Kaufmann/-frau - Büromanagement (m/w/d)

Vorbereitende Buchhaltung, Telefon und Terminierung

1. Vorbereitende Buchhaltung

Hierbei werden alle Finanzunterlagen so strukturiert und aufbereitet, dass sie nahtlos vom Steuerberater oder der Hauptbuchhaltung weiterverarbeitet werden können.

• Belegmanagement: Sortieren, Prüfen und Digitalisieren von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbons.
• Rechnungsprüfung: Kontrolle auf formale und inhaltliche Korrektheit (z.B. Pflichtangaben nach UStG, korrekte Rechnungsbeträge).
• Zahlungsverkehr & Kasse: Führen des Kassenbuchs, Vorbereitung von Überweisungen und Abgleich der Kontoauszüge.
• Zuarbeit: Bereitstellung aller Unterlagen für den Steuerberater.

2. Telefonmanagement

Die professionelle Betreuung der Telefonzentrale ist die akustische Visitenkarte des Unternehmens.

• Anrufannahme: Freundliches und verbindliches Entgegennehmen von Kunden-, Partner- und Lieferantenanrufen.
• Auskunft & Weiterleitung: Beantwortung erster Standardfragen und gezielte Weiterleitung an die zuständigen Kollegen.
• Nachrichtenaufnahme: Notieren und Weiterleiten von Rückrufbitte-Notizen (wer, wann, worum ging es, Rückrufnummer).

3. Terminierung

Die strukturierte Planung und Koordination von Terminen, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu garantieren.

• Terminvereinbarung: Absprache und Koordination von Meetings, Kundengesprächen oder Beratungen (per Telefon oder E-Mail).
• Kalenderpflege: Eintragen, Verschieben und Absagen von Terminen in digitalen Kalendern.

Teilzeit: 20 Stunden/Woche (08:30 - 13:30 Uhr)