Die digitale Übermittlung von Bescheinigungen erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit (BA). Über das Verfahren BEA (=Bescheinigungen elektronisch annehmen) können Betriebe seit 2014 Arbeitsbescheinigungen elektronisch versenden. Ab Anfang 2023 müssen Arbeitgeber dieses elektronische Verfahren verpflichtend nutzen.
Den BEA-Service gibt es seit 2014. Was ändert sich zum 1. Januar 2023?
Ab 2023 ist nur noch die rein digitale Übermittlung möglich, die Abgabe der Bescheinigungen muss dann auf elektronischem Wege erfolgen, eine Abgabe in Papierform ist dann grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Nutzung des digitalen Verfahrens ist aufgrund des 7. SGB IV Änderungsgesetzes ab dem 1. Januar 2023 verpflichtend.
Welche Bescheinigungen werden über das Verfahren BEA eingereicht?
Arbeitgeber können mit dem BEA-Service
- die Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III
- die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) gem. § 312a SGB III sowie
- die Nebeneinkommensbescheinigung gem. § 313 SGB III
digital an die BA übermitteln.
Was passiert mit dem Widerspruchsrecht von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gegen die elektronische Datenübermittlung?
Ab dem 1. Januar 2023 entfällt das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung. Es entfällt auch die Informationspflicht für Arbeitgeber.
Muss ich als Arbeitgeber meiner Arbeitnehmerin bzw. meinem Arbeitnehmer diese Bescheinigung aushändigen?
Nein, die Beschäftigten erhalten von der BA einen Nachweis der übermittelten Daten.
Auf welche Weise kann die elektronische Abgabe erfolgen?
Viele Lohnabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion an. Alternativ kann auch die kostenlose online-Anwendung sv.net genutzt werden.
Wie kann ich als Arbeitgeber feststellen, ob meine Lohnabrechnungssoftware die zertifizierte, elektronische Übermittlung der Bescheinigungen bereits unterstützt?
Unter dem Link zur Unterseite auf gkv-ag.de lässt sich bei „Programmtyp“ „Entgeltabrechnungsprogramme“ auswählen und in der Übersicht der Module ein Haken bei „Elektronische Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren)“ setzen. In der Liste lässt sich dann ersehen, ob die Software vorkommt.
Was kann ich tun, wenn ich keine Lohnabrechnungssoftware nutze oder meine Software das Verfahren nicht unterstützt?
In diesem Falle empfiehlt es sich, die elektronische Ausfüllhilfe sv.net zu nutzen, da die Übermittlung über das BEA-Verfahren verpflichtend ist.
Ich möchte für das BEA-Verfahren sv.net nutzen. Brauche ich dafür die kostenpflichtige Comfort-Version?
Die Abgabe der Arbeitsbescheinigungen im Rahmen von BEA ist mit der kostenlosen Standard-Version von sv.net möglich. Eine Übersicht über die weiteren Funktionen von sv.net/standard und sv.net/comfort ist auf dieser Seite im Bereich „Produktbeschreibung“ ersichtlich.
Kann ich die Bescheinigungen weiterhin in Papierform einreichen?
Ab dem 1. Januar 2023 ist ausschließlich die digitale Übermittlung möglich. Dadurch lassen sich Kosten für Erstellung, Druck und Versand sowie Zeit sparen, weil mit weniger Nachfragen durch die BA zu rechnen ist. Für Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die bis zum 31.12.2022 beendet werden, bleibt die Möglichkeit zur Abgabe in Papierform bestehen.
Gilt die Pflicht zur elektronischen Abgabe der Bescheinigungen für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche?
Ja, die Pflicht gilt für alle Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die ab dem 1. Januar 2023 beendet werden. Auch eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen.
Was passiert, wenn versehentlich inhaltliche Fehler bei der Bescheinigung unterlaufen oder sich nachträglich etwas ändert?
Der Datensatz kann unkompliziert neu ausgefüllt werden und wieder an die BA geschickt werden. Die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer erhält dann eine Änderungsmitteilung.
Wurde BEA im Vorfeld ausreichend getestet?
Das Verfahren wird bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis genutzt und wurde seither kontinuierlich weiterentwickelt. Es ist bei Unternehmen in Deutschland gut etabliert.
Bei Rückfragen zur Lohnabrechnungssoftware empfiehlt es sich, den jeweiligen Hersteller zu kontaktieren. Rückfragen zu sv.net beantwortet der Support von sv.net. Gibt es darüber hinaus Fragen, hilft die BEA-Hotline unter der kostenlosen Rufnummer 0800 4 5555 27 weiter. Informationen gibt es außerdem auf der BEA-Portalseite auf arbeitsagentur.de.