Stellenangebot: Sachbearbeitung / Assistenz im Betreuungsbüro in Teilzeit bei Gregor Kaspers

Sachbearbeitung / Assistenz im Betreuungsbüro

Für unser Betreuungsbüro suchen wir eine engagierte Mitarbeiterin bzw. einen engagierten Mitarbeiter, die/der uns bei der täglichen Bearbeitung unserer Betreuungsfälle zuverlässig und möglichst selbstständig unterstützt.

Ihre Aufgaben

Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt in der Einrichtung neuer Betreuungen. Dazu gehört insbesondere:

• Aufnahme und organisatorische Einrichtung neuer Klientinnen und Klienten
• Sichtung der vorhandenen Unterlagen und Kontobewegungen
• Ermittlung, welche Banken, Versicherungen, Behörden, Leistungsträger, Vermieter, Versorger oder sonstigen Stellen angeschrieben werden müssen
• Erstellung und Versand entsprechender Anschreiben
• Überwachung der Rückmeldungen und selbstständiges Nachhalten noch offener Vorgänge
• Anforderung fehlender Unterlagen bei Behörden, Banken, Versicherungen und sonstigen Stellen
• Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen für Anträge
• Vorbereitung und teilweise selbstständige Stellung von Anträgen bei Behörden und Leistungsträgern
• Überwachung laufender Anträge und Fristen
• allgemeine Korrespondenz und Erstellung von Schreiben nach Stichpunkten oder mündlichen Vorgaben
• Unterstützung des Betreuers bei der laufenden Fallbearbeitung
• Annahme eingehender Telefonate und allgemeiner Telefondienst

Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen ausdrücklich jemanden, der mitdenkt und selbstständig formulieren kann.

Es ist nicht notwendig, dass jedes Schreiben Wort für Wort vorgegeben wird. Häufig erhalten Sie von uns lediglich die Information, was mit einem Schreiben erreicht werden soll oder welche Punkte enthalten sein müssen. Daraus sollten Sie selbstständig ein vernünftiges Schreiben erstellen können.

Dabei stehen selbstverständlich moderne Hilfsmittel wie ChatGPT zur Verfügung, die wir im Büro intensiv zur Unterstützung bei der Textverarbeitung einsetzen. Wir arbeiten hierbei auch viel mit Spracheingabe und Diktierfunktionen. Eine gewisse Offenheit gegenüber solchen Arbeitsweisen und keine Scheu davor, auch einmal in Anwesenheit anderer Mitarbeiter etwas in ein Mikrofon zu diktieren, wären daher sehr hilfreich.  

Das sollten Sie mitbringen

• sicherer Umgang mit dem PC
• gute Kenntnisse in Microsoft Word
• Grundkenntnisse in Microsoft Excel
• keine Berührungsängste mit neuer Software und digitalen Arbeitsabläufen
• gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeit, aus Stichpunkten oder kurzen Vorgaben eigenständig Schreiben zu formulieren
• sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, offene Vorgänge im Blick zu behalten und selbstständig nachzufassen
• freundlicher und sicherer Umgang am Telefon
• Bereitschaft, sich in neue Sachgebiete einzuarbeiten
• selbstständiges Denken und Organisationstalent
• keine Angst vor Hunden oder Katzen

Kenntnisse im Bereich rechtliche Betreuung, Sozialrecht oder Behördenangelegenheiten sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Viel wichtiger ist uns die Bereitschaft, sich einzuarbeiten, Verantwortung für die übertragenen Vorgänge zu übernehmen und nicht bei jeder einzelnen Aufgabe auf eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anweisung angewiesen zu sein.
 
Die Arbeitszeiten können wir grundsätzlich individuell vereinbaren.  

Ihr zukünftiger Arbeitsplatz

Wir sind ein wachsendes Betreuungsbüro. Unsere derzeitigen Räumlichkeiten sind eher kompakt und entsprechend arbeiten wir momentan teilweise recht nah zusammen. Eine Erweiterung unserer Büroräume ist bereits geplant, benötigt aber naturgemäß etwas Zeit. Ggf. besteht nach der Einarbeitung die Möglichkeit tageweise im Homeoffice zu arbeiten.

Wer bei uns arbeitet, sollte deshalb kein Problem mit einem lebendigen und persönlichen Büroalltag haben.

Zu unserem Büroalltag gehören außerdem zwei Hunde, die sich regelmäßig in den Büroräumen aufhalten, sowie eine Hauskatze. Wer Tiere mag, dürfte sich bei uns daher schnell wohlfühlen. Wer Angst vor Hunden oder Katzen hat oder mit Tieren am Arbeitsplatz grundsätzlich Schwierigkeiten hat, für den wird die Stelle wahrscheinlich eher nicht geeignet sein.  

Was Sie bei uns erwartet

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit sehr unterschiedlichen Aufgaben und Fällen. Sie arbeiten mit moderner Betreuungssoftware, digitalen Akten, Microsoft Office und KI-gestützter Textverarbeitung.

Bei uns geht es eher persönlich als anonym zu. Wir sind kein Großraumbüro und keine Behörde mit starren Abläufen. Dafür erwarten wir auch, dass jeder ein Stück weit mitdenkt, Verantwortung übernimmt und sieht, wenn etwas erledigt werden muss.

Gesucht wird jemand, der uns tatsächlich Arbeit abnimmt, Vorgänge eigenständig bearbeitet und Freude daran hat, Dinge zu organisieren, zu klären und zu Ende zu bringen.