Kaufmännische Verwaltung(w/d) in VZ für Bereich Frauenhaus gesucht!

Die Interkulturelle Initiative ist ein seit 2001 bestehender Verein und Träger im Anti-Gewalt-Bereich mit Frauenhäusern, einer Fachberatungs- und Interventionsstelle und Zufluchtswohnungen für Frauen*1und Kinder, die von häuslicher Gewalt betroffen sind.

Wir suchen zum nächstmöglichen Beginn eine Mitarbeiter*in für die Verwaltung mit 39,4 Std. Wochenarbeitszeit für einen neuen Frauenhausstandort und die verantwortungsbewusste und Mitarbeit im Verwaltungsteam des Trägers.

Eine wichtige Voraussetzung für die Besetzung der Stelle sind für uns das Verständnis und Kompetenzen für die Arbeit in einem gemeinnützigen Projekt im Anti-Gewalt-Bereich wie Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Selbstreflexion und eine diskriminierungssensible Grundhaltung im Team und im Umgang mit Bewohner*innen und ihren Kindern.

Ihre Tätigkeiten und Aufgabenbereiche

a) Finanzwirtschaftliches Fördermanagement

Mitarbeit bei der Kostenkalkulation für das Projekt: Personal- und Sachkosten unter Be-rücksichtigung der aktuellen Rahmenbedingungen (Personalausstattung, Tarif- und Sozialversicherungsrecht, laufende Kosten und des Zuwendungsrechtes);

• Erstellen eines Finanzierungsplans auf Grundlage der Kostenkalkulation unter Berücksichtigung der förderrechtlichen Vorgaben in Absprache mit der Projektleitung;

• Jahres- und Budgetplanung entsprechend des Finanzierungsplans;

• finanzwirtschaftliche Antragstellung und Abrechnung der Fördermittel einschließlich Änderungsanträge

• Controlling regelmäßige Budget- und Abweichungskontrolle, förderkonforme und fristgerechte Mittelverwendung, Vor- und Nachbereitung von Prüfungern;

• eigenverantwortliche Erstellung von zahlenmäßigen Verwendungsnachweisen unter Einhaltung der jeweiligen Förderbedingungen

• regelmäßiger fachlicher Austausch mit Projektleitung zu finanzwirtschaftlichen Prozessen und Schnittstellenmanagement

b.) Finanz- und Personalverwaltung

Durchführung Rechnungswesen, laufender Zahlungsverkehr einschließlich Überweisung der Gehälter, Berechnung anteiliger Kosten nach Verteilerschlüssel, Finanz- und Lohn-buchhaltung, Erstellen von Einnahmen-Ausgaben-Jahresbericht, Inventarisierung laufende Anpassung der Budgetplanung bei geänderten Rahmenbedingungen;

• Verhandlungsführung mit Förderinstitutionen in Absprache mit GF/Projektleitung/Verwaltung;

• Erstellung von Honorarverträgen, Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Dienstleistungsverträgen

• Zuarbeit Lohnbüro für Erstattungsanträge U1/U2 - Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit, Mutterschutz Erstellung und Bewertung von Personalkostenkalkulationen bei Tarifanpassung, Neueinstellung, Vertretungspersonal, Statuswechsel(Schwangerschaft, Minijob etc.);

• Anlegen von Personalakten;

• Erstellung monatliche Gehaltsberechnung nach TV-L, Weiterleitung an Lohnbüro und

• Kontrolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Jahresentgeltmeldung SV und Berufsgenossenschaft

c.) Qualitätsmanagement

• Mitarbeit bei der Entwicklung und Umsetzung von Qualitätsstandards im Finanzmanage-ment und Controlling in Zusammenarbeit mit Beteiligten

• Optimierung und Neugestaltung von Arbeitsabläufen und Prozessen

• fachliche Weiterbildung sowie Auswertung rechtlicher Neuerungen (z. B. TV-L, Zuwendungsrecht, Sozialversicherungsrecht) und deren operative Umsetzung

• Aktive Mitarbeit in fachspezifischen Netzwerken, fachlicher Austausch zur Weiterent-wicklung des Finanzmanagements, Aufbau und Pflege von Kooperationsbeziehungen

Wir erwarten und wünschen uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem einschlägigen Fachgebiet (z. B. Verwaltungs-, Wirtschafts-, Finanz- oder Sozialwissenschaften) oder nachweisbare gleichwertige Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse;

• vertiefte Fachkenntnisse sowie mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Finanzma-nagement und in der kaufmännischen Steuerung sozialer Einrichtungen

• gute Kenntnisse im Förder- und Zuwendungsrecht sowie im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes (TV-L Berlin) und langjährige praktische Erfahrung in der eigenverantwortlichen Bewirtschaftung und Abrechnung von Fördermitteln, einschließlich der Klärung förder-rechtlicher Fragestellungen mit Zuwendungsgebern

• anwendungssichere Fachkenntnisse der einschlägigen Rechtsvorschriften, insbesondere der Landeshaushaltsordnung Berlin (LHO), des Haushalts- und Zuwendungsrechts, des allgemeinen Verwaltungsrechts sowie des Sozialversicherungsrechts, verbunden mit der Fähigkeit zur rechtlichen Einordnung und finanzwirtschaftlichen Bewertung komplexer Vorgänge

• sehr gute Kenntnisse im kaufmännischen Rechnungswesen einschließlich der selbstständigen Analyse, Aufbereitung und Interpretation finanzwirtschaftlicher Daten als Entscheidungsgrundlage

• ausgeprägte Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten mit eigenem fachlichem Entscheidungsspielraum innerhalb vorgegebener rechtlicher und organisatorischer Rah-menbedingungen, hohes Maß an Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbe-wusstsein bei der Bearbeitung komplexer Sachverhalte;

• Eigenständigkeit und Problemlösungskompetenz, Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit; Mitgestaltung und Strukturierung des Arbeitsbereiches und Teilnahme an entsprechenden Prozessen wie z.B. Organisationsentwicklung, Fortbildungen

Wir bieten Ihnen:

• Einen Arbeitsplatz in einem multiprofessionellen, engagierten, diversitätsbewussten Team mit respektvoller und wertschätzender Grundhaltung;

• Eine anspruchsvolle, abwechslungsreiche und sinnvolle Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten;

• Fortbildung;

• Eine Vergütung angelehnt an TV- L – E 9a Berlin abhängig von der Qualifikation.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt eingestellt. Ausdrücklich ermutigen wir Bewerberinnen* mit Migrations- und Fluchterfahrungen, Women* of Color, Frauen* mit Schwerbehinderungen und anderen Beein-trächtigungen zur Bewerbung. Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung ausschließlich als PDF per Email mit dem Betreff: BEWERBUNG PROJEKTVERWALTUNG FH3.

Eine Bewerbung ist weiterhin möglich, solange die Stellenausschreibung sich auf unserer Homepage befindet. Bewerbungsgespräche werden bereits durchgeführt. Falls Ihre Bewerbung nicht mehr berücksichtigt werden kann, werden Sie informiert.