Detailansicht des Stellenangebots

Assistenz (m/w/d) des Bürgermeisters

bis TVöD 9a 39 Std. Woche unbefristet

In Ihrer Tätigkeit als Assistenz sind Sie direkt dem Bürgermeister zugeordnet und erledigen u.a. sämtliche anfallenden Sekretariatstätigkeiten. Die Tätigkeitsschwerpunkte der Assistenz strahlen in die gesamte Verwaltung hinein sowie an den Schnittstellen in die einzelnen Fachbereiche und Ämter.

TÄTIGKEITSPROFIL

• Terminplanung und Terminüberwachung für den Bürgermeister, hier: Vereinbarung, Koordination und Vorbereitung von Terminen für den Bürgermeister 
• Empfang und Betreuung von Besucher*innen beim Bürgermeister; Erledigung von Anfragen und Auskünften von Bürgerinnen und Bürgern
• Koordination von Ehrungen, Jubiläen, Auszeichnungen und Glückwünschen
• Öffnung, Sortierung und Weiterleitung der beim Bürgermeister täglich eingehenden gesamten Rathauspost 
• Sammeln und Veröffentlichen hausinterner Mitteilungen (Infodienst)
• Haushalt: Überwachung, Verwaltung u. Kontierung der Sachkonten des Bürgermeisters (Verfügungsmittel, Ehrengaben, Altersjubiläen)
• Korrespondenz mit den Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen, Vereinen und Behörden sowie Beschwerden, die direkt dem Bürgermeister zugetragen werden, mit und an zuständige Stellen abstimmen und vermitteln sowie weiterleiten 
• Vor- und Nachbereitungen von Rats- und Ausschusssitzungen
• Organisation und Durchführung repräsentativer Veranstaltungen für den Bürgermeister

Änderungen im finalen Aufgabenzuschnitt bleiben vorbehalten.

ANFORDERUNGSPROFIL

• Ein erfolgreicher Abschluss der Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellte*n im kommunalen Verwaltungsdienst oder erfolgreicher Abschluss der Ausbildung zum Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement / -kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Hohe EDV-Affinität und hervorragender Umgang mit den gängigen MS-Office Produkten 
• Organisationstalent und Leidenschaft für das Büromanagement
• Überzeugende Kommunikationsfähigkeit, um in einem anspruchsvollen Umfeld als souveräne Anlaufstelle für unterschiedliche Schnittstellen und Bürgerkontakt agieren zu können
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Eigeninitiative
• Hohes Maß an Kommunikationsbereitschaft und starke Dienstleistungsorientierung
• Durchsetzungsstärke und eine schnelle Auffassungsgabe sowie gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Freundliches Auftreten auch im Umgang mit Kollegen und Kolleginnen, Bürgern und Bürgerinnen
• Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Dienstzeiten in den Abendstunden oder am Wochenende zu arbeiten
• Ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität

DARÜBER HINAUS IST WÜNSCHENSWERT

• Einschlägige Berufserfahrung im Bereich der Sekretariatsarbeit
• Team- und Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative und Engagement

WIR BIETEN IHNEN

• Interessante und vielseitige Aufgabenbereiche 
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen der Tätigkeit
• Die Beschäftigung erfolgt im Rahmen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen wird bis Entgeltgruppe 9a TVöD gezahlt. Eine genaue Einstufung innerhalb dieser Entgeltgruppe ist erfahrungsabhängig. 
• Daneben sieht der TVöD eine Jahressonderzahlung, eine jährliche leistungsorientierte Bezahlung (LOB), eine betriebliche Altersversorgung durch die Zusatzversorgungskasse (ZVK) sowie die Gewährung von 30 Tagen Urlaub/5-Tagewoche. 
• Flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf finden selbstverständlich Berücksichtigung
• Die Aufgabenwahrnehmung ist teilweise auch durch Leistungserbringung im HomeOffice möglich

Die Stadt Leichlingen nimmt die berufliche Integration nach dem SGB IX ernst. Bewerbungen von Schwerbehinderten und gleichgestellten Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Des Weiteren ist die Gewährung von Chancengleichheit für alle Bewerber*innen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität unser höchstes Gebot!

Informationen über die Stadt Leichlingen sind im Internet unterwww.leichlingen.de  abrufbar.

Für fachliche Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen der Bürgermeister Maurice Winter, Tel. 02175/992-100, E-Mail: maurice.winter@leichlingen.de  zur Verfügung.

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an den Personalservice, Tel. 02175/992-135 oder 02175/992-136, E-Mail: personal@leichlingen.de .

Aussagefähige Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien) sind ausschließlich online als eine zusammenhängende PDF-Datei bis zum (4 Wochen ab Veröffentlichung) zu richten an: bewerbungen@leichlingen.de