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Objektbetreuung (m/w/d) – WEG & Mietverwaltung

INOVIA HAUS Verwaltung GmbH

Ziel der Position

Sicherstellung einer professionellen, strukturierten und serviceorientierten Betreuung der betreuten Liegenschaften (WEG & Mietobjekte) mit Fokus auf Werterhalt, Eigentümerzufriedenheit und effiziente Abläufe.

Aufgabenbereich

1. Eigentümer- & Mieterbetreuung

• Zentraler Ansprechpartner für Eigentümer, Beiräte und Mieter
• Bearbeitung von Anfragen, Anliegen und Beschwerden
• Schriftliche und telefonische Kommunikation

2. Kaufmännische Objektbetreuung

• Unterstützung bei der Erstellung von Hausgeldabrechnungen
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• Überwachung von Zahlungseingängen und Rückständen
• Zuarbeit zur Buchhaltung (z. B. Lexware / Immoware24)

3. Technische Objektbetreuung

• Organisation und Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen
• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Beauftragung von Dienstleistern
• Kontrolle der Leistungserbringung vor Ort / digital
• Schadenmanagement (z. B. Wasserschäden)

4. WEG-Management

• Vorbereitung von Eigentümerversammlungen (online/hybrid)
• Umsetzung von Beschlüssen
• Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeirat
• Unterstützung bei Umlaufbeschlüssen

5. Organisation & Verwaltung

• Pflege der Objekt- und Stammdaten
• Dokumentenmanagement (digital)
• Fristenkontrolle (Verträge, Prüfungen, Wartungen)
• Ticketbearbeitung im Eigentümerportal

Arbeitsweise

• Digitale Verwaltung
• Kommunikation per E-Mail, Telefon und Eigentümerportal
• Strukturierte Vorgangsbearbeitung über Ticketsystem
• Enge Abstimmung mit Geschäftsführung und Buchhaltung

Anforderungen

• Erfahrung in der Hausverwaltung (WEG/Mietverwaltung) von Vorteil
• Alternativ kaufmännischer Hintergrund mit Interesse an Immobilien
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Konfliktfähigkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Besonderheiten bei INOVIA

• 100 % digitale Verwaltung
• Homeoffice möglich
• Klare Prozesse und Strukturen
• Wachsendes Unternehmen mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Leistungsorientierte Vergütung möglich

Erfolgsmessung (KPIs)

• Bearbeitungszeit von Eigentümeranfragen
• Zufriedenheit der Eigentümer / Beiräte
• Einhaltung von Fristen
• Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen
• Qualität der Objektbetreuung