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Persönliche Assistenz (m/w/d)

für ein wachsendes Coaching-Unternehmen in Berlin-Charlottenburg

Du liebst es, den Überblick zu behalten, Menschen ein gutes Gefühl zu geben und Dinge zuverlässig zum Laufen zu bringen?

Dann könnte diese Rolle sehr gut zu Dir passen.

Für mein wachsendes Coaching-Unternehmen suche ich eine persönliche Assistenz, die mit Sorgfalt, Herzlichkeit und Organisationsstärke dazu beiträgt, dass im Hintergrund alles verlässlich, strukturiert und professionell läuft.

Es ist dann genau das Richtige für Dich, wenn Du gern mitdenkst, Ordnung hältst, Abläufe absicherst, Menschen freundlich begleitest und Freude daran hast, in einem wertschätzenden Umfeld Verantwortung zu übernehmen.

Wer wir sind

Annett Sonnenburg – Leadership Mentoring

Ich unterstütze Unternehmer und Führungskräfte dabei, in ihrem Unternehmen eine klare, präzise und wertschätzende Kommunikation zu etablieren.

Mein Ziel ist es, Führung so zu stärken, dass im Arbeitsalltag Orientierung, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander entstehen. Die Grundlage dafür ist eine innere Haltung, die Klarheit mit Respekt verbindet und so Vertrauen, Zusammenarbeit und Stabilität fördert.

Mit meiner Arbeit unterstütze ich Unternehmer und Führungskräfte dabei, klare Standards und verbindliche Strukturen zu schaffen, die Mitarbeitenden Sicherheit geben, die Zusammenarbeit verbessern und gute Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden.

Deine Aufgaben

Kundenbetreuung & Organisation

• Du begleitest Kundinnen und Kunden freundlich und verbindlich bei Anfragen, Onboarding und im Support
• Du pflegst Kundenstammdaten gewissenhaft und ordentlich
• Du bereitest Verträge und Angebote nach Vorlage sorgfältig vor
• Du sorgst dafür, dass unsere Kommunikation mit Kundinnen und Kunden professionell, herzlich und zuverlässig ist

Struktur, Vorbereitung & Assistenz im Alltag

• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops
• Du stellst Unterlagen, Präsentationen und vertriebsunterstützende Materialien sauber zusammen
• Du lädst Newsletter nach Vorgaben in bestehende Systeme hoch
• Du hilfst dabei, dass Abläufe im Tagesgeschäft klar, strukturiert und reibungslos funktionieren

Social Media Unterstützung

• Du unterstützt bei der Interaktion auf Instagram
• Du behältst unsere Community mit im Blick
• Du bereitest Content und Posts strukturiert vor und planst sie mit vor
• Du arbeitest sorgfältig im Hintergrund zu, damit nach außen ein professioneller Auftritt entsteht

Administration & Buchhaltung

• Du kümmerst Dich um Reisemanagement und Reisekostenabrechnungen
• Du übernimmst Einkäufe, Onlinebestellungen und Reservierungen
• Du verwaltest Kundenrechnungen, Belege und administrative Unterlagen gewissenhaft
• Du pflegst Kontakte zu Dienstleistern
• Du bearbeitest telefonische und schriftliche Korrespondenz zuverlässig und freundlich

Das bringst Du mit

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich
• Buchhalterische Grundkenntnisse
• Gute Kenntnisse in MS Office und Google Docs
• Freude daran, Menschen serviceorientiert, freundlich und verbindlich zu begleiten
• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ein gutes Gespür für Ordnung, Prioritäten und Details
• Excellente Deutschkenntnisse und ein sicherer Umgang mit Grammatik und schriftlicher Kommunikation
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
• Die Fähigkeit, auch bei mehreren Themen ruhig und organisiert zu bleiben
• Freude daran, im Hintergrund einen wichtigen Beitrag zu leisten

Was mir besonders wichtig ist

Ich suche einen Menschen, der gern unterstützt, mitdenkt, absichert, zuverlässig umsetzt und den Überblick behält.

Diese Rolle passt besonders gut zu Dir, wenn Du…

• gern für Struktur und Entlastung sorgst
• Freude daran hast, anderen den Rücken freizuhalten
• Verlässlichkeit und ein gutes Miteinander schätzt
• Aufgaben gewissenhaft und mit hoher Qualität bearbeitest
• Dich in einem wertschätzenden, professionellen Umfeld langfristig einbringen möchtest

Das erwartet Dich

• Ein sicherer und langfristig angelegter Arbeitsplatz
• Klare Aufgaben und ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Ein wertschätzendes, herzliches und professionelles Umfeld
• Ein schöner Arbeitsplatz in Berlin-Charlottenburg
• Die Möglichkeit, Dich mit Deiner Sorgfalt, Deinem Organisationstalent und Deinem Verantwortungsgefühl wirklich einzubringen
• Eine Zusammenarbeit, in der Zuverlässigkeit, Vertrauen und gegenseitige Wertschätzung wirklich gelebt werden

So bewirbst Du Dich

Wenn Du Dich in dieser Beschreibung wiedererkennst und Dir vorstellen kannst, mit Ruhe, Struktur und Herz ein wachsendes Coaching-Unternehmen zu unterstützen, freue ich mich auf Deine Bewerbung.

Bitte sende Deine Unterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf) mit Informationen zu Deiner bisherigen Erfahrung und einem kurzen persönlichen Eindruck, warum genau diese Rolle gut zu Dir passt. Füge Deiner Bewerbung die vollständige Auswertung des kostenfreien 16Personalities-Test bei (https://www.16personalities.com/de) bei.