MANAGEMENT ASSISTANT (OA)/ Betriebsassistent/in (m/w/d)

Allgemeine Informationen

Civilian Human Resources Agency / US-Army / US-Armee / US-Streitkräfte

Kontaktdaten:

Civilian Human Resources Agency / US-Army / US-Armee / US-Streitkräfte usarmy.wiesbaden.chra-eu.list.ln-team@army.mil

☒Neuausschreibung            ☐Erneute Veröffentlichung

☒Unbefristet                         ☐Befristet // Sachgrund falls vorhanden:

**Chiffrenummer: **26MAY0JDHQ7A0X514264

Veröffentlicht: 09.07.26 – 23.07.26

Bewerbungsannahme:

So lange die Stellenausschreibung auf der Internetseite des Arbeitgebers veröffentlicht ist.

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit benutzen wir nur das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Titel des Stellenangebotes

MANAGEMENT ASSISTANT (OA)/ Betriebsassistent/in (m/w/d)

Stellenbeschreibung (Major Duties & Requirements)

• Unterstützung bei der Akkreditierung verwalten: Sammeln, Organisieren und Überprüfen von Daten und Dokumenten, die für offizielle Akkreditierungsprogramme von Personal und Auftragnehmern erforderlich sind.
• Informationsdiskrepanzen identifizieren: Prüfen von Akkreditierungsanträgen auf fehlende Details oder widersprüchliche Informationen sowie Erstellen von ersten Zusammenfassungen für leitende Analysten.
• Administrative Kommunikation entwerfen: Schreiben und Formatieren von routinemäßigen Geschäftsbriefen, internen Programmunterlagen und Standardbetriebsdokumenten, um die Einhaltung organisatorischer Richtlinien zu gewährleisten.
• Professionelle Schulungsveranstaltungen koordinieren: Logistikmanagement, Erfassung von Registrierungen, Vorbereitung von Materialien und Abwicklung der Teilnehmerkommunikation für vierteljährliche Workshops und monatliche Schulungs-Webinare.
• Veranstaltungsergebnisse zusammenführen: Protokollführung bei Besprechungen, Nachverfolgung zugewiesener Aufgaben (Action Items), Einholen von Teilnehmer-Feedback und Erstellen von Ergebnisberichten im Anschluss an wichtige Stakeholder-Veranstaltungen.
• Werkzeuge zur Leistungsverfolgung pflegen: Aktualisieren interner Datenbanken zur Nachverfolgung und Überprüfen von Standardberichten zur Überwachung des Vertragsstatus, der Bearbeitungskennzahlen und der allgemeinen Workflow-Geschwindigkeit.
• Routineprobleme lösen: Selbstständiges Lösen grundlegender administrativer und verfahrenstechnischer Probleme unter Nutzung von Standard-Betriebsrichtlinien sowie Weiterleiten komplexer Sachverhalte an erfahrenere Teammitglieder.

Bewerbungsannahme ist solange die Stelle auf unserer Web-Seite veröffentlicht ist. Schwerbehinderte oder gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt

Das bieten wir Ihnen:

• Eine einzigartige Rolle in einem internationalen Arbeitsumfeld
• Eine Vergütung nach deutschem Tarifvertrag verbunden mit einem hohen Maß an Arbeitsplatzsicherheit
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• Leistungsprämien und ein Programm zur Anerkennung von Dienstjubiläen
• 30 Tage Jahresurlaub, arbeitsfreie Tage am 24. und 31. Dezember sowie zusätzlich 9 freie US-Feiertage
• Gesundheits- und Wellnessprogramme, einschließlich einer kostenlosen Mitgliedschaft im Fitnessstudio
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Fortbildung

Die angebotenen Leistungen können je nach Dienstort und Arbeitszeitmodell variieren.

Besondere Konditionen:

• Gelegentliche Dienstreisen (TDY) erforderlich, bis zu 10 %.

Ausübungsorte der Stelle:

7TH HQ HHC USAREUR 7TH ARMY

G-1 HQ DIRECTORATE

CIV PERS DIV

WIESBADEN

Weitere Informationen zum Stellenangebot

Anzahl der offenen Stellen:
1

Frühester Beginn der Tätigkeit:
Sofort

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung:
Es handelt sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung

Führungsverantwortung:
               ☐Ja

               ☒Nein

Arbeitszeit:
38,5 h / Woche

Anforderungen an den Bewerber

Fähigkeit/Bildung:

• MINDESTENS Hauptschulabschluss oder Realschulabschluss PLUS 2 Jahre allgemeine Berufserfahrung PLUS 2 Jahre fachbezogene Berufserfahrung.

Kenntnisse und Fertigkeiten:
Kenntnisse im Bereich Büroautomation:    ☒Ja    ☐Nein

Führerscheine:

Sprachkenntnisse:
Deutsch           ☐A1    ☐A2    ☐B1    ☒B2    ☐C1    ☐C2

Englisch           ☐A1    ☐A2    ☐B1    ☒B2    ☐C1    ☐C2

Vergütung und Informationen zum Arbeitgeber:
Bei der Besetzung des Stellenangebots findet ein Tarifvertrag Anwendung: Tarifvertrag TV AL II

Einstiegsgehalt von: 3356,58 € bis 4531,16 €

Vergütung gestaffelt nach Dauer der Betriebszugehörigkeit /
BEI TRAINEESTELLEN: Vergütung gestaffelt nach Dauer der Betriebszugehörigkeit und Qualifikation.