Verwaltungsmitarbeiter*in für die Zeiterfassung

Mit zwölf Fakultäten, rund 10.000 Studierenden und 1.000 Beschäftigten zählt die Ostfalia zu den größten Fachhochschulen in Niedersachsen. In über 90 Studiengängen an den Standorten Salzgitter, Suderburg, Wolfsburg und Wolfenbüttel werden unsere Studierenden fundiert und interdisziplinär ausgebildet und individuell betreut. Unseren Beschäftigten bieten wir vielseitige Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten sowie ein leistungsförderndes und familienfreundliches Arbeitsumfeld.

Aufgabenbereich:

Der Aufgabenbereich gliedert sich in zwei Tätigkeitsschwerpunkte.

Im Bereich der Zeiterfassung fallen folgende Aufgaben an:

• Betreuung und Administration der elektronischen Zeiterfassung für alle Bereiche der Hochschule, einschließlich Pflege und Korrekturen für die Beschäftigten
• Bearbeitung von Krank- und Gesundmeldungen, einschließlich Abfragen von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Vorerkrankungen über das SV-Meldeportal
• Erstellung von Bescheinigungen Zusammenarbeit mit der Bezügestelle hinsichtlich der Abgeltung von Urlaubstagen bei Austritt sowie bei aus der Zahlung fallenden Beschäftigten
• Bearbeitung von Anträgen beim Personalrat im Bereich Arbeitszeit

Die Sachbearbeitung der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte umfasst:

• Bearbeitung von Einstellungs-, Änderungs- und Beendigungsprozessen inkl. Korrespondenz mit der Bezügestelle
• Prüfung der erforderlichen Unterlagen (Steuer- und Sozialversicherungsangaben, Aufenthaltstitel, Bildungs- und
• Abschlussnachweise) auf Vollständigkeit und Richtigkeit Funktion als Ansprechperson für die Hilfskräfte zu allen operativen personellen Fragestellungen
• Verwaltung und Pflege der Personalakten
• Meldungen der geringfügig Beschäftigten an die Krankenkasse

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungsfachwirtin, Verwaltungslehrgang/Angestelltenlehrgang I, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-kaufmann, Sozialversicherungsfachangestellter,
• Justizfachangestellte*r oder Personaldienstleistungskauffrau/-mann sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten
• wünschenswert sind erste Berufserfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung
• idealerweise Erfahrung im Bereich der Personalsachbearbeitung und/oder im Arbeitsrecht
• zielgruppenorientiertes Kommunikationsvermögen in Wort und Schrift sowie Kunden- und Serviceorientierung
• Organisations- und Durchsetzungsvermögen mit strukturierter, sorgfältiger, präziser und selbstständiger Arbeitsweise
• Teamgeist und Verantwortungsbewusstsein
• Belastbarkeit

Sofern Sie über einen ausländischen Hochschulabschluss verfügen, weisen wir auf das Erfordernis einer Zeugnisbewertung in
Langfassung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen hin: https://zab.kmk.org/de/zeugnisbewertung

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im lebendigen Umfeld einer Hochschule
• einen ergonomisch und modern ausgestatteten Arbeitsplatz eine tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine zusätzliche Altersversorgung durch die VBL
• Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
• 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle sowie Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Gesunde Ostfalia) und Teilnahme an unserem vielfältigen Hochschulsportprogramm Fortbildungsmöglichkeiten (z. B. HüW, ZeLL), Personalentwicklung sowie Bildungsurlaub
• Nutzung des Vorteilportals corporate benefits für Mitarbeiterangebote
• Möchten Sie wissen, wie es ist, an der Ostfalia zu arbeiten? Klicken Sie hier.

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung!

*Die Arbeitszeit beträgt zunächst für ein Jahr 27,86 Stunden/Woche (70 %). Davon ist ein Stellenanteil von 50 % unbefristet. Der 20 %-Stellenanteil ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann danach ggfs. verlängert werden.
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Auf Grundlage des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) arbeitet die Ostfalia daran, in allen Entgeltgruppen ein ausgeglichenes Geschlechterverhältnis zu erreichen.
Männer sind in dieser Entgeltgruppe an unserer Hochschule unterrepräsentiert, daher sind Bewerbungen von Männern für diese Stelle besonders erwünscht.

Bei gleicher Eignung stellen wir schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen bevorzugt ein. Denken Sie bitte an den entsprechenden Hinweis in Ihrem Bewerbungsanschreiben oder Lebenslauf.

Bewerben Sie sich bis zum 16.08.2026!

Nähere Informationen können Sie gern bei Janett Tomkowiak oder Chiara Hartge erfragen.