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Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ludwigshafen am Rhein(🇩🇪)‧Hybrid‧Mid

Über uns & zur Position

ISD FENIQS ist ein inhabergeführtes IT-Beratungs- und Managed-Service-Unternehmen mit Schwerpunkten in Cybersecurity, Cloud & Infrastructure, DevOps & Software sowie Modern Workplace. Als Teil der FENIQS Group verbinden wir technische Tiefe mit echtem Kundennutzen. Mehr als 160 IT-Spezialisten arbeiten täglich an Projekten, die für unsere Kunden einen echten Unterschied machen.

Hinter jedem reibungslos laufenden Projekt steht ein Team, das im Hintergrund alles am Laufen hält. In dieser Rolle übernimmst du dieses Rückgrat: Du unterstützt unsere Geschäftsführung direkt, hältst das Office im Tagesgeschäft am Laufen und sorgst dafür, dass unser Fuhrpark bestens betreut ist. Du wirst zur zentralen Anlaufstelle, wenn Dinge in Bewegung kommen müssen.

Deine Mission

Du bist das organisatorische Rückgrat für unsere Geschäftsführung und unser Office. Du steuerst Termine, Reisen, Unterlagen und Events, empfängst unsere Gäste, betreust den gesamten Fuhrpark und übernimmst die Funktion des Sicherheitsbeauftragten sowie die Ansprechpartnerrolle für unsere externe Sicherheitsfachkraft. Diese Rolle vereint somit drei Schwerpunkte: vertrauensvolle Assistenz unserer Geschäftsführung, ganzheitliches Office Management und die Verantwortung für unseren Fuhrpark. Überall, wo Organisation gefragt ist, schaffst du Struktur und Klarheit.

Deine Verantwortlichkeiten & Aufgaben

• Du steuerst Termine, Prioritäten und Stakeholder-Abstimmungen für unsere Geschäftsführung intern wie extern.
• Du organisierst Geschäftsreisen ganzheitlich: Buchungen, Reisepläne, Abrechnungen, ggf. Visa- und Hotelkoordination.
• Du erstellst Recherchen, Reports, Decision Papers und Excel-Auswertungen für fundierte Entscheidungen.
• Du planst und organisierst interne und externe Veranstaltungen wie Team-Events, Workshops und Management-Meetings.
• Du verantwortest Dokumenten- und Vertragsmanagement mit Ablage, Versionierung, Freigabeprozessen und Vertraulichkeit.
• Du betreust unser Besuchs- und Empfangsmanagement: Terminabstimmung, Raumplanung, Catering und Zugänge.
• Du verantwortest unseren Fuhrpark: Bestellung, Übergaben, Rückgaben, Schadensfälle und Rechnungsprüfung.
• Du übernimmst die Funktion des Sicherheitsbeauftragten und bist Ansprechpartner für unsere externe Sicherheitsfachkraft.
• Du verwaltest firmeneigene Mobiltelefone und IT-nahe Arbeitsmittel.
• Du nimmst an Terminen mit unserem externen Datenschutzbeauftragten teil und unterstützt bei Ad-hoc- und Sonderthemen.

Erforderliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in der Assistenz.
• Ausgeprägtes Organisationstalent: strukturiert, selbstständig und immer einen Schritt voraus.
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
• Freude daran, Dinge zu koordinieren, zu optimieren und kreativ mitzudenken, besonders bei Events.
• Souveränität und Überblick auch bei vielen parallel laufenden Themen.

Wünschenswerte Qualifikationen

• IT-Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Tools und IT-nahen Arbeitsmitteln.
• Englischkenntnisse für internationale Dienstleister, Gäste und Unterlagen.
• Vorerfahrung in der direkten Unterstützung von Geschäftsführung oder Management.
• Erfahrung mit Reise- und Reisekostentools.
• Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen, Off-Sites oder Workshops.
• Grundverständnis für DSGVO und Datenschutzprozesse.
• Erste Berührungspunkte mit Fuhrparkmanagement oder Dienstleistersteuerung.

Kompetenzen

Kundenorientierung3/5

Führungskompetenz2/5

Administrative Tätigkeiten5/5

Technische Expertise2/5

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen und Genderzeichen (z. B. „*", „:" oder doppelte Nennungen) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Unsere Benefits

Dich erwarten spannende Projekte, ein starkes Team und großartige Kollegen. Zusätzlich profitierst du von vielen Benefits, von finanziellen Vorteilen bis zu Angeboten, die deinen Arbeitsalltag flexibler machen und auch privat echten Mehrwert bieten. Nachfolgend findest du einen Auszug unserer Benefits.

Mitarbeiterkapitalbeteiligung

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Firmenwagen

30 Urlaubstage

Firmenfahrrad

Mitarbeiterdarlehen

Moderne Arbeitsmittel

Verpflegung & Essenszuschuss

Weiterbildung

Mitarbeiterrabatte

Veranstaltungen & Firmenfeiern

Klingt das nach der richtigen Herausforderung für dich?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.