Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich mit einschlägiger Zusatzqualifikation oder
• Erfolgreich abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Studiengang Public Management, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaft, Wirtschaftsrecht oder ein vergleichbarer Studiengang
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Stabsstellen-, Referenten-, Gremien- oder Verwaltungsfunktion
• Nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
• Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit
• souveränes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen und externen Ansprechpartnern
• Interesse an kommunalen, technischen und infrastrukturellen Aufgabenstellungen
• Kenntnisse im Aufgabengebiet der Reisekosten und des Datenschutzes inkl. gesetzl. Grundlagen
• Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung/Grammatik, Kenntnis der DIN-Regel 5008
• Gute Umfangsformen gegenüber Führungskräften, Bürgern, Mitarbeitenden
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten
• Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit
• Sehr gute EDV-Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung mit Veränderungsprozessen wünschenswert
• Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis für die Führerschein-Klasse B

* Um Ihre Qualifikation vollumfänglich bewerten zu können, benötigen wir bei ausländischen Studienabschlüssen einen Nachweis über die Gleichwertigkeit.
 

Ihre Aufgaben:

In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie den Vorstand in organisatorischen, kommunikativen und fachlich vorbereitenden Angelegenheiten. Sie koordinieren Termine, Gremienunterlagen, Vorstandsaufträge und bereichsübergreifende Abstimmungen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen für einen strukturierten Informationsfluss zwischen Vorstand, Abteilungen, Verwaltungsrat, Stadtverwaltung, Politik und externen Ansprechpartnern.

• Organisation und Koordination des Vorstandsbereichs

o Eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen, Besprechungen, Dienstreisen und Abstimmungsformaten des Vorstands

o Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung interner und externer Termine

o Führung von Wiedervorlagen, Fristen- und Aufgabencontrolling

o Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses im Vorstandsbereich

o Vertrauliche Bearbeitung sensibler Vorgänge und Unterlagen

• Gremien- und Sitzungsmanagement

o Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen des Verwaltungsrates und weiterer Gremien (zum Beispiel Personalrat, Gleichstellungsstelle, Schwerbehinderungsvertretung) samt Nachbearbeitung

o Abstimmung von Tagesordnungen, Vorlagen, Anlagen und Beschlussunterlagen mit den zuständigen Organisationseinheiten

o Überwachung von Beschlusslagen, Aufträgen und Umsetzungsständen

o Erstellung von Protokollentwürfen, Vermerken, Sachstandsübersichten und Entscheidungsvorlagen

o Koordination der Kommunikation mit Gremienmitgliedern, Stadtverwaltung und weiteren Stakeholdern

• Vorstandsbezogene Sachbearbeitung und Entscheidungsvorbereitung

o Eigenständige Aufbereitung von Informationen, Sachverhalten und Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand

o Erstellung von Präsentationen, Briefings, Stellungnahmen, Antwortentwürfen, Vermerken und Vorlagen

o Recherche, Bewertung und Zusammenfassung verwaltungs-, organisations- und betriebsbezogener Fragestellungen

o Mitwirkung bei strategischen und organisatorischen Sonderaufgaben des Vorstands

o Vorbereitung von Gesprächen mit Verwaltung, Politik, Aufsichts-/Gremienvertretern, Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Institutionen

• Projekt- und Schnittstellenkoordination

o Koordination bereichsübergreifender Vorstandsaufträge und Sonderprojekte

o Nachhalten von Projektständen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen

o Unterstützung bei Organisationsentwicklungs-, Digitalisierungs-, Kommunikations- und Steuerungsthemen

o Abstimmung mit Fachbereichen, Stabsstellen, Stadtverwaltung und externen Dienstleistern

o Erstellung von Statusberichten und Managementinformationen

• Kommunikation und Korrespondenz

o Selbstständige Entwurfsfertigung anspruchsvoller Korrespondenz für den Vorstand

o Bearbeitung und Vorprüfung eingehender Anfragen, Beschwerden und Stellungnahmen

o Adressatengerechte Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

o Unterstützung bei der Vorbereitung von Presse-, Bürger- und Gremienkommunikation

o Sicherstellung eines einheitlichen und professionellen Auftretens des Vorstandsbereichs

• Dokumenten-, Informations- und Wissensmanagement

o Pflege und Weiterentwicklung strukturierter Ablage-, Akten- und Dokumentationssysteme

o Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, Entscheidungen und Beschlüssen

o vertrauliche Verwaltung von Vorstandsunterlagen

o Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen im Vorstandsbereich

Eine Änderung bzw. Anpassung der Aufgaben entsprechend des Qualifikations- und Kompetenzprofils der Bewerberinnen und Bewerber bleibt vorbehalten.

