Büroangestellte/Büroangestellter

Wissen schaffen. Sinnvolles tun. Zukunft mitgestalten. Dafür steht die Universität Münster - eine der forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands und eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Über 7.000 Beschäftigte engagieren sich täglich für internationale Spitzenforschung und exzellente Lehre. Was uns verbindet ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Anspruch, gemeinsam etwas zu bewirken - regional und international. Vielfalt, Offenheit und Freiraum für eigene Ideen prägen unseren Alltag. Werden Sie Teil unseres Teams in Wissenschaft, Technik, Handwerk oder Verwaltung.

Am Institut für Kernphysik im Fachbereich Physik der Universität Münster ist zum 01.03.2027 die Stelle als

Büroangestellte/Büroangestellter

zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Stelle in Vollzeit. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 9a TV-L möglich.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Verwaltung der Haushaltsmittel des Instituts sowie eigenständige Überwachung, Dokumentation und Abrechnung laufender Drittmittelprojekte für mehrere Professoren/Arbeitsgruppen; Erstellung von Zwischen-, Jahres- und Verwendungsnachweisen in enger Abstimmung mit Projektleitung, Universitätsverwaltung und Drittmittelgebern; eigenständige Mittelabrufe und Ausgabenmonitoring sowie Unterstützung bei der Finanzplanung der Projekte und eigenständige Vorschläge für Umbuchungen
• Antragsvorbereitung: Mitwirkung bei der Erstellung von Förderanträgen (DFG, BMFTR, EU u. a.), insbesondere Zusammenstellung der Antragsunterlagen, Budgetkalkulationen und formale Prüfung
• Personalangelegenheiten: Vorbereitung von Einstellungsvorgängen für wissenschaftliches Personal (v. a. Promotionsstellen), Eigenständige Überwachung der Vertragslaufzeiten und gegebenenfalls Initiierung von Vertragsänderungen und Verlängerungen in Zusammenarbeit mit der Personalverwaltung
• Eigenständige Abwicklung des gesamten Bestell- und Rechnungs- und Inventarisierungsprozesses
• Veranstaltungsorganisation: Planung und Koordination von Tagungen, Workshops und Arbeitstreffen einschließlich Raumplanung, Reiseorganisation und Betreuung von Gästen
• Führung des Sekretariats von Prof. Andronic sowie des Geschäftszimmers des Instituts mit mehr als 100 Mitgliedern
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminkoordination, Beschaffungen, Rechnungsbearbeitung sowie typische Geschäftszimmertätigkeiten
• Gegenseitige Vertretung der anderen Büroangestellten des Instituts

Unsere Erwartungen:

Vorausgesetzt wird:

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Erfahrung in der Drittmittelverwaltung sowie im Projektmanagement, vorzugsweise im Hochschul- und Forschungsbereich  
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisations- und Kommunikationsstärke sowie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, zeitliche Flexibilität

Wünschenswert ist:

• Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren Verwaltungssystemen
• Erfahrung in der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen
• Kenntnisse der Personalvorgänge im öffentlichen Dienst (TV-L, WissZeitVG)

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
• Einblicke in unseren Arbeitsalltag sehen Sie in diesem Video.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung  per E-Mail bis zum 01.10.2026 an: andronic@uni-muenster.de

Universität Münster
Institut für Kernphysik
Prof. Dr. Anton Andronic
Wilhelm-Klemm-Str. 9
48149 Münster

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 2611055