Stellenangebot: Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) bei Karlsruher Institut für Technologie Universitätsbereich

Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Sie verantworten die Konzeption, Planung, Koordination, Durchführung und Nachbereitung vielfältiger Veranstaltungen der Bereichsleitung und des Bereichs – von Fachkolloquien, Seminaren und Klausurtagungen bis zu Gremienveranstaltungen sowie Terminen mit politischen Entscheidungsträgern und hochrangigen Gästen.
• Sie steuern den gesamten Veranstaltungsprozess und koordinieren dabei Teilnehmer, externe Dienstleister, Beschaffung, Budget, Infrastruktur und organisatorische Abläufe.
• Sie koordinieren die Gremienarbeit des Bereichs und stellen die strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Sitzungsunterlagen, Protokollführung sowie der Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Fristen sicher.
• Als zentrale Schnittstelle unterstützen Sie die Bereichsleitung in administrativen Prozessen und koordinieren die Zusammenarbeit mit Fakultäten, Instituten, Programmkommissionen, dem Präsidium sowie weiteren internen und externen Partnern.
• Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben der Büroorganisation und Dienstreiseorganisation, insbesondere Termin- und Dokumentenmanagement, Beschaffung, Reiseplanung und -abrechnung sowie die Pflege digitaler Arbeits- und Informationsbereiche.

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz einer Geschäfts- oder Bereichsleitung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion; Erfahrungen im öffentlichen Dienst sind idealerweise vorhanden
• fundierte Kenntnisse in Büroorganisation und Verwaltungsabläufen sowie Erfahrung in Sitzungs-, Gremien- und Veranstaltungsorganisation; Kenntnisse in digitaler Dokumentenverwaltung sind wünschenswert
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere komplexe Vorgänge und Fristen eigenständig zu priorisieren, zu koordinieren und zuverlässig nachzuverfolgen.
• adressatengerechte Kommunikationsstärke, verbindliches Auftreten und ausgeprägte Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängigen digitalen Büroanwendungen; Französischkenntnisse sind idealerweise vorhanden.

Arbeitsort 
Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Vertragsdauer
2 Jahre

Eingruppierung
EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Jennifer Hertenstein
jennifer.hertenstein@kit.edu
+49 0721 608-28593

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Yvonne Gemeinder
Personalservice (PSE)
yvonne.gemeinder@kit.edu
+49 721 608-25011  

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 01.11.2026
Ausschreibungsnummer: 368/2026