Stellenangebot: Mitarbeiter (m/w/d) für Büroorganisation bei Pro Medico Fortbildungs GmbH

Büroorganisation im Bereich von Fortbildungs- und Congressorganisation

Mitarbeiter (m/w/d) für Büroorganisation

Unbefristete Teilzeitstelle · ca. 70 Stunden monatlich
Drei Vormittage pro Woche · ab 01.01.2027 oder später
Arbeitsort: Mutterstadt

Pro Medico organisiert seit vielen Jahren medizinische Aus- und Fortbildungen sowie Fachcongresse für Hebammen und Ärzt:innen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, zuverlässige und berufserfahrene Persönlichkeit, die unsere Kurs- und Congressveranstaltungen organisatorisch vorbereitet, begleitet und nachbereitet.

Sie organisieren gerne, arbeiten sorgfältig und behalten auch bei mehreren anstehenden Aufgaben den Überblick? Sie möchten Ihre Berufserfahrung einbringen und suchen eine langfristige berufliche Perspektive in einem kleinen, kollegialen Team? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben

Ihr Schwerpunkt liegt in der praktischen Organisation und administrativen Abwicklung unserer Kurse und Congresse im Team. Dazu gehören insbesondere:

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Präsenz- und Onlineveranstaltungen
• Teilnehmerverwaltung sowie Bearbeitung von Anmeldungen, Anfragen und Telefondienst
• Kommunikation mit Teilnehmer:innen, Kursleiter:innen, Referent:innen, Veranstaltungsstätten und Fachausstellern
• Erstellung, Zusammenstellung und Versand von Kurs- und Veranstaltungsunterlagen
• Abstimmung von Terminen und organisatorischen Abläufen
• Pflege und Verwaltung von Teilnehmer-, Kurs- und Veranstaltungsdaten
• Allgemeine veranstaltungsbezogene Büroorganisation und Korrespondenz

Sie übernehmen eigenständig vereinbarte Aufgabenbereiche innerhalb des Teams und tragen dadurch bei, dass unsere Veranstaltungen zuverlässig, reibungslos und erfolgreich ablaufen.

Das bringen Sie mit

Wir suchen eine erfahrene Kraft mit fundierter praktischer Erfahrung in der Büroorganisation, Veranstaltungsabwicklung oder einem vergleichbaren administrativen Tätigkeitsbereich. Die Stelle setzt Berufspraxis voraus und ist nicht als Berufseinstiegsposition vorgesehen.

Besonders wichtig sind uns:

• Hohe Arbeitsbereitschaft, Motivation, Verlässlichkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und sorgfältiges Arbeiten
• Die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu bearbeiten und Prioritäten zu setzen
• Freundliche, verbindliche Kommunikation und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Versierter und sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office auf Grundlage fundierter praktischer Berufserfahrung. Wir erwarten routiniertes, selbstständiges Arbeiten mit Word und Excel sowie anwendungsbezogene Kenntnisse in Access zur Pflege und Bearbeitung unserer Datenbestände. Gelegentliche Anwendungserfahrung oder reine Grundkenntnisse reichen für diese Tätigkeit nicht aus.
• Praktische Erfahrung im Umgang mit ChatGPT und die Bereitschaft, es regelmäßig und verantwortungsbewusst im Arbeitsalltag einzusetzen, insbesondere zur Erstellung und Überarbeitung von Texten, für die Korrespondenz sowie zur Unterstützung organisatorischer Aufgaben. Die eigenständige Prüfung und sorgfältige Nachbearbeitung der Ergebnisse setzen wir voraus.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Der ausdrückliche Wunsch nach einer langfristigen Zusammenarbeit

Erfahrung in der Veranstaltungs- oder Congressorganisation ist besonders willkommen. Kenntnisse in der Betreuung von Onlineveranstaltungen und im Bereich Social Media sind von Vorteil.

Ihre Arbeitszeiten

Die Stelle umfasst ca. 70 Arbeitsstunden monatlich, verteilt auf drei Vormittage pro Woche. Die Arbeitstage werden innerhalb von Montag bis Donnerstag im Zeitfenster zwischen 8:00 und 14:00 Uhr gemeinsam abgestimmt.

Die Tätigkeit erfolgt in unserer Geschäftsstelle in 67112 Mutterstadt. Der Einstieg ist zum 01.01.2027 oder zu einem späteren Zeitpunkt nach Vereinbarung möglich.

Das bieten wir Ihnen

• Eine unbefristete Teilzeitstelle mit langfristiger Perspektive
• Regelmäßige Arbeitszeiten am Vormittag
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in der medizinischen Fortbildungs- und Congressorganisation
• Eigenständige Aufgabenbereiche und kurze Entscheidungswege
• Ein persönliches, kollegiales Arbeitsumfeld in einem kleinen Team
• Eine sorgfältige Einarbeitung in unsere Veranstaltungsabläufe

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Arbeitszeugnissen und Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin per E-Mail an:

ansgar.roemer@t-online.de

Pro Medico
Medizinische Fortbildungs- & Congressorganisationsgesellschaft mbH
Mutterstadt