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Assistent*in der Amtsleitung Branddirektion

Branddirektion

Start: 1. Oktober 2026 | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: bis E 9a TVöD

Die Branddirektion der Stadt Karlsruhe steht für Sicherheit und schnelle Hilfe – rund um die Uhr. Das Aufgabenspektrum umfasst die Feuerwehr (Berufsfeuerwehr und Freiwillige Feuerwehr), den Bevölkerungsschutz und die Integrierte Leitstelle. Damit der Einsatzdienst zuverlässig arbeiten kann, sorgt eine leistungsfähige Verwaltung für klare Strukturen und effiziente Abläufe.

Als Assistenz der Amtsleitung nehmen Sie eine zentrale und verantwortungsvolle Schlüsselposition ein, unterstützen bei organisatorischen und strategischen Aufgaben und tragen gemeinsam mit dem Team zu einer modernen, serviceorientierten Feuerwehrverwaltung bei. Eine Erhöhung des Arbeitszeitumfangs ist gegebenenfalls möglich. Die Durchführung des Auswahlverfahrens ist für Anfang/Mitte Juni 2026 vorgesehen.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Als erste Ansprechperson übernehmen Sie die professionelle Koordination des E-Mail- und Telefonverkehrs der Amtsleitung. Sie bearbeiten die Korrespondenz der Amtsleitung, priorisieren relevante Informationen und leiten diese gezielt weiter. Sie sorgen für eine effiziente Abstimmung mit der Amtsleitung sowie internen und externen Gesprächspartner*innen.
• Termin- und Büromanagement: Sie koordinieren die Terminplanung für die Amtsleitung und unterstützen bei der Organisation des täglichen Arbeitsablaufs. Darüber hinaus assistieren Sie der Amtsleitung beim Vorbereiten von Projekten, Veranstaltungen, Präsentationen, Ehrungen und sonstigen Aufgaben. Die eigenständige Organisation der Dienstreisen von Mitarbeitenden liegt ebenfalls in Ihrer Verantwortung.
• Qualitätssicherung und Recherche: Sie stellen eine professionelle sowie qualitätsvolle Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs sicher und recherchieren notwendige Informationen.

Ihr Profil auf einen Blick

• **Qualifikationen: **Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Assistenzbereich mit. Erfahrungswerte im öffentlichen Dienst oder im Bereich der Feuerwehr sind ein zusätzliches Plus.
• Fachkenntnisse: Sie arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office Tools. Zudem zeigen Sie Offenheit und Lernbereitschaft, sich in Outlook sowie in Sessions, das System für das städtische Sitzungsmanagement, einzuarbeiten. 
• Kompetenzen: Sie überzeugen durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude und Sie handeln stets zuverlässig sowie loyal. Zudem zeichnen Sie sich durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick und Belastbarkeit aus. Sie sind flexibel und können sich mit der Feuerwehr und ihren Aufgaben identifizieren.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Branddirektion, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 17.05.2026 | **Kennziffer: **370.26.001

Ansprechperson Auswahlverfahren: Rosi Krahnke, Personalstelle, Telefon 0721 133-3716
Fachliche Ansprechperson: Florian Geldner, Amtsleiter, Telefon 0721 133-3700