Stellenangebot: Verwaltungsfachkraft im Sekretariatsbereich (w/m/d) bei Universität Paderborn

Die Universität Paderborn ist eine leistungsstarke und international orientierte Campus-Universität. In interdisziplinären Teams gestalten wir zukunftsweisende Forschung, innovative Lehre sowie den aktiven Wissenstransfer in die Gesellschaft. Als wichtige Forschungs- und Kooperationspartnerin prägt die Universität auch regionale Entwicklungsstrategien. Unseren Beschäftigten in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung bieten wir ein lebendiges, familienfreundliches und chancengerechtes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und vielfältigen Möglichkeiten. Gestalten Sie mit uns die Zukunft!

In der Fakultät für Naturwissenschaften ist in der Fakultätsgeschäftsstelle des Dekanats zum 1. Januar 2027 eine Stelle als

Verwaltungsfachkraft im Sekretariatsbereich (w/m/d) (bis Entgeltgruppe 9a TV-L)

im Umfang von 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Tätigkeit.

Aufgabenbereich:

• Selbständige Führung, Verwaltung und Organisation des Fakultätssekretariats (Sichtung und Bewertung des Postverkehrs für die gesamte Fakultät, ausgewählte Abwicklung des Schriftverkehrs des Dekanats auch in englischer Sprache, Ablage und Auskunftserteilung)

• Koordination und Kommunikation innerhalb der Fakultät, insbesondere mit den Geschäftsstellen der drei Departments sowie zwischen Fakultät und Hochschulverwaltung

• Unterstützung bei der Haushaltsführung der Fakultät (Mittelverteilung, Personalverwaltung, Überwachung des Übertragungsrahmens, Berichts- und Kapazitätswesen)

• Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Fakultätsgremien Dekanat, Fakultätsrat und Studienbeirat sowie Unterstützung weiterer Ausschüsse und Kommissionen der Fakultät

• Organisation und Koordination der jährlichen Fakultätsfeier (Absolventenverabschiedung) sowie weiterer Sonderveranstaltungen der Fakultät

• Inhaltliche Pflege der WEB-Seiten der Fakultät

Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (wie z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation oder gleichartige Qualifikation bzw. nachgewiesene langjährige erfolgreiche Tätigkeit als Mitarbeiter*in (m/w/d) in vergleichbarer Position,

• Gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets (hauptsächlich Word, Excel, Powerpoint und Outlook),

• Wünschenswert gute Kenntnisse der Hochschulstruktur, im Bereich der Kostenrechnung und hochschulinternen Buchführung sowie der stellenrelevanten Software, wie z. B. das Buchhaltungssystem MACH, Sciebo, KOMO, Indesign oder das Content-Managementsystem TYPO3,

• Gewandtheit im Schriftverkehr, Formulierungssicherheit,

• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,

• Teamfähigkeit, Engagement, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Kompetenz in der Kommunikation mit verschieden Ansprechpartner*innen

Wir bieten Ihnen:

• Flexible Arbeitszeitgestaltung sowie die individuelle Möglichkeit zur mobilen Arbeit

• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten

• Attraktive Nebenleistungen wie Kinderbetreuungsmöglichkeiten und Sportangebote

• Möglichkeit zur internen und externen Fort- und Weiterbildung

• Zusätzliche Leistungen nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) wie Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen sowie die Zusatzversorgung der VBL

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden gem. Landesgleichstellungsgesetz NRW (LGG) bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Ebenso ist die Bewerbung geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter im Sinne des Sozialgesetzbuches Neuntes Buch (SGB IX) erwünscht.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen werden unter Angabe der Kennziffer 7390 bis zum 8. Oktober 2026 online über das Bewerbungsportal der Universität Paderborn erbeten: https://bewerbung.uni-paderborn.de/stellen/7390