Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung/Sachbearbeitung

Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung/Sachbearbeitung (m/w/d) für Verwaltungsangelegenheiten | Stadt Gladbeck

Sind Sie kommunikativ, serviceorientiert und vielseitig talentiert?
Im Amt für Kommunikation und Stadtmarketing ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Assistenz/Sachbearbeitung (m/w/d)
zu besetzen.
Die Stelle umfasst sowohl kreative Aufgaben als auch Verwaltungstätigkeiten und bietet die Möglichkeit, sich aktiv in die laufenden Prozesse der Abteilung einzubringen. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die nach Entgeltgruppe 9a TVöD bzw. A 9 LBesG ausgewiesen ist.
Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und bringen Sie Ihre Ideen für Gladbeck ein!
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Unsere Anforderungen
✅ Ausbildung & Qualifikation:
• vorausgesetzt wird die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt nichttechnischer Dienst (vormals mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder
• der erfolgreiche Abschluss des Verwaltungslehrganges I oder
• die erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r oder
• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement in der Fachrichtung Kommunalverwaltung
✅ Von interessierten Bewerber:innen werden darüber hinaus erwartet:
• Kundenservice und Kommunikationsfähigkeit: Freude am Umgang mit Menschen sowie ein dienstleistungsorientiertes, freundliches und positives Auftreten.
• Flexibilität und Engagement: Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, auch an Wochenenden und außerhalb der regulären Dienstzeiten.
• Arbeitsweise: Strukturiertes und selbstständiges Arbeiten; Organisationstalent.
• Soziale und persönliche Kompetenzen: Aufgeschlossenheit, Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und soziale Kompetenz.
• Sprachliche Ausdrucksfähigkeit: Sicheres, treffendes und fehlerfreies mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen.
• Technische Kenntnisse: Versierter Umgang mit relevanter Software, insbesondere MS-Office-Programme.

Die Aufgaben
• Mitarbeit bei den täglich anfallenden Aufgaben im Amt für Kommunikation und Stadtmarketing
• Recherche für alle Themen der Kommunikation und darauf basierend die zusammenfassende Darstellung der Rechercheergebnisse
• Dokumentation, Auswertung und Pflege des Pressespiegels sowie digitaler Kommunikationskanäle
• Aufbau und Pflege des amtsinternen Dokumenten-Management-Systems (DMS)
• Erstellung von Korrespondenz/Schriftverkehr der Bürgermeisterin in diversen Angelegenheiten
• inklusive der Terminvorbereitung für die Bürgermeisterin und deren Stellvertretungen
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
• Wahrnehmung von Assistenzaufgaben für die Amtsleitung
• Organisation und inhaltliche Vorbereitung von Dienstbesprechungen
• Aufbau und Pflege der Adressverwaltung sowie die Erstellung von Verteilern und Serienbriefen
• Pflege der Zeiterfassungsanwendung

Wir bieten
📌Einen sicheren Arbeitsplatz mit Sinn und Zukunft im öffentlichen Dienst
📌Abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
📌Flexible Arbeitszeiten
📌Ein kollegiales Arbeitsumfeld und ein engagiertes, motiviertes Team
📌Faire Vergütung nach TVöD bzw. LBesG
📌Die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung und individuelle Fortbildungen
📌Eine jährliche Sonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung sowie eine attraktive Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes bei Tarifbeschäftigten
📌Bezuschussung eines dienstlich genutzten (Elektro-)Fahrrades
📌Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
📌30 Urlaubstage
📌Corporate Benefits-Programm

Weitere Informationen
📌 Teilzeitoption möglich: Die Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Ist eine Teilzeitbeschäftigung gewünscht, geben Sie bitte in Ihrer Bewerbung den gewünschten Beschäftigungsumfang an.
🌍 Vielfalt & Chancengleichheit: Durch die Unterzeichnung der Charta der Vielfalt haben wir uns zu einem vorurteilsfreien Arbeitsumfeld verpflichtet, in dem die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität – wertgeschätzt wird. Wir begrüßen besonders Bewerbungen von Menschen, die die Diversität unserer Gesellschaft abbilden, vor allem von jenen, die bisher bei uns unterrepräsentiert sind.
♿ Bewerber:innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
⏳ Die Bewerbungsfrist endet am 23.08.2026.

Hinweise zur Bewerbung
Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online – schnell, unkompliziert und umweltfreundlich!

Onlinebewerbung
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Ihre Ansprechpartnerin für fachliche Fragen
Name
Frau Christiane Schmidt
Position
Amtsleitung
Telefonnummer:
+49 2043 992472

Ihre Ansprechpartnerin für personelle Fragen
Name
Frau Annika Loomann
Position
Personalsachbearbeitung
Telefonnummer:
+49 2043 992924

Rahmendaten
Art der Beschäftigung
Vollzeit oder Teilzeit
39 Stunden pro Woche
Bereich, Abteilung
Amt für Kommunikation und Stadtmarketing
Eingruppierung
Entgeltgruppe 9a TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 9 LBesG