Datenschutz beim ZKM

Datenschutzerklärung für Befragungen des Zentrums für Kunden- und Mitarbeiterbefragungen (ZKM)

Durch das Zentrum für Kunden- und Mitarbeiterbefragungen (ZKM) werden im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit (BA) Meinungen zur Qualität von Produkten, Prozessen und Programmen der BA sowie zur Service- und Dienstleistungsqualität erhoben.

Das ZKM ist zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 - Nr. 12 100 35116 TMS.
 

Befragungsarten

Das ZKM erhebt Daten durch...

  • personalisierte Befragungen (online und telefonisch) und
  • anonyme Befragungen (online).

Datenschutzerklärung für personalisierte Befragungen (online und telefonisch)

Im Folgenden erfahren Sie unter anderem, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher gesetzlichen Grundlage.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, einer Telefonnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.

Weiterhin erfahren Sie unter anderem, wie Sie die verantwortliche Stelle und die Datenschutzbeauftragte der BA kontaktieren können. Sie können sich außerdem darüber informieren, welche Rechte Sie in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten haben.

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die Bundesagentur für Arbeit, vertreten durch den Vorstand, Regensburger Straße 104, 90478 Nürnberg.

Die Teilnahme an allen Befragungen ist freiwillig. Aus einer Nicht-Teilnahme ergeben sich keinerlei Nachteile für die Befragten.

Bei Telefon-Befragungen werden die Befragten zu Beginn des Interviews über die Freiwilligkeit der Teilnahme informiert. Zudem wird erklärt, zu welchem Zweck die Befragung stattfindet, welcher Telefondienstleister das Interview im Auftrag der BA durchführt, und dass die Auswertung der Ergebnisse anonymisiert erfolgt. Ergänzend wird auf diese Datenschutzerklärung hingewiesen.

Abbruch personalisierter Telefon-Befragungen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Teilnahme abzubrechen. Bereits gegebene Antworten gelangen dann nicht in die Weiterverarbeitung und werden gelöscht. Sie können außerdem einzelne Fragen unbeantwortet lassen.

Abbruch personalisierter Online-Befragungen

Bis zum endgültigen Absenden Ihrer Eingaben können Sie jederzeit die Teilnahme abbrechen. Die betroffenen Datensätze gelangen nicht in die Weiterverarbeitung und werden gelöscht. Sie können außerdem einzelne Fragen unbeantwortet lassen.

Die Ergebnisse der Befragungen des ZKM dienen dazu, die Qualität von Produkten, Prozessen und Programmen und somit die interne Steuerung zu optimieren. Sie tragen dazu bei, das Angebot der BA nach innen und außen gerichtet zu verbessern.

Rechtsgrundlage für personalisierte Befragungen ist die Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO.

 

Speicherdauer bei personalisierten Online-Befragungen

Der Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden in sogenannten E-Mail-Listen gespeichert. Diese personenbezogenen Daten dienen nur der Einladung zur Befragung und gegebenenfalls zur Erinnerung sowie zur Identifizierung.

Die Befragungsdaten sind zunächst mit den E-Mail-Listen verknüpft und werden 4 Wochen nach Abnahme der Befragungsergebnisse und deren Plausibilisierung in der Online-Plattform gelöscht.

Die Auswertung der Antworten erfolgt nur für die in der Einladungsmail beziehungsweise im Fragebogen-Intro genannten Zwecke und ohne jeden Personenbezug (anonymisiert). Ein Rückschluss auf die Befragten ist nach der erfolgten Plausibilisierung nicht mehr möglich.

Eine personenbezogene Leistungs- und Verhaltenskontrolle findet nicht statt. Lediglich die Einwilligungsdaten werden zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht 5 Jahre lang datenschutzkonform aufbewahrt.

 

Speicherdauer bei personalisierten Telefon-Befragungen

Der Vor- und Nachname sowie die Telefonnummer der Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden in Telefonlisten gespeichert. Diese personenbezogenen Daten dienen nur zur Identifizierung.

Die Befragungsdaten sind zunächst mit den Telefonlisten verknüpft und werden 4 Wochen nach Abnahme der Befragungsergebnisse und deren Plausibilisierung beim Telefondienstleister gelöscht.

Die Auswertung der Antworten erfolgt nur für die im Einleitungsteil zur Befragung genannten Zwecke und ohne jeden Personenbezug (anonymisiert). Ein Rückschluss auf die Befragten ist nach der erfolgten Plausibilisierung nicht mehr möglich.

Eine personenbezogene Leistungs- und Verhaltenskontrolle findet nicht statt. Lediglich die Einwilligungsdaten werden zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht fünf Jahre lang datenschutzkonform aufbewahrt.

Sie können Ihre Einwilligungserklärung ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt. Der Widerruf hat zur Folge, dass Ihre personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname, gegebenenfalls E-Mail-Adresse beziehungsweise Telefonnummer) sowie das Befragungsergebnis gelöscht werden, sofern diese Daten nicht schon aufgrund des Befragungsendes beziehungsweise eines Interview-Abbruchs gelöscht wurden.

Freitext bei personalisierten Online-Befragungen

Zu Freitextfeldern wird folgender Hinweis gegeben: „Bitte keine personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten eingeben, keine beleidigenden, gesetzes- oder sittenwidrigen Eintragungen machen“. Um Rückschlüsse auf Personen möglichst auszuschließen, wird jeder Freitext automatisiert nach Schlüsselbegriffen durchsucht beziehungsweise werden die Freitexte stichprobenartig durch das ZKM gesichtet und gegebenenfalls anonymisiert oder gelöscht.
 

Kommentare bei personalisierten Telefon-Befragungen

Bei offenen Kommentaren wird vom Telefondienstleister darauf geachtet, dass keine personenbezogenen oder personenbeziehbaren, beleidigenden, gesetzes- oder sittenwidrigen Angaben gemacht werden.

Die über Online- oder Telefon-Befragungen erhobenen Daten werden bis zum Abschluss der Befragung auf dem Server des Dienstleisters gespeichert, der von der Bundesagentur für Arbeit beauftragt wurde. Der Dienstleister wird auf der Eingangsseite des Online-Fragebogens (genannt: Intro) beziehungsweise zu Beginn des Telefoninterviews genannt.

Den Datenschutzbeauftragten der BA, Herr Marc Rompf, erreichen Sie unter der Postanschrift:

Bundesagentur für Arbeit
Stabsstelle Datenschutz
Regensburger Straße 104
90478 Nürnberg

oder über das Online-Kontaktformular.

Die Kommunikation mittels Kontaktformular erfolgt über eine gesicherte Verbindung.

Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)

Sie haben das Recht auf Auskunft über die im Rahmen der Befragung über Sie gespeicherten Daten.

Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)

Sofern nachgewiesen wird, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig erfasst sind, werden diese nach Bekanntwerden unverzüglich berichtigt oder vervollständigt.

Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO)

Sofern nachgewiesen wird, dass personenbezogene Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, wird unverzüglich die Löschung der betroffenen Daten veranlasst. Das gilt auch, wenn die Daten zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Für die Beurteilung dieser Sachlage sind die Speicherfristen maßgebend, wobei Rechnungslegungsfristen oder Rückforderungsfristen zu berücksichtigen sind.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO) erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt. Nach Absenden der Ergebnisse der Befragung ist ein Widerruf nicht mehr möglich.

Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich an den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Husarenstraße 30, 53117 Bonn) zu wenden, sofern Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

Anonyme Online-Befragungen (online)

Bei anonymen Online-Befragungen wird ein allgemein zugänglicher Link zur Webseite der Befragung zur Verfügung gestellt – per Internet, Intranet oder E-Mail.

Weitere Informationen zu anonymen Befragungen (online)

Bei der Nutzung des Links werden keine personenbezogenen Daten weitergegeben oder gespeichert. Rückschlüsse auf die Person der Teilnehmenden sind nicht möglich. Auch IP-Adressen werden zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Die über Online-Befragungen erhobenen Daten werden anonymisiert bis zum Abschluss der Befragung auf dem Server des Dienstleisters gespeichert, der von der Bundesagentur für Arbeit beauftragt wurde. Der Dienstleister wird auf der Startseite der Befragung (Intro) genannt.

Die Teilnahme an Befragungen ist freiwillig. Aus einer Nicht-Teilnahme ergeben sich keinerlei Nachteile für die Befragten.

Bis zum endgültigen Absenden Ihrer Angaben (Befragungsdaten) haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Befragung abzubrechen. Die entsprechenden Datensätze gelangen nicht in die Weiterverarbeitung und werden gelöscht. Sie können außerdem einzelne Fragen unbeantwortet lassen.

Bei Freitextfeldern erfolgt der Hinweis: „Bitte keine personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten eingeben, keine beleidigenden, gesetzes- oder sittenwidrigen Eintragungen machen“.

Um Rückschlüsse auf Personen möglichst auszuschließen, wird Freitext automatisiert auf Schlüsselbegriffe hin überprüft beziehungsweise durch das ZKM stichprobenartig gesichtet. Gegebenenfalls wird der Freitext anschließend anonymisiert oder gelöscht.