Corporate Benefits:

Work-Life-Balance & Vielfalt:

• 30 Tage Urlaub/Jahr (basierend auf einer 5-Tage-Woche); ab 2027: 31 Tage/Jahre sowie ein Zeit-statt-Geld-Wahlmodell (Umwandlung der Jahressonderzahlung in bis zu drei zusätzliche Urlaubstage, Antragstellung in 2026, die zusätzlichen Urlaubstage können erst ab 2027 genommen werden)
• Zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester sowie arbeitsfrei an Rosenmontag
• Dienstregelung für Brückentage
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch:

o Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell) bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,00 Stunden (Tarifbeschäftigte) bzw. 41,00 Stunden (Beamtinnen und Beamte)*

o Freizeitausgleich für geleistete Überstunden

o Teilzeitbeschäftigung, sofern keine betrieblichen Gründe entgegenstehen

...siehe vollständige Ausschreibung auf der Homepage.

Die Technischen Betriebe Leverkusen AöR (TBL AöR) sind das kommunale Infrastruktur- und Dienstleistungsunternehmen der Stadt Leverkusen. Mit rund 200 Mitarbeitenden übernehmen wir zentrale Aufgaben der öffentlichen Daseinsvorsorge und sorgen dafür, dass die technische Infrastruktur der Stadt zuverlässig funktioniert – von Straßen und Brücken über Stadtentwässerung und Hochwasserschutz bis hin zu Werkstatt-, Fuhrpark- und technischen Serviceleistungen.

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR suchen für den Stab des Vorstands zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisationsstarke und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als:
   
Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

Job-ID: 660.0000.040 | unbefristet | Vollzeit | der vorbehaltlich der Stellenbewertung – bis zur Entg.-Gr. 10 TVöD-VKA

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Eine Besetzung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange möglich. Bei der Besetzung mit Teilzeitkräften ist eine ganztägige Präsenz sicherzustellen.

Sofern die entsprechenden persönlichen und tariflichen Voraussetzungen vorliegen, erfolgt die Eingruppierung – vorbehaltlich der Stellenbewertung – bis zur Entgeltgruppe 10 TVöD. Die Einstellung erfolgt im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) – Besonderer Teil Verwaltung (BT-V).

Die Stelle wird intern und extern ausgeschrieben. 

Vielfalt verstehen wir als Bereicherung, Verpflichtung und Chance zugleich. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von Offenheit, Respekt und Wertschätzung geprägt ist, und setzen uns aktiv für die Chancengleichheit aller Mitarbeitenden ein. Die individuellen Fähigkeiten und Potenziale unserer Kolleginnen und Kollegen schätzen wir sehr – durch die Anerkennung und Förderung von Vielfalt schaffen wir ein Umfeld, das persönliche Entwicklung und Entfaltung ermöglicht.

Wir verfolgen das Ziel, den Anteil von Frauen in Führungspositionen sowie in bislang unterrepräsentierten Berufsfeldern gezielt zu erhöhen. Ebenso unterstützen wir – unabhängig vom Geschlecht – flexible Arbeitszeitmodelle, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu verbessern.

Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung werden bei gleicher Qualifikation im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des SGB IX besonders berücksichtigt und gefördert.

Mit Menschen und Technik leisten wir einen wichtigen Beitrag für die Infrastruktur in Leverkusen. Wir entwickeln uns stetig weiter und richten unseren Fokus auf nachhaltige Lösungen. Unterstützen Sie unser Team und bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchte Qualifikation online über das Bewerberportal der Stadt Leverkusen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Nazli Özdemir, Human Resources

0214/406-6980

nazli.oezdemir@tbl-leverkusen.de

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an:

Wulf Riedel, Vorstand

0214/406-6900

wulf.riedel@tbl-leverkusen.de

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung!

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Die TBL verfolgen offensiv das Ziel, im Rahmen der Vorgaben des LGG NW den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, zu erhöhen.

Schwerbehinderte werden im Rahmen der Vorgaben des Sozialgesetzbuches IX gefördert.