Bescheinigungen online übermitteln mit BEA

Mit dem BEA-Service (BEA: Bescheinigungen elektronisch annehmen) ist ein schneller und sicherer Datentransfer garantiert.

Wenn Ihre ehemaligen Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer oder die Agentur für Arbeit Bescheinigungen von Ihnen verlangen, sind Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber verpflichtet, diese zu übermitteln.

Mit dem BEA-Service können Sie uns die erforderlichen Daten auf 2 Arten zur Verfügung stellen: über Ihre Lohnabrechnungssoftware oder über den entsprechenden Service auf der Website Sozialversicherung im Internet.

Übermittlung per Lohnabrechnungssoftware

Ob Ihre Software über die erforderliche Funktion verfügt, finden Sie mit wenigen Klicks auf der Website Systemuntersuchung heraus. Details dazu lesen Sie in den häufig gestellten Fragen am Ende der Seite.

Ist das nicht der Fall können Sie die Daten über die Website der Sozialversicherung im Internet übermitteln oder Kontakt zum Anbieter Ihrer Software aufnehmen.

Bei Rückfragen zu Ihrer Lohnabrechnungssoftware kontaktieren Sie bitte ebenfalls den Softwareanbieter.

Übermittlung per Sozialversicherung im Internet

Die Website der Sozialversicherung im Internet bietet in der kostenlosen Standard-Version die Möglichkeit, Bescheinigungen an die Agentur für Arbeit zu übermitteln.

Diese Vorteile bietet BEA

  • Sie sparen Zeit, weil Sie weniger Nachfragen durch Ihre Agentur für Arbeit erhalten.
  • Sie haben keine Kosten für Druck und Versand.

Digitale Übermittlung ab 2023 Pflicht

Ab dem 1. Januar 2023 können Sie folgende Bescheinigungen grundsätzlich nur noch digital, nicht mehr in Papierform, an die Agentur für Arbeit übermitteln:

  • Arbeitsbescheinigung
  • EU-Arbeitsbescheinigung
  • Nebeneinkommensbescheinigung

Die Pflicht, Bescheinigungen nur noch online zu übermitteln, gilt ab dem 1. Januar 2023 für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, können Sie die Bescheinigungen noch in Papierform oder maschineller Form einreichen. Das gilt auch für zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022.

Widerspruchs- und Informationsrecht entfallen

Ab dem 1. Januar 2023 können auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht mehr wie bisher der elektronischen Datenübermittlung widersprechen. Für Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber entfällt ab diesem Zeitpunkt die Pflicht, Beschäftigte über die elektronische Übermittlung ihrer Daten zu informieren. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten von uns direkt einen Ausdruck der von Ihnen übermittelten Daten. Die rechtliche Grundlage ist das „Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“

Informationen zu den Änderungen ab 2023 finden Sie auch in unserem Arbeitgebermagazin Faktor-A.

Rechtliche Grundlage hierfür ist das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch.

Wir helfen Ihnen weiter

Bei Fragen zum Umgang mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware oder technischen Problemen wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter Ihrer Software.

Falls Sie Fragen zur Sozialversicherung im Internet haben, kontaktieren Sie bitte deren Support.

Ihre Fragen zu BEA beantworten wir gern – über die BEA-Hotline:

0800 4 555527 (gebührenfrei)

Antworten auf häufig gestellte Fragen zu BEA

Sie können alles neu ausfüllen und erneut an die Agentur für Arbeit schicken. Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer erhält dann eine Änderungsmitteilung.

Das Verfahren wird bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis genutzt und wurde seither kontinuierlich weiterentwickelt. Es ist bei Unternehmen in Deutschland mittlerweile gut etabliert.

Nutzen Sie diesen Link zur Unterseite auf gkv-ag.de, wählen Sie bei „Programmtyp“ Entgeltabrechnungsprogramme aus und setzen Sie in der Übersicht der Module einen Haken bei „Elektronische Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren)“. Schauen Sie nun in der Liste, ob Ihre Software vorkommt.

