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Mitarbeiter für Rezeption und Praxisorganisation (m/w/d)

Ergotherapiepraxis im Herzen von Bernburg

Die Rezeption unserer Praxis ist kein klassischer Büroarbeitsplatz. Sie ist das organisatorische Zentrum unseres Praxisalltags.

Hier laufen Termine, Informationen, Patientenströme und Kommunikation zusammen.

Während mehrere Therapien gleichzeitig stattfinden, koordinierst du Termine, prüfst Verordnungen, betreust Patienten und sorgst dafür, dass unsere Abläufe zuverlässig funktionieren.

Damit das gut funktioniert, suchen wir jemanden, der Organisationstalent hat, den Überblick behalten kann und gerne mit Menschen arbeitet. Wenn du Spaß daran hast Verantwortung zu übernehmen, Abläufe aktiv mitzugestalten und gerne mit vielen unterschiedlichen Menschen zu tun hast, dann könnte das gut zu dir passen.

Uns ist wichtig, dass du die Rezeption nicht als Nebenaufgabe siehst, sondern als zentrale Stelle unserer Praxis, an der viele Fäden zusammenlaufen.

Über unsere Praxis

Unsere Praxis ist eine Fachergotherapiepraxis und wir arbeiten evidenzbasiert sowie interdisziplinär.

Ein besonderer Schwerpunkt unserer Arbeit liegt im psychischen Bereich. Wir behandeln Menschen aus allen Altersgruppen.

Unsere Patientinnen und Patienten haben häufig komplexe gesundheitliche Situationen, darunter körperliche, geistige oder psychische Beeinträchtigungen. Neben der Behandlung in unserer Praxis betreuen wir auch Hausbesuchspatienten, zum Beispiel im häuslichen Umfeld oder in Pflegeeinrichtungen.

Wir verstehen Ergotherapie als gezielte therapeutische Arbeit mit klaren Behandlungszielen und strukturierten Abläufen. Damit sich unsere Therapeutinnen und Therapeuten auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, ist eine gute Organisation im Hintergrund besonders wichtig. Genau hier spielt die Rezeption eine zentrale Rolle.

Deine Rolle bei uns

An der Rezeption laufen viele organisatorische Dinge gleichzeitig zusammen. Während unserer Öffnungszeiten finden mehrere Therapien parallel statt und pro Stunde wechseln zahlreiche Patientinnen und Patienten.

Du koordinierst Termine, hast die Verordnungen im Blick, holst Unterschriften ein und bist gleichzeitig Ansprechpartner für unsere Patienten. Außerdem arbeitest du eng mit unseren Therapeutinnen und Therapeuten zusammen.

Aktuell arbeiten bis zu sechs Therapeutinnen und Therapeuten parallel. Deine Aufgabe ist es dafür zu sorgen, dass die Abläufe rundherum funktionieren und alles gut ineinandergreift. Damit trägst du auch dazu bei, dass unsere Praxis organisatorisch stabil läuft.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination der Terminplanung für mehrere Therapeutinnen und Therapeuten
• Steuerung des täglichen Patientenwechsels in der Praxis
• Einholen von Unterschriften auf Verordnungen sowie Kontrolle der Verordnungen
• Planung und Organisation von Folgeterminen
• Ansprechpartner für Patientinnen und Patienten an der Rezeption sowie telefonisch
• Kommunikation mit Arztpraxen
• Enge Abstimmung mit den Therapeutinnen und Therapeuten im Praxisalltag
• Bearbeitung von E-Mails und Schriftverkehr
• Verwaltung eingehender Post
• Kassieren von Zuzahlungen
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Praxisalltag

Moderne und digitale Arbeitsweise

Unsere Praxis arbeitet zu über neunzig Prozent digital. Wir legen großen Wert darauf möglichst papierarm zu arbeiten und unsere Abläufe effizient zu organisieren.

Dafür nutzen wir moderne Praxissoftware sowie digitale und auch KI unterstützte Tools.

Wir arbeiten überwiegend mit Apple Geräten, also Mac, iPad und iPhone. Wenn du dich mit Apple schon auskennst, ist das ein Vorteil. Wenn nicht, solltest du zumindest offen dafür sein dich schnell einzuarbeiten.

Dein Profil

Idealerweise bringst du mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung im medizinischen oder therapeutischen Bereich
• Alternativ möglich ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, jedoch mit mehrjähriger Berufserfahrung an der Rezeption in einer medizinischen Einrichtung/ Praxis
• Erfahrung mit Terminplanung, Patientenaufnahme und Praxisabläufen
• Zusätzlich von Vorteil ist eine Weiterbildung im Bereich Praxisorganisation oder als Rezeptionsfachkraft
• Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Patienten, Therapeuten und Ärzten
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Gute EDV-Kenntnisse
• Freude an einem lebendigen Praxisalltag mit vielen parallelen Abläufen
• Die Fähigkeit dich gut in ein eng zusammenarbeitendes und dynamisches Praxisteam einzubringen

Arbeitszeit

• Arbeitszeit innerhalb unserer Praxisöffnungszeiten
• Zwei Arbeitstage pro Woche gehören zur späteren Sprechzeit bis ungefähr 18 Uhr
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeit möglich
• Teilzeit oder Vollzeit möglich ( 25 bis 37,5 Stunden pro Woche)

Das bieten wir dir

• Arbeiten in einer modernen und strukturierten Praxis
• Ein junges, engagiertes und dynamisches Team
• Eine offene Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
• Eine strukturierte Einarbeitung
• Attraktive Vergütung nach unserem praxisinternen Haustarif, orientiert an Qualifikation und Berufserfahrung
• Zusätzliche Bonusstufen und Bonusleistungen je nach Entwicklung und Engagement
• 30 Urlaubstage pro Jahr egal wie viele Arbeitsstunden pro Woche
• Betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung

Teamkultur

Wir verbringen einen großen Teil unserer Zeit gemeinsam auf der Arbeit. Deshalb ist uns ein gutes Miteinander im Team sehr wichtig.

Ein respektvoller Umgang, gegenseitige Unterstützung und offene Kommunikation gehören für uns selbstverständlich dazu.

Außerdem organisieren wir regelmäßig Team Events und gemeinsame Aktivitäten. So entsteht nicht nur Zusammenarbeit, sondern auch ein echtes Teamgefühl.

Kurze Selbstprüfung

Bevor du dich bewirbst, stell dir gerne kurz drei Fragen.

1. Habe ich Freude daran organisatorische Verantwortung zu übernehmen und auch bei mehreren Abläufen gleichzeitig den Überblick zu behalten?
2. Arbeite ich gerne mit Menschen und bleibe auch in lebendigen Situationen freundlich und strukturiert?
3. Fühle ich mich wohl in einem modernen digital arbeitenden Umfeld?

Wenn du diese Fragen mit Ja beantworten kannst, freuen wir uns darauf dich kennenzulernen.