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Stellenausschreibung Office Manager

Stellenbeschreibung:
Als Office Manager sind Sie für die Koordinierung und Verwaltung des Tagesgeschäfts zuständig und gewährleisten den effizienten und reibungslosen Betrieb der Geschäftsstelle. Dies umfasst unter anderem Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Logistik, Versand Abwicklung, Wartung der Ausrüstung, Verwaltung der Lieferkette, Organisation von Sitzungen und die administrative Unterstützung in weiteren Bereichen.

Aufgaben und Anforderungen:

1. Die Zentrale des Unternehmens in China beim täglichen Betrieb des Unternehmens in Deutschland zu unterstützen, mit relevanten Dienstleistern zu kommunizieren (z. B. Ausrüstungslieferanten, Steuerberater, Logistikanbietern, Versicherungspartnern, Gebäudemanagern usw.), mit lokalen Behörden zu kommunizieren (z. B. Finanzamt, Arbeitsamt, Ausländerbehörde, Zoll usw.) und mit verschiedenen Abteilungen der Zentrale in China zu kommunizieren usw.
2. Zuständig für den Empfang im Büro, Telefon, Post EMail, Besuche und andere damit verbundene Angelegenheiten;
3. Organisation von Meetings, Messen und andere logistischen Angelegenheiten für das Personal des Unternehmens bei Geschäftsterminen;
4. Verantwortlich für die Verfolgung der unterzeichneten Vertragsabwicklung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Ausführungsfortschritt des Lieferanten und die Prüfung von Eingangsrechnungen, Zahlungsanträgen, Vorabnahmevereinbarungen, Nachverfolgung des Sendungseingangs;
5. Verantwortlich für die Unterstützung bei anderen Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Beschaffungsgeschäft, einschließlich, aber nicht beschränkt auf technische Vereinbarungen, Handelsverträge, grundlegende Lieferanteninformationen, wie z. B. Zusammenstellung, Ablage, Verwaltung und Vorlage bei der Unternehmenszentrale für die Akten;
6. Zuständig für die Unterstützung bei der täglichen Finanzabwicklung des Unternehmens, z. B. Vorbereitung von Rechnungen, Abstimmung von Konten, Beantragung von Zahlungen, Bearbeitung von Bankinformationen usw;
7. die Personalabteilung bei der täglichen Arbeit zu unterstützen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Unterstützung bei der Einarbeitung und Schulung;
8. verantwortlich für die Übersetzung, Zusammenstellung, Unterzeichnung, Ablage und Vertraulichkeit von Unternehmensdokumenten und -akten; die tägliche Verwaltung des Unternehmens, die Koordinierung interner Sitzungen, die interne Kommunikation, einschließlich Sitzungsvorbereitungen und -protokolle, Beschaffung von Büromaterial, Vorlage von Rechnungen, Erstattungsverfahren und interne und externe Koordinierung und Kommunikation, Vermögensverwaltung usw;
9. sonstige tägliche Büroverwaltung.

Anforderungen:
Kaufmännische Ausbildung als Groß- und Außenhandelskaufmann/-frau oder Industriekauffrau/-mann

Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Kaufmännischen Bereich

Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und sicherer Umgang mit der Englischen Sprache im Geschäftsumfeld

Gute Kommunikations- und Teamarbeitsfähigkeiten

Nachgewiesene Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, flexibel und reaktionsschnell auf Herausforderungen zu reagieren

Professioneller Umgang mit der aktuellen Bürosoftware und -geräten sowie Bereitschaft sich in neue Systeme selbstständig einzuarbeiten

Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalts- und Sozialleistungspaket, ein farbenfrohes Arbeitsumfeld und hervorragende berufliche Entwicklungsmöglichkeiten. Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind und unsere Anforderungen erfüllen, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben an info@micromach.de.

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und freuen uns, von Ihnen zu hören!