Stellenangebot: Management-Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) VZ bei CAICON GmbH

Wofür wir stehen

CAICON entwickelt und produziert Private-Label-, Retail- und Merchandise-Produkte für internationale Marken. Von Ahrensburg bei Hamburg aus steuern wir Projekte zwischen Europa, Asien und zunehmend den USA.

**Während viele Unternehmen angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage zurückhaltender werden, gehen wir bewusst einen anderen Weg:** CAICON investiert antizyklisch in neue Märkte und baut insbesondere das Geschäft in den USA und im internationalen Kreuzfahrtmarkt konsequent aus.

Mit eigener US-Gesellschaft entstehen neue Kunden, Projekte und strategische Fragestellungen.

Genau dadurch verändert sich auch diese Position.

Gesucht wird keine klassische Assistenz, deren Schwerpunkt auf Kalender und Reisebuchungen liegt.

Gesucht wird jemand, der Informationen strukturiert, Prioritäten erkennt, Entscheidungen vorbereitet und Themen aktiv vorantreibt.

Du arbeitest eng mit Geschäftsleitung und kaufmännischer Leitung zusammen und bewegst dich regelmäßig zwischen operativen und strategischen Themen.

Der Geschäftsführer ist häufig international unterwegs. Umso wichtiger ist jemand am Standort, der Zusammenhänge versteht und Themen eigenständig weiterführt.

Deine Aufgabe ist nicht, Arbeit zu verwalten. Deine Aufgabe ist, Management wirksamer zu machen.

Hier bringst du dich ein

Du strukturierst Themen und bereitest Entscheidungen so vor, dass schnell gehandelt werden kann.

Dazu gehören:

• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Managementinformationen
• Priorisierung und Nachhalten strategisch wichtiger Themen
• Koordination bereichsübergreifender Projekte
• Vorbereitung und Nachbereitung von Management-Meetings
• Erstellung und Strukturierung von Präsentationen und Analysen
• Identifikation von Engpässen und offenen Entscheidungen
• Abstimmung mit internen Verantwortlichen und externen Partnern
• Recherche zu Märkten, Unternehmen und neuen Geschäftsmöglichkeiten
• Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen

Dabei gilt:

„Ich habe es weitergegeben“ ist für diese Rolle kein Ergebnis.

Du möchtest wissen, was danach passiert.

Wenn eine Entscheidung fehlt, identifizierst du, welche Information benötigt wird. Wenn ein Projekt ins Stocken gerät, erkennst du den Engpass. Wenn Prioritäten miteinander konkurrieren, machst du den Konflikt sichtbar.

Du musst nicht jede Entscheidung selbst treffen.

Aber du solltest Entscheidungen leichter und besser machen.

Was wir an dir schätzen

• Studium oder kaufmännische Qualifikation mit entsprechender Weiterentwicklung
• Mehrjährige Berufserfahrung in Managementassistenz, Geschäftsleitungs-Support, Projektmanagement oder vergleichbarer Funktion
• Sehr gutes Deutsch und sicheres Business-Englisch
• Ausgeprägtes analytisches und kaufmännisches Verständnis
• Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu strukturieren
• Sehr gutes Gefühl für Prioritäten
• Hoher Qualitätsanspruch und verbindliche Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten und Diskretion
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Tools

Unternehmerisch denken

Managementassistenz bedeutet für uns nicht, möglichst viele Aufgaben selbst zu erledigen.

Entscheidend ist, die richtigen Themen voranzubringen.

Dazu gehört:

• zwischen wichtig und dringend unterscheiden
• Probleme früh sichtbar machen
• Entscheidungen vorbereiten statt nur Informationen sammeln
• Verantwortung für Ergebnisse übernehmen
• Kollegen verbindlich nachhalten
• unterschiedliche Perspektiven verstehen
• Feedback offen aufnehmen
• Prozesse konsequent verbessern

Diese Rolle passt weniger zu dir, wenn du feste Routinen und einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich suchst.

KI als Produktivitätshebel

Recherche, Analysen, Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Kommunikation verändern sich durch KI fundamental.

Deshalb erwarten wir von einer Managementassistenz eine hohe Offenheit für Tools wie ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini oder vergleichbare Systeme.

KI ersetzt dein Urteilsvermögen nicht.

Sie soll dir helfen, schneller zu einem besseren Ergebnis zu kommen.

Neue Tools zu testen und bestehende Arbeitsweisen weiterzuentwickeln gehört für uns zur Position.

International und zunehmend USA

Ein wachsender Teil unserer Entwicklung findet im US-Markt statt.

Das bedeutet neue Kunden, andere Entscheidungswege, unterschiedliche Kommunikationsstile und Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg.

Du musst den amerikanischen Markt nicht vollständig kennen. Aber du solltest ihn verstehen wollen.

Darauf kannst du dich freuen

• Arbeit direkt an Unternehmens- und Managementthemen
• Hohe Nähe zu wichtigen Entscheidungen
• Internationale Projekte und US-Expansion
• Möglichkeit, Prozesse und Strukturen sichtbar zu beeinflussen
• Moderne Ausstattung inklusive Laptop und Firmenhandy
• Professionelle KI- und digitale Tools
• Eigene Lernplattform
• Fachliche und persönliche Weiterbildung
• Kurze Entscheidungswege
• Hohe Eigenverantwortung
• Team-Frühstück und gemeinsame Events
• Zwei Joker-Tage
• Geburtstagsüberraschung
• Bücherflatrate, Candybar, Getränke und Obst
• Mitarbeiterrabatte über benefits.me
• Parkplätze und Bushaltestelle direkt am Standort

So läufts ab

Bewirb dich direkt über das Formular.

Deine Unterlagen werden geprüft. Danach melden wir uns zeitnah telefonisch für ein erstes Kennenlernen.

Rückrufe erfolgen über 04102-778899xx oder 0173-5967xxx.

Anschließend folgen ein Teams-Call und ein persönliches Gespräch in Ahrensburg.

Im nächsten Schritt kannst du im Rahmen eines Schnuppertages Arbeitsweise, Team und Themen kennenlernen.

Ergänzend nutzen wir kurze Persönlichkeitstests.

Wenn es auf beiden Seiten passt, starten wir gemeinsam.

Noch nicht ganz sicher?

Melde dich unter jobs@caicon.de oder 04102-77889-45.

Vertraulichkeit ist selbstverständlich.