Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen vollständig elektronisch zu führen. Dies ergibt sich aus der achten Änderung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit dem SGB IV.

Zentrale Aspekte:

Digitale Personalakte: Sie ist mehr als nur ein papierloses Archiv. Sie bündelt alle personalrelevanten Dokumente an einem Ort und kann mit Workflows, Fristenmanagement und elektronischer Archivierung verbunden sein.

Bausteine:

• Digitale Ablage
• Suchfunktion
• Rollen- und Rechtekonzepte
• Revisionssichere Archivierung

Vorteile:

• Deutliche Zeitersparnis
• Reduzierter Papieraufwand
• Mehr Transparenz
• Erleichterte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Rechtliche Grundlage:

Die digitale Personalakte unterliegt der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz. Ein klar definiertes Berechtigungskonzept und technische Schutzmaßnahmen sind erforderlich.

Fazit:

Die digitale Personalakte ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Schritt zur Modernisierung und Effizienzsteigerung in Unternehmen.
Durch die frühzeitige Umstellung auf digitale Personalakten können Unternehmen Kosten, Aufwand und Risiken minimieren.

Eine Beratung zur Erstellung elektronischer Personalakten bzw. weiteren Digitalisierungsthemen erhalten Sie von den INQA Beratungszentren oder dem Mittelstand digital SH.