Stellenangebot: Geschäftsführungsassistenz – Administration & Personal bei Barenberg Special Materials GmbH

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter in der Geschäftsführungsassistenz – Administration & Personal (m/w/d)

Profil/Anforderungen

• Sie verfügen über einen Bachelor-Abschluss
• Sie arbeiten sehr sorgfältig, strukturiert und zuverlässig. Dokumentenversionen, Nachweise und Qualitätsaufzeichnungen müssen jederzeit vollständig.
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Follow-up Mentalität. Sie behalten offene Punkte im Blick, erinnern zuständige Personen an Fristen und verfolgen Korrektur und Verbesserungsmaßnahmen bis zum Abschluss.
• Sie haben eine sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache. Kundenunterlagen, Audit-Dokumentationen und interne Qualitätsaufzeichnungen müssen klar, professionell und verständlich formuliert werden.
• Sind sind sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook und Teams. Idealerweise haben Sie auch Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Büro Software.
• Sie besitzen ein gutes Prozessverständnis. Sie verstehen, dass Aufgaben nicht ‚irgendwie‘, sondern nach klaren Abläufen, Verantwortlichkeiten und Nachweisanforderungen ausgeführt werden.
• Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten und können im Tagesgeschäft professionell mit verschiedenen Abteilungen, Prozessverantwortlichen und Schnittstellen zusammenarbeiten.
• Sie haben Interesse an Qualitätsmanagement, strukturierten Arbeitsabläufen und kontinuierlichen Verbesserung. Erste Berührungspunkte mit ISO 9001 oder ähnlichen Qualitätsstandards sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. (wenn ja, dann Punkt plus)

Hauptaufgaben

1. Pflege interner Abläufe und organisatorischer Standards
   Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team bei der Pflege und Weiterentwicklung interner Arbeitsabläufe, Dokumentationen und organisatorischer Standards. 
2. Pflege interner Dokumente, Vorlagen und Checklisten
   Sie pflegen interne Dokumente, Vorlagen, Checklisten, Prozessbeschreibungen und Übersichten und stellen sicher, dass diese aktuell, vollständig, klar strukturiert und nachvollziehbar sind. 
3. Verwaltung von Dokumentenversionen und Ablagestrukturen
   Sie verwalten Dokumentenversionen, Ablagestrukturen und relevante Nachweise, damit wichtige Informationen bei Bedarf schnell auffindbar sind. 
4. Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen und Fristen
   Sie verfolgen offene Aufgaben, Maßnahmen und Fristen nach und erinnern die zuständigen Personen rechtzeitig an erforderliche Rückmeldungen, Unterlagen oder Nachweise. 
5. Unterstützung bei Kunden-Audits und internen Überprüfungen (optional)
   Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Kunden-Audits, Lieferantenbewertungen, internen Überprüfungen und sonstigen dokumentationsbezogenen Anforderungen. 
6. Sammlung und Pflege relevanter Nachweise
   Sie sammeln, strukturieren und pflegen relevante Nachweise, zum Beispiel zu Projekten, Lieferungen, Schulungen, internen Prüfungen, Kundenanforderungen, Kundenfeedback, Beschwerden, Verbesserungsmaßnahmen und internen Freigaben. 
7. Pflege von Übersichten, Listen und Auswertungen
   Sie unterstützen bei der Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Auswertungen, zum Beispiel Maßnahmenlisten, Schulungsübersichten, Lieferantenlisten, Projektübersichten und qualitätsbezogenen Kennzahlen.
8. Unterstützung nachvollziehbarer und wiederholbarer Abläufe
   Sie unterstützen dabei, wichtige Arbeitsabläufe von rein informellen oder kurzfristig improvisierten Vorgehensweisen in klare, dokumentierte, nachvollziehbare und wiederholbare Standards zu überführen. 
9. Allgemeine administrative Unterstützung
   Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben im Büroalltag, zum Beispiel Terminorganisation, Ablage, Korrespondenz /Post, Besuchervorbereitung, Besprechungsorganisation und Unterstützung der internen Koordination.

Hauptaufgaben – Personal

10. Organisation von Onboarding-Prozessen
    Sie koordinieren und bearbeiten die administrativen Aufgaben rund um den Eintritt neuer Mitarbeiter, einschließlich erforderlicher Unterlagen, interner Informationen und organisatorischer Vorbereitung.
11. Organisation von Austritten
    Sie begleiten die administrativen Abläufe bei Kündigungen und sonstigen Austritten und stellen sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen, Rückgaben und internen Schritte vollständig bearbeitet und dokumentiert werden.
12. Planung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen
    Sie unterstützen bei der Planung und Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen und übernehmen im Anschluss die strukturierte Erstellung, Pflege und Ablage der Gesprächsprotokolle.
13. Kontrolle von Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten
    Sie verfolgen regelmäßig die Zeiterfassungs- und Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter, zum Beispiel bei vorzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes, Fehlzeiten, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit. Bei Auffälligkeiten nehmen Sie zeitnah Kontakt mit den betreffenden Mitarbeitern auf, klären den Sachverhalt und dokumentieren die Gespräche entsprechend.
14. Urlaubsplanung
    Sie unterstützen bei der Erstellung und Pflege der jährlichen Urlaubsplanung und behalten offene Urlaubsanträge, Abstimmungen und relevante Fristen im Blick.
15. Organisation arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen
    Sie koordinieren die regelmäßigen arbeitsmedizinischen bzw. jährlichen Mitarbeiteruntersuchungen und übernehmen die dazugehörige Dokumentation, Terminverfolgung und Ablage.