Detailansicht des Stellenangebots

Ziel der Rolle

• Entlastung der Projektleitung durch verlässliche Administration und Projektkoordination.
• Sicherstellen sauberer Abläufe, Dokumentation sowie Termin- und Kommunikationsstrukturen.
• Unterstützung in technisch geprägten Kundenprojekten (Chemie/Maschinenbau): Unterlagen verstehen, strukturieren und nachhalten.

Aufgaben

Office & Backoffice

• Büroorganisation, E-Mail- und Ablage-Management, Wiedervorlagen
• Termin- und Kalenderkoordination
• Erstellung, Formatierung und Pflege von Dokumenten (Vorlagen, Protokolle, Berichte)
• Auftragskoordination / Berichtserstellung und -versand von Stadardberichten
• Pflege von Kontakt-, Kunden- und Projektdaten
• Unterstützung der Projektleitung bei Planung, Koordination und Nachverfolgung von Arbeitspaketen.

Technischer Bezug

• Redaktionelle Unterstützung technischer Unterlagen (z. B. Spezifikationen, Maßnahmenpläne, prozessnahe Dokumente).
• Mitdenken bei technischen/produktionsnahen Themen (Anlagen, Prozesse, Instandhaltung, Qualität) und strukturierte Aufbereitung.
• Datenaufbereitung in mittels verschiedener Tools

Anforderungen

Must-have

• Motivation für vielfältige Aufgaben & Lust bestehende Prozesse zu verbessern
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise; stark im Nachhalten von To-dos und Deadlines.
• Gute Deutsch oder Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit IT-Büroanwendungen

Nice-to-have

• Erfahrung in Büroorganisation/Assistenz oder Projektassistenz
• Berührungspunkte mit Industrieumfeld (Chemie, Maschinenbau, Produktion, Instandhaltung, Qualität).
• Grundverständnis für technische Dokumentation/Prozessbeschreibungen.
• Grundkenntnisse in Datenaufbereitung

Persönlichkeit & Arbeitsweise

• Proaktiv, verbindlich und serviceorientiert; erkennt offene Punkte frühzeitig.
• Kommunikationsstark, freundlich und souverän im Kontakt mit Kund*innen und Partnern.
• Pragmatisch und gleichzeitig genau: schnell, aber sauber dokumentiert.
• Teamorientiert mit guter Selbstorganisation im Teilzeit-Setup.

Rahmen & Organisation

• Teilzeit: 20 Wochenstunden verteilt auf 5 Tage, oder 17 Wochenstunden verteilt auf 4 Tage
• Arbeitsbeginn ab 20.04.2025
• Bis zu 80% Home-Office möglich
• Klare Übergaben/Vertretungsregeln und feste Regeltermine