Bescheinigungen online übermitteln mit BEA

Mit dem BEA-Service (BEA: Bescheinigungen elektronisch annehmen) übermitteln Sie Arbeitsbescheinigungen und Neben­einkommens­bescheinigungen schnell und sicher an die Agentur für Arbeit.

Sie sind als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, eine Arbeits- beziehungsweise Neben­einkommens­bescheinigung auszustellen und an die Agentur für Arbeit zu senden, wenn …

  • ein Beschäftigungsverhältnis beendet wird oder
  • Sie eine arbeitslose Person weniger als 15 Stunden in der Woche beschäftigen.

Die Agentur für Arbeit benötigt diese Bescheinigungen, um das Arbeitslosengeld an die arbeitslose Person auszuzahlen. Die jeweilige Bescheinigung kann vom Beschäftigten selbst oder von der Arbeitsagentur angefordert werden.

Wichtig:Wichtig: Seit dem 1. Januar 2023 dürfen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber entsprechende Bescheinigungen grundsätzlich nur noch elektronisch an die Agentur für Arbeit übermitteln. Weitere Infos finden Sie im Abschnitt Pflicht zu digitalen Bescheinigungen.

So nutzen Sie BEA der Bundesagentur für Arbeit (BA)

Entgeltabrechnungen- oder Employee Assistance Program (EAP)

Viele Lohnabrechnungsprogramme und EAP-Software sind bereits für BA-BEA zertifiziert. Wenn Ihre Anwendung für Entgeltabrechnungen beziehungsweise Ihr EAP BEA unterstützt, können Sie Arbeitsbescheinigungen oder Nebeneinkommens­­bescheinigungen darüber an die Arbeitsagentur übermitteln.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Entgeltabrechnungen- beziehungsweise EAP-Software BEA unterstützt, kontaktieren Sie bitte Ihren Anbieter.

Online-Ausfüllhilfe SV-Meldeportal

Wenn Ihre Entgeltabrechnungssoftware beziehungsweise Ihre EAP-Software BEA nicht anbietet oder Sie solche Anwendungen nicht verwenden, können Sie dennoch Arbeits- und Neben­einkommens­bescheinigungen elektronisch übermitteln: Die Website der Sozialversicherung im Internet bietet Ihnen in der Standard-Version die Möglichkeit, entsprechende Bescheinigungen online an die Agentur für Arbeit zu übermitteln.

Vorteile von BEA

Das digitale BEA-Verfahren für Arbeitsbescheinigungen und Neben­einkommens­bescheinigungen hat für Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber viele Vorteile:

  • positiv:Sie übermitteln die Bescheinigungen sicher und zuverlässig an die zuständige Agentur für Arbeit.
  • positiv:Sie haben weniger Zeit- und Personalaufwand, da die Daten über BEA schnell, vollständig und sicher erfasst werden können.
  • positiv:Sie sparen die Kosten für Druck und Versand der Papierformulare.

Pflicht zu digitalen Bescheinigungen

Seit dem 1. Januar 2023 dürfen Sie folgende Bescheinigungen grundsätzlich nur noch elektronisch, nicht mehr in Papierform, an die Agentur für Arbeit übermitteln:

  • Arbeitsbescheinigung gemäß Paragraf 312 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III)
  • Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts gemäß Paragraf 312a SGB III (EU-Arbeitsbescheinigung)
  • Nebeneinkommens­bescheinigung gemäß Paragraf 313 SGB III

Diese Pflicht gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 beendet werden. Sie ist unabhängig von der Größe oder der Branche Ihres Unternehmens. Für Beschäftigungsverhältnisse, die bis zu diesem Stichtag beendet wurden, können Sie ebenfalls BEA nutzen. Von dieser Pflicht sind auch in Zukunft lediglich Nebeneinkommensbescheinigungen ausgenommen, wenn sie durch einen privaten Haushalt ausgestellt werden.

Zum 1. Januar 2023 ist zudem das Widerspruchs- und Informationsrecht über die elektronische Übermittlung entfallen: Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber müssen Sie Beschäftigte nicht mehr darüber informieren, dass ihre Daten elektronisch übermittelt werden. Diese erhalten von der Agentur für Arbeit direkt einen Ausdruck der von Ihnen übermittelten Daten. Die rechtliche Grundlage ist das „Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zu BEA

Falls Sie Fragen zu sv.net haben, kontaktieren Sie bitte den Support von Sozialversicherung im Internet.

Bei Fragen zum Umgang mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware oder technischen Problemen wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter der Software.

Füllen Sie in diesen Fällen einfach neu aus und übermitteln Sie die Daten erneut an die Agentur für Arbeit. Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer erhält dann eine Änderungsmitteilung.

Das Verfahren wird bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis genutzt und wird seitdem fortlaufend weiterentwickelt. Es ist bei Unternehmen in Deutschland gut etabliert.

Aktuelle Hinweise für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Diese Einmalzahlungen sind nicht zu bescheinigen, da bei diesen keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung abzuführen sind. 

Für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Corona-bedingte Fehlzeiten anzugeben, die durch

  • Kinderbetreuung daheim
  • behördlich angeordnete Quarantäne

entstanden sind.

