Stellenangebot: Verwaltungsfachkraft (m/w/d) bei Seniorenwohnanlage Neumühle/Elster GmbH

Für unsere Seniorenwohnanlage suchen wir zeitnah eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit zur Festanstellung mit 20h/Woche.

Fachliche Qualifikation

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung
• Mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Verwaltung.
• betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Kenntnisse in Verwaltung und Buchführung (z.B. durch kaufmännische Ausbildung)
• Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Marketing

Persönliche Qualifikation

• positive Einstellung zu pflegebedürftigen und alten Menschen
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung, dem Pflegeteam und anderen sozialen Diensten
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat
• Organisationstalent
• Konfliktfähigkeit
• Fähigkeit zur Analyse, Reflexion und Synthese
• Verantwortungsbereitschaft
• Sicheres Auftreten und Kommunikationsvermögen
• Empathie / Einfühlungsvermögen
• Initiative und Einsatzbereitschaft
• Zuverlässigkeit
• Bereitschaft zur ständigen und umfassenden Weiterbildung

Ziele

• Effektive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung und der Mitarbeiter
• Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben
• Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen
• Überwachung von Zahlungseingängen, Unterstützung der Geschäftsleitung
• Sicherung einer wirtschaftlichen Betriebsführung
• Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes des Pflegedienstes. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmerphilosophie

Aufgaben / Tätigkeiten

Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

• Telefondienst
• Akten anlegen und führen
• Erledigung von Schriftverkehr
• Vorbereitung von Sitzungen
• Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aufstellungen
• Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
• Sichtung und Auswertung von Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleine Recherchen durchführen.
• Sammlung, Aufbereitung und Auswertung von Unterlagen und Dokumenten
• Vorbereitung von Besprechungen
• Überprüfung des Archivs unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Auftrags- und Rechnungsbearbeitung

• Abwicklung aller ein- und ausgehenden Aufträge
• Prüfung von Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit
• Klärung von möglichen Differenzen
• Erstellung von Rechnungen
• Assistenz beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung
• Kontrolle von Zahlungsterminen / Bearbeitung von Mahnungen

Betriebliches Rechnungswesen

• Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Erstellung der Bilanz
• Erstellung der Investitions- und Instandhaltungsplanung
• Erfassung von Belegen
• Kontrolle der Konten
• Bearbeitung von Investitionen. Sicherstellung der Kostenkontrolle bei Investitionen
• Vorbereitung aller Dokumente für abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt

Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Beachtung der tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen
• Ermittlung des Bruttoentgelts
• Ermittlung der Lohnfortzahlung
• Ermittlung der Abzüge
• Ermittlung der zu überweisenden Beträge
• Überweisung der Gehälter
• Führung der Personalakten
• Abrechnung von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten
• Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung
• Bearbeitung des Schriftverkehrs von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.