Stellenangebot: Office Manager & Personal Assistant (m/w/d) bei AlfaDocs GmbH

Beschreibung

Bei Alfadocs haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, das Gesundheitswesen nachhaltig zu verändern. Unsere Softwareplattform erleichtert den Alltag von Arztpraxen und Patienten, indem sie das Praxismanagement und die Patientenkommunikation vereinfacht und optimiert. Mit unserer cloudbasierten All-in-One-Lösung können sich medizinische Fachkräfte stärker auf die Patientenversorgung konzentrieren und verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben.

Wir sind stolz auf unsere Verantwortung, leistungsstarke Lösungen zu entwickeln und gleichzeitig ein kollaboratives und respektvolles Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Beiträge jedes Einzelnen geschätzt werden. Uns verbindet die Leidenschaft, das Gesundheitswesen langfristig positiv zu beeinflussen und ein Umfeld zu gestalten, in dem sowohl unser Team als auch unsere Kunden erfolgreich sein und sich weiterentwickeln können.

Aktuell suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Office Manager und Personal Assistant (m/w/d) in Teilzeit.

Aufgabenbereich

• Office Management & Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags, einschließlich der allgemeinen Büroorganisation, Materialbeschaffung, Bestellungsverwaltung und Koordination administrativer Abläufe.
• Assistenz der Geschäftsführung & Persönliche Assistenz: Umfassende organisatorische, administrative und persönliche Unterstützung der Geschäftsführung und des Gründers bei geschäftlichen sowie privaten Angelegenheiten.
• Termin- & Kalendermanagement: Eigenständige Verwaltung und Koordination von Terminen, Meetings und privaten Verpflichtungen sowie vorausschauende Planung und Priorisierung von Kalendern.
• Reiseplanung & Logistik: Organisation und Koordination von Geschäfts- und Privatreisen, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Transfers, Restaurantbuchungen und Erstellung detaillierter Reisepläne.
• Kurierfahrten & Besorgungen: Durchführung von geschäftlichen und privaten Besorgungen, Lieferungen, Abholungen sowie weiteren organisatorischen Aufgaben, die Mobilität mit dem Auto erfordern.
• Korrespondenz & Kommunikation: Professionelle Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und schriftlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Organisation von Meetings & Veranstaltungen: Planung, Vorbereitung und Koordination interner und externer Besprechungen, Geschäftsessen, Firmenveranstaltungen und privater Termine inklusive der gesamten organisatorischen Abwicklung.
• Executive Support & Aufgabenkoordination: Unterstützung der Geschäftsführung und des Gründers bei der täglichen Priorisierung von Aufgaben, Überwachung wichtiger Fristen, Nachverfolgung offener Themen sowie proaktive Entlastung im Tagesgeschäft.
• Erstellung von Präsentationen & Berichten: Unterstützung bei der Vorbereitung, Gestaltung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Besprechungsunterlagen und weiteren geschäftlichen Dokumenten.
• Dokumenten- & Informationsmanagement: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, strukturierte Ablage und Verwaltung von Unterlagen sowie sorgfältiger Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und persönlichen Dokumenten.
• Rechnungs- & Spesenmanagement: Unterstützung bei der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, Spesenabrechnungen, Belegen, Erstattungen und weiteren administrativen Finanzprozessen.
• Koordination externer Dienstleister & Partner: Kommunikation und Abstimmung mit Lieferanten, Dienstleistern, Geschäftspartnern und privaten Ansprechpartnern sowie Sicherstellung einer effizienten Zusammenarbeit.
• Persönliche Organisation & Private Terminplanung: Unterstützung bei der Organisation privater Termine, Reservierungen, Einkäufe, persönlicher Besorgungen sowie gegebenenfalls der Koordination haushaltsbezogener Dienstleistungen.
• Diskretion & Vertraulichkeit: Verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen der Geschäftsführung und des Gründers.
• Weitere administrative & persönliche Aufgaben: Flexible Übernahme zusätzlicher organisatorischer, operativer und persönlicher Assistenzaufgaben je nach Bedarf und Priorität.

Anforderungen

• Gültiger Führerschein (Klasse B) & zuverlässige Mobilität: Sicheres Fahrverhalten und Bereitschaft zur Durchführung geschäftlicher und privater Besorgungen, Kurierfahrten und Fahrten zu Terminen.
• Sehr gute Deutsch- & Englischkenntnisse: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisations- & Multitasking-Talent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren, komplexe Terminpläne zu verwalten und stets den Überblick zu behalten.
• Erfahrung in der Büroorganisation oder Assistenz: Berufserfahrung im Office Management, in der Büroverwaltung, als Executive Assistant oder Personal Assistant ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware: Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie ein routinierter Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationstools.
• Flexibilität & Anpassungsfähigkeit: Bereitschaft, vielfältige geschäftliche und persönliche Aufgaben zu übernehmen und sich auf wechselnde Anforderungen und Prioritäten einzustellen.
• Kommunikationsstärke & soziale Kompetenz: Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und externen Kontakten.

Administrative Informationen

• Vertrag: ein Jahr befristeten Arbeitsvertrag, mit dem Ziel einer anschließenden Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
• Gehalt: Ca. 25.000 € brutto pro Jahr.
• Standort: Balanstraße 73, 81541 München, Deutschland.
• Arbeitsmodell: 5 Tagen pro Woche im Büro.
• Arbeitszeit: Teilzeit | 20-24 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag)
• Probezeit: 3 Monate.
• Arbeitsbeginn: Ab November/Dezember 2026.