Die Ausfüllhinweise beziehen sich auf Arbeitsbescheinigungen, die mit dem BEA-Verfahren übermittelt werden. Es gelten die oben genannten COVID-19-Regelungen des Infektionsschutzgesetzes.

BEA (DSAB)

3.10 DBFZ – Fehlzeiten - 3.10.2 Art der Fehlzeit

Für eine Entschädigung aufgrund eines Verdienstausfalls wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne oder für eine Entschädigung wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte die „Fehlzeitart 10“ an.

3.9.4 Summe SV-Brutto laufend und 3.9.6 Summe fiktives Brutto

Für die unter 3.10 aufgeführten Fehlzeiten wegen Zahlung einer Entschädigung aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne oder wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte „keine Entgeltzahlung“ an.

BEA (DSEU)

3.10 DBFZ – Fehlzeiten - 3.10.2 Art der Fehlzeit

Für eine Entschädigung aufgrund eines Verdienstausfalls wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne oder für eine Entschädigung wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte die „Fehlzeitart 10“ an.

3.9 DBEE – Entgeltdaten EU

Für die unter 3.10 aufgeführten Fehlzeiten wegen Zahlung einer Entschädigung aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne oder wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte „keine Entgeltzahlung“ an.

Verringert Ihr Betrieb mit einer kollektivrechtlichen Vereinbarung (zum Beispiel: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) vorübergehend das durchschnittliche Arbeitsentgelt und die durchschnittliche Arbeitszeit, um Arbeitsplätze zu sichern, gilt unter bestimmten Voraussetzungen folgende befristete Sonderregelung: Die Verringerung des durchschnittlichen Lohns beziehungsweise Gehalts wirkt sich nicht auf die Bemessung des Arbeitslosengeldes aus. Dies gilt für Beschäftigungszeiten zwischen dem 1. März 2020 und dem 31. Dezember 2022.

Die rechtliche Grundlage für diese Sonderregelung ist § 421d Absatz 2 SGB III.

Folgende Voraussetzungen müssen dafür im Betrieb erfüllt sein:

Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und das Arbeitsentgelt wurden durch eine kollektivrechtliche Vereinbarung zur Beschäftigungssicherung vorübergehend gesenkt.

Die kollektivrechtliche Vereinbarung ist seit dem 1. März 2020 geschlossen oder wirksam geworden.

Angaben in BEA (DSAB)

Bei einer kollektivrechtlichen Vereinbarung müssen Sie beim BEA-Verfahren folgende Daten angeben:

  • 3.8.3 Grund der Arbeitszeitänderung (AZAEGR): Geben Sie als Grund der Arbeitszeitänderung „08= kollektivrechtliche Beschäftigungssicherungsvereinbarung 421d Abs. 2 SGB III“ an.
  • 3.8.4 Beginn der Arbeitszeitänderung (AZAEBEG): Bescheinigen Sie den Beginn der Arbeitszeitänderung.
  • 3.9.6 FIKTIVES BRUTTO (FIBR): Melden Sie das Arbeitsentgelt, das die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer ohne die Vereinbarung und ohne Mehrarbeit erzielt hätte.

Wichtig:Wichtig: Diese Sonderregelung gilt nicht für Zeiträume, in denen Ihr Betrieb lediglich das Arbeitsentgelt verringert oder die Arbeitszeit ausdehnt, ohne das Arbeitsentgelt zu erhöhen. Bescheinigen Sie in diesen Fällen nur das Arbeitsentgelt in den Feldern „Summe SV-Brutto Laufend“ und „Summe SV-Brutto Einmalzahlung“.

Bitte bescheinigen Sie ausschließlich volle Abrechnungsmonate der letzten 12 Zeitmonate. Bestätigen Sie alle beim Ausscheiden der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers vollständig abgerechneten Entgeltabrechnungszeiträume. Es ist nicht notwendig, den letzten Abrechnungsmonat abzuwarten, wenn dieser erst nach Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis abgerechnet wird.

Sie sind zur Erstellung und Übermittlung der Arbeitsbescheinigung nur verpflichtet, wenn ehemalige Beschäftigte oder die Agentur für Arbeit Sie dazu auffordern.

Dies bedeutet: Nicht bei jeder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist eine Arbeitsbescheinigung zu erstellen.

Grundsätzlich ist bei „Arbeitsverhältnis Ende“ immer ein Datum anzugeben, jedoch gibt es folgende Ausnahmen:

  • eine unwiderrufliche Freistellung unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts oder
  • eine Aussteuerung liegt vor oder
  • beides liegt vor

Damit die Angabe „Arbeitsverhältnis Ende“ offen bleiben kann und somit kein Datum bei Arbeitsverhältnis Ende angegeben werden muss, ist es erforderlich, dass bei Art der Fehlzeit „11= Aussteuerung“ angegeben wird. Zusätzlich ist bei Ende der Fehlzeit der Wert 0 anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass bei „Beschäftigungsverhältnis Ende“ der letzte Tag des Beschäftigungsverhältnisses vor Beginn des Krankengeldbezuges anzugeben ist.

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