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Assistent*in des Kanzlers der Universität (w/m/d)

Das Kanzlerbüro ist die zentrale Management- und Steuerungseinheit für die administrativen Prozesse der Universität. Zur Verstärkung suchen wir eine zweite Assistenz des Kanzlers mit einem besonderen Schwerpunkt auf Gremienmanagement, Workflow-Steuerung und organisatorischer Koordination.

Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 10.04.2026

Ihre Aufgaben:

• Sie arbeiten eng mit dem Kanzler, der ersten Assistenz, den Fachdezernaten, Fakultäten und weiteren zentralen Einrichