Stellenangebot: Tourbegleiter / Tour Coordinator (m/w/d) bei Whynot Events GmbH

Für unsere bundesweiten Musical- und Showproduktionen suchen wir eine zuverlässige, organisatorisch starke und kommunikative Person, die unsere Tourproduktionen begleitet und vor Ort als zentrale Ansprechperson für Locations, Darsteller, Technik, Personal und Organisation fungiert.

Der Tourbegleiter ist während der Tour das Bindeglied zwischen dem Büro, den Spielstätten und dem gesamten Tourteam. Ziel ist es, dass jeder Veranstaltungstag organisatorisch vorbereitet ist und vor Ort möglichst reibungslos abläuft.

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson vor Ort für Location, Hallenpersonal, Darsteller, Techniker, Fahrer, Merchandising-, Einlass- und weiteres Veranstaltungspersonal
• Ansprechpartner für das Büro während der laufenden Tour
• Kontaktaufnahme mit den Locations vor jedem Spieltermin
• Vorabklärung aller wichtigen organisatorischen Punkte mit der Spielstätte, insbesondere:
  • Ankunfts- und Ladezeiten
  • Zufahrt und Parkmöglichkeiten für LKW und weitere Fahrzeuge
  • Ansprechpartner vor Ort
  • Einlasszeiten und Veranstaltungsbeginn
  • Personal vor Ort
  • Garderoben
  • Merchandisingflächen
  • Catering/Bewirtung
  • technische und organisatorische Besonderheiten
• Kontrolle, ob alle vorab vereinbarten Leistungen der Location organisiert sind
• Weitergabe aller relevanten Informationen an Darsteller, Technik und Tourpersonal
• Koordination der Ankunft des Teams an der Spielstätte
• Unterstützung beim Einrichten und Vorbereiten der Veranstaltung
• Kontrolle der organisatorischen Abläufe vor Einlass
• Ansprechpartner bei kurzfristigen Problemen oder Änderungen
• Abstimmung mit Technik und Location bei Verzögerungen oder organisatorischen Problemen
• Unterstützung der Darsteller bei organisatorischen Fragen
• Sicherstellen, dass alle Beteiligten die jeweiligen Zeiten kennen
• Begleitung des Einlasses und Veranstaltungsbeginns aus organisatorischer Sicht
• Kontrolle von Merchandising-, Einlass- und ggf. Garderobenpersonal
• Abstimmung nach Veranstaltungsende mit der Location
• Sicherstellen, dass Räume, Garderoben und Veranstaltungsbereiche ordnungsgemäß übergeben werden
• Dokumentation besonderer Vorkommnisse, Schäden, Beschwerden oder Abweichungen
• Rückmeldung an das Büro nach jedem Veranstaltungstag
• Unterstützung bei Hotels, Fahrzeugen oder kurzfristigen organisatorischen Problemen
• Mitdenken und selbstständiges Lösen kleinerer Probleme vor Ort

Vorbereitende Aufgaben

Der Tourbegleiter erhält vor Beginn eines Tourblocks alle relevanten Informationen aus dem Büro und arbeitet die kommenden Veranstaltungen vorab durch.

Idealerweise werden die Locations mehrere Tage vor dem jeweiligen Termin telefonisch kontaktiert, damit offene Punkte nicht erst am Veranstaltungstag auffallen.

Für jeden Termin sollte anschließend eine kurze Übersicht vorhanden sein:

Location – Ansprechpartner – Telefonnummer – Ankunft – Load-in – Personal – Merch – Catering – Besonderheiten – offene Punkte.

Was uns wichtig ist

Gesucht wird ausdrücklich keine Person, die lediglich „mitfährt“, sondern jemand, der Verantwortung übernimmt und den Überblick behält.

Wichtig sind insbesondere:

• sehr gute Organisationsfähigkeit
• selbstständiges Arbeiten
• Zuverlässigkeit
• freundliches, aber bestimmtes Auftreten
• Kommunikationsstärke
• lösungsorientiertes Arbeiten
• Stressresistenz
• Durchsetzungsvermögen
• Verantwortungsbewusstsein
• gute telefonische Kommunikation
• Bereitschaft zu Wochenend- und Abendveranstaltungen
• hohe Reisebereitschaft
• sicherer Umgang mit WhatsApp, E-Mail und einfachen Listen/Excel
• Führerschein Klasse B von Vorteil

Erfahrung im Bereich Touring, Veranstaltung, Theater, Musical, Konzert, Produktion oder Eventmanagement ist von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig, wenn Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein vorhanden sind.