Aktuelle Hinweise für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Corona-bedingte Fehlzeiten anzugeben, die durch

  • Kinderbetreuung daheim
  • behördlich angeordnete Quarantäne

entstanden sind.

Die Ausfüllhinweise beziehen sich auf Arbeitsbescheinigungen, die mit dem BEA-Verfahren übermittelt werden. Es gelten die oben genannten COVID-19-Regelungen des Infektionsschutzgesetzes.

BEA (DSAB)

3.10 DBFZ – Fehlzeiten - 3.10.2 Art der Fehlzeit

Für eine Entschädigung aufgrund eines Verdienstausfalls wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne gilt die Fehlzeitart 15. Für eine Entschädigung wegen Kinderbetreuung gilt die Fehlzeitart 16.

Verwenden Sie bitte für diese Entschädigungen nicht mehr die in der Übergangslösung beschriebene Fehlzeitart 10.

3.9.4 Summe SV-Brutto laufend und 3.9.6 Summe fiktives Brutto

Für die unter 3.10 aufgeführten Fehlzeiten wegen Zahlung einer Entschädigung aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne oder wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte "keine Entgeltzahlung" an.  

BEA (DSEU)

3.10 DBFZ – Fehlzeiten - 3.10.2 Art der Fehlzeit

Für eine Entschädigung aufgrund eines Verdienstausfalls wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne gilt die Fehlzeitart 15. Für eine Entschädigung wegen Kinderbetreuung gilt die Fehlzeitart 16.

Verwenden Sie bitte für diese Entschädigungen nicht mehr die in der Übergangslösung beschriebene Fehlzeitart 10.

3.9 DBEE – Entgeltdaten EU

Für die unter 3.10 aufgeführten Fehlzeiten wegen Zahlung einer Entschädigung aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne oder wegen Kinderbetreuung geben Sie bitte "keine Entgeltzahlung" an.  

Verringert Ihr Betrieb mit einer kollektivrechtlichen Vereinbarung (zum Beispiel: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) vorübergehend das durchschnittliche Arbeitsentgelt und die durchschnittliche Arbeitszeit, um Arbeitsplätze zu sichern, gilt unter bestimmten Voraussetzungen folgende befristete Sonderregelung: Die Verringerung des durchschnittlichen Lohns beziehungsweise Gehalts wirkt sich nicht auf die Bemessung des Arbeitslosengeldes aus. Dies gilt für Beschäftigungszeiten zwischen dem 01. März 2020 und dem 31. Dezember 2022.

Die rechtliche Grundlage für diese Sonderregelung ist § 421d Absatz 2 SGB III.

Folgende Voraussetzungen müssen dafür im Betrieb erfüllt sein:

Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und das Arbeitsentgelt wurden durch eine kollektivrechtliche Vereinbarung zur Beschäftigungssicherung vorübergehend gesenkt.

Die kollektivrechtliche Vereinbarung ist seit dem 1. März 2020 geschlossen oder wirksam geworden.

Angaben in BEA (DSAB)

Bei einer kollektivrechtlichen Vereinbarung müssen Sie beim BEA-Verfahren folgende Daten angeben:

  • 3.8.3 Grund der Arbeitszeitänderung (AZAEGR): Geben Sie als Grund der Arbeitszeitänderung „08= kollektivrechtliche Beschäftigungssicherungsvereinbarung 421d Abs. 2 SGB III“ an.
  • 3.8.4 Beginn der Arbeitszeitänderung (AZAEBEG): Bescheinigen Sie den Beginn der Arbeitszeitänderung.
  • 3.9.6 FIKTIVES BRUTTO (FIBR): Melden Sie das Arbeitsentgelt, das die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer ohne die Vereinbarung und ohne Mehrarbeit erzielt hätte.

Wichtig: Diese Sonderregelung gilt nicht für Zeiträume, in denen Ihr Betrieb lediglich das Arbeitsentgelt verringert oder die Arbeitszeit ausdehnt, ohne das Arbeitsentgelt zu erhöhen. Bescheinigen Sie in diesen Fällen nur das Arbeitsentgelt in den Feldern „Summe SV-Brutto Laufend“ und „Summe SV-Brutto Einmalzahlung“.