichen Unterlagen überprüft. Erst nach dieser Abschlussprüfung gilt das Kurzarbeitergeld als endgültig bewilligt

Nach dem Ende der Kurzarbeit werden Sie von uns angeschrieben und gebeten, die notwendigen Prüfungsunterlagen bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit einzureichen. 

  • Soweit eine Prüfung bei Ihnen vor Ort erforderlich scheint, werden Sie über den Prüfungszeitpunkt informiert.
  • Die Unterlagen werden von Ihnen zusammengestellt und der Agentur für Arbeit übersandt. Bitte senden Sie die Unterlagen per Post an die angegebene Anschrift der Agentur für Arbeit.
  • Die Prüfungsunterlagen werden von uns gesichtet und auf Vollständigkeit überprüft. Bei anstehenden Rückfragen nimmt die Agentur für Arbeit den Kontakt mit Ihnen auf.
  • Nach der abschließenden Prüfung und Bearbeitung Ihrer Unterlagen erhalten Sie die endgültige Entscheidung über das Kurzarbeitergeld per Post. Mit diesem wird die Festsetzung des Anspruches bescheinigt. 

Die Agentur für Arbeit wird Sie bitten, verschiedene Unterlagen einzureichen oder wird diese vor Ort einsehen. Folgende Unterlagen werden unter anderem für die Abschlussprüfung benötigt:

  • Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden. 
  • Entgeltabrechnungen: Das heißt: Gehalts- oder Lohnabrechnung
  • Die Einzelvereinbarung mit Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
  • Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
  • Urlaubsplan oder Urlaubsliste

Daneben können je nach Fallgestaltung folgende Unterlagen zusätzlich benötigt werden:

  • Lohnjournale
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen 
  • Berechnungsprotokoll von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
  • Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
  • Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Auszahlungsnachweise: Dies ist der Nachweis, dass das Kurzarbeitergeld von Ihnen an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden ist (zum Beispiel durch Kontoauszug, Quittung)

Mit den Prüfungen möchte die BA sicherstellen, dass die Leistungen in der korrekten Höhe ausgezahlt wurden. Dazu prüfen wir etwa:

  • die korrekte Berechnung des Sollentgeltes
  • die korrekte Berechnung des Istentgeltes
  • der Abbau von ungeschützten Arbeitszeitguthaben zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld
  • die Verwendung von Urlaub zur Vermeidung von Kurzarbeitergeld
  • ob die Entgelte für Feiertage korrekt ermittelt wurden
  • ob Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis beendet wurde

Sie müssen nichts veranlassen. Sie werden von Ihrer Agentur angeschrieben. Kleine Unternehmen arbeiten häufig mit Lohnbüros. Betreuen diese Lohnbüros mehrere Betriebe, bietet es sich an, vor Ort im Lohnbüro zu prüfen. Das erspart allen Beteiligten viele Wege.

Die Abschlussprüfungen werden nach Aktenlage oder durch einen Besuch im Betrieb durchgeführt. Die Frage, ob nach Aktenlage oder vor Ort geprüft wird, kann auch ganz praktische Ursachen haben: Kleine Betriebe arbeiten häufig mit Lohnbüros. Betreuen diese Lohnbüros mehrere Betriebe, bietet es sich an, vor Ort im Lohnbüro zu prüfen. Das erspart allen Beteiligten viele Wege. 

Die Entscheidung wird durch die prüfende Agentur getroffen.

Die angeforderten Prüfunterlagen können Sie per Post an die Anschrift der Agentur für Arbeit aus dem Anforderungsschreiben senden. 

Arbeitszeiten können schriftlich aufgezeichnet werden. Auch in digitaler Form können sie bei Ihnen im Betrieb geführt werden. Eine Liste nur mit Angabe der ausgefallenen Tage ist nicht ausreichend.

Es ist in jedem Fall eine Aufstellung von Arbeits- und Ausfalltagen mit Angabe der Arbeitszeit erforderlich.

Ja, während der Kurzarbeit sind von allen Personen mit verkürzter Arbeitszeit Arbeitszeitnachweise zu führen.

Da die Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld nicht nachgewiesen wurden, sind die nicht nachgewiesenen Beträge für das Kurzarbeitergeld  und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge zurückzuzahlen.

Die Prüfung erfolgt durch die Agentur für Arbeit am Sitz der Lohnabrechnungsstelle. Die Lohnabrechnungsstelle ist die Stelle, in der die Arbeitszeit- und Entgeltunterlagen der Beschäftigten geführt werden. 

Zu wenig gezahltes Kurzarbeitergeld wird Ihnen nachgezahlt. Die Agentur wird mit Ihnen Kontakt aufnehmen und wird Ihnen den zustehenden Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages erstatten. Hierzu erhalten Sie einen Bescheid.

Die Agentur wird mit Ihnen Kontakt aufnehmen und den fälligen Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages zurückfordern. Hierzu erhalten Sie einen Bescheid, in den Sie die entsprechenden Informationen aufnehmen.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, Zahlungserleichterungen zu erhalten, beispielsweise die Forderung zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen. Hierzu nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Inkasso-Service der Bundesagentur (per E-Mail an: Inkasso-Kug@arbeitsagentur.de) auf.

Dies ist die Bestätigung über die tatsächliche Auszahlung des Kurzarbeitergeldes an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Geeignete Nachweise können ein Kontoauszug, Quittungen oder Online-Banking-Auszüge sein.

Nein, nur die sich in der Kurzarbeit befindlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Vollmacht kann formlos erteilt werden und muss folgende Angaben enthalten:

Die Steuerberaterin beziehungsweise der Steuerberater wird von Ihnen (Vollmachtgeberin oder Vollmachtgeber) für einen bestimmten Zeitraum oder unbefristet zur Anzeige von Kurzarbeit und Beantragung von Kurzarbeitergeld für Ihre  Beschäftigten sowie zur Vornahme der maßgeblichen Erklärungen und Auskünfte in diesem Zusammenhang bevollmächtigt. Das Dokument muss Vor- und Nachnamen, gegebenenfalls Firmenbezeichnung der Bevollmächtigten (Steuerberatungsgesellschaft) sowie Vor- und Nachnamen, Firmennamen, gegebenenfalls Firmenstempel und eigenhändige Unterschrift mit Ort und Datum einer berechtigten Vertreterin oder eines berechtigen Vertreters des Arbeitgebers enthalten.

Sofern Sie Fragen zu einer konkreten Abschlussprüfung Ihres Betriebes haben, erreichen Sie Ihre Ansprechpartnerin beziehungsweise Ihren Ansprechpartner über die im Anforderungsschreiben angegebenen Kontaktdaten der Agentur für Arbeit.

Bei allen weiteren Fragen wenden Sie sich an den Arbeitgeber-Service:

0800 4 5555 20 (gebührenfrei), Montag bis Freitag von 8 - 18 Uhr