Die Zulassung von Trägern und Maßnahmen wird nicht durch die Bundesagentur für Arbeit ausgesprochen, sondern von fachkundigen Stellen.

Die fachkundigen Stellen sind privatwirtschaftliche Unternehmen, die selbst eine Erlaubnis dafür benötigen, dass sie Träger- und Maßnahmezulassungen vergeben dürfen. Diese Erlaubnis nennt sich „Akkreditierung“ und wird von der Deutschen Akkreditierungsstelle geprüft und erteilt.

Wenn Sie eine Träger- und / oder Maßnahmezulassung benötigen, können Sie sich direkt an eine der mehr als 30 bundesweit tätigen fachkundigen Stellen wenden. Die deutsche Akkreditierungsstelle führt auf ihrer Website alle fachkundigen Stellen auf, die derzeit akkreditiert sind.

Wenn Sie eine fachkundige Stelle ausgewählt haben, schließen Sie mit dieser einen kostenpflichtigen Vertrag über die Prüfung der Zulassung. Die Agenturen für Arbeit und die Jobcenter sind hier nicht beteiligt.

Entscheidet die fachkundige Stelle positiv über eine Zulassung, stellt sie Ihnen ein Zertifikat aus. Das Maßnahmezertifikat ist die Grundlage für die Einlösung der durch die Agenturen für Arbeit und Jobcenter ausgehändigten „Gutscheine“. Neben dem Bildungs- oder Maßnahmeziel enthält das Zertifikat unter anderem auch die Höhe der Maßnahmekosten. Sofern sich nach der Zulassung zum Beispiel am Konzept oder dem Kostensatz Änderungen ergeben, können Sie Ihre fachkundige Stelle kontaktieren und eine sogenannte Änderungszulassung erwirken.

Die Zulassung wird immer durch die fachkundige Stelle ausgesprochen. Der Gesetz- und Verordnungsgeber hat aber festgelegt, dass die Bundesagentur für Arbeit in bestimmten Fällen der Zulassung der fachkundigen Stelle zustimmen muss. Das ist der Fall,  wenn die Maßnahmekosten den Bundes-Durchschnittskostensatz um mehr als 25 Prozent überschreiten. Es geht dabei nicht darum, Kosten zu sparen. Die Einbindung der Bundesagentur für Arbeit soll sicherstellen, dass die arbeitsmarktpolitische Notwendigkeit der Maßnahme zu erhöhtem Kostensatz gegeben ist und die Kosten belegt sowie nachvollziehbar sind.

Die Aufgabe übernimmt innerhalb der Bundesagentur für Arbeit der Operative Service in Sachsen-Anhalt. Das Verfahren ist im Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) und in der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) geregelt. Als weitergehendes Arbeitsmittel dient dem Operativen Service in Sachsen-Anhalt eine Fachliche Weisung. Nach Bewertung und Dokumentation übermittelt der Operative Service in Sachsen-Anhalt das Ergebnis an die fachkundige Stelle. Diese erteilt im Fall einer Kostenzustimmung eigenständig das Zertifikat.

Neben der Kostenzustimmung ist es Aufgabe der Bundesagentur für Arbeit, die bereits angesprochenen Bundes-Durchschnittskostensätze  zu ermitteln. Es handelt sich dabei um eine rein rechnerische Durchschnittswertermittlung. Die Daten, die die Bundesagentur für Arbeit hierfür benötigt, erhält sie monatlich von den fachkundigen Stellen. Diese sind verpflichtet, mit einer „Monatsmeldeliste“ alle zugelassenen Maßnahmen inklusive des Maßnahme- oder Bildungsziels und des jeweiligen Kostensatzes an die Bundesagentur für Arbeit zu melden. 

Die Bundesagentur für Arbeit sammelt die eingereichten Informationen über einen Zeitraum von 2 Jahren und berechnet dann die Durchschnittswerte für die jeweiligen Maßnahme- oder Bildungsziele. Die Bundes-Durchschnittskostensätze werden zu einem festgelegten Stichtag veröffentlicht. Außerhalb des festgelegten Zeitraums ist gesetzlich keine Anpassung möglich.

Der Bundes-Durchschnittskostensatz stellt keine Kostenobergrenze dar. Er dient ausschließlich als Orientierungswert im Zulassungsverfahren. Je nach Höhe der Überschreitung des Bundes-Durchschnittskostensatzes muss die fachkundige Stelle unterschiedliche Prüf- und Verfahrensschritte einhalten. Dazu gehört auch die Kostenzustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Dieses System hat der Gesetz- und Verordnungsgeber entwickelt, um den wirtschaftlichen Umgang mit Steuer- und Beitragsmitteln sicherzustellen.

Der „AZAV-Beirat“ (AZAV = Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) ist ein gesetzlich verankertes Gremium, das aus Vertreterinnen und Vertretern aller am Zulassungsverfahren Beteiligten besteht. Er hat die Aufgabe, konkretisierende Empfehlungen für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen auszusprechen. Die fachkundigen Stellen müssen diese Empfehlungen ebenso berücksichtigen wie die Regelung des Sozialgesetzbuchs Drittes Buch (SGB III) und der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung. 

Der AZAV-Beirat ist „bei der Bundesagentur für Arbeit“ eingerichtet. Diese Formulierung bedeutet, dass die BA kein aktives Mitglied ist und kein Stimmrecht hat. Die Bundesagentur für Arbeit unterstützt den Beirat in seiner Arbeit. 

Um eine einheitliche Umsetzung und Auslegung der rechtlichen Förderregelungen durch die fachkundigen Stellen zu gewährleisten, kann die Bundesagentur für Arbeit sogenannte Umsetzungshinweise zur Verfügung stellen. Diese sind von den fachkundigen Stellen zu berücksichtigen.

Die Beteiligten im Zulassungsverfahren – Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Deutsche Akkreditierungsstelle, fachkundige Stellen, Bundesagentur für Arbeit und der Beirat der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung – nehmen verschiedene Aufgaben wahr. Das gemeinsame „Kommunikationskonzept“ beschreibt die Aufgaben und Rollen und schafft so Transparenz.