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Operations & Finance Assistant

Key Responsibilities

• Unterstützung im Sales-Order-Prozess und im Forderungsmanagement (AR)
• Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung (AP) und Durchführung von Lieferantenzahlungen
• Unterstützung in der Buchhaltung sowie bei der Bankabstimmung
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung

Aufgaben 

Sales Support & Forderungsmanagement

• Erfassung, Verwaltung und Pflege von Verkaufsaufträgen
• Koordination von Lieferungen und Nachverfolgung bei Kunden
• Überwachung und Klärung offener Forderungen
• Unterstützung beim Monatsabschluss und Reporting im AR-Bereich
• Erstellung der monatlichen Intrastat-Meldungen Einkauf & Verbindlichkeiten
• Buchung von Eingangsrechnungen
• Zuordnung von Nebenkosten (z. B. Fracht, Zölle und sonstige Bezugskosten)
• Durchführung von Lieferantenzahlungen und Klärung offener Verbindlichkeiten
• Unterstützung beim Monatsabschluss im AP-Bereich
• Buchung von Finanzbelegen einschließlich Reise- und Spesenabrechnungen (T&E)

Allgemeine Büroorganisation

• Bestellung und Koordination von Bürobedarf
• Unterstützung des täglichen Bürobetriebs

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central (oder Navision) von Vorteil
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
• Beruflicher Hintergrund in Betriebswirtschaft, Finanzen oder internationalem Handel von Vorteil

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(English)

Key Responsibilities

• Sales order processing and AR support
• AP processing and vendor payment clearing
• Bookkeeping and bank reconciliation
• General office administration support

Tasks

Sales Support & Account Receivables

• Enter, manage, and maintain sales orders
• Coordinate deliveries and follow up with customers
• Monitor and Clear AR Balances
• Support month-end AR closing and reporting
• Intrastat reporting (Monthly)

Purchase & Accounts Payable

• Post purchase invoices
• Allocate item charges (e.g. freight, duties, and other landed costs)
• Apply vendor payments and clear AP balances
• Perform month-end AP clearing
• Post financial invoices, including travel & expenses (T&E) claims.

General Office Support

• Office supplies ordering and coordination
• Day-to-day office operational support

Preferred Qualifications

• Experience with Microsoft Dynamics 365 Business Central is a plus
• English communication skills preferred
• Professional background in Business, Finance, or International Trade preferred