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Werde Teil unseres Teams

Du bist ein organisationsstarkes, zuverlässiges und hands-on orientiertes Organisationstalent, das auch dann den Überblick behält, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit erfordern? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Deine neuen Aufgaben

• Gesamtverantwortung für administrative und organisatorische Abläufe im Office
• Erste Ansprechperson für Gäste, Lieferanten, Dienstleister und Mitarbeitende (inkl. Besucherregistrierung sowie Check‑in und Check‑out)
• Bearbeitung der Ein‑ und Ausgangspost sowie Verarbeitung eingehender Rechnungen
• Annahme, Verteilung und Organisation von Lieferungen inklusive Koordination von Abholungen und Zustellungen
• Bestellung, Verwaltung und Pflege von Büro‑ und mitarbeiterbezogenen Materialien
• Aktualisierung und Pflege von Lieferantenverträgen sowie Wartungs- und Prüfunterlagen
• Beschaffungs- und Einkaufstätigkeiten:
  Erstellung von Bestellanforderungen (interner Bestellprozess), Rechnungsprüfung, Buchung und Kostenkontrolle
• Verantwortung im Bereich Health & Safety: Teilnahme an Sitzungen des Arbeitssicherheitsausschusses

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Bereich Office Administration, Assistenz oder Sekretariat
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Starke Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Situationen
• Hands‑on‑Mentalität sowie Motivation, Themen eigenständig voranzutreiben und bei Bedarf auch konzeptionell mitzuwirken
• Sehr gute Deutsch‑ sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Skills & Expertise

• Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Anwendungen (Outlook, Excel, Word, Teams)
• Wünschenswert: Erfahrung mit Concur und/oder SAP
• Idealerweise Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit, z. B. Legionellenprävention, Brandschutz oder Erste‑Hilfe‑Wissen

Was wir bieten

• 30 Tage Jahresurlaub plus bis zu 30 Tage Workation pro Jahr
• Strukturierte Einarbeitung sowie umfassende Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• JobRad-Leasing - Mobilität neu gedacht
• Betriebliche Altersvorsorge und attraktive Corporate‑Benefits‑Vergünstigungen
• Gesundheits- und Wohlfühlangebote: Zugang zu tausenden Fitnessstudios sowie Wellness- und Mental-Health-Apps
• Zuschuss zum Deutschlandticket für eine bequeme und kostengünstige Mobilität

ARBEITSZEITEN UND KONDITIONEN

• Teilzeit, 30 Stunden/Woche
• Montag - Freitag
• Befristet für 18 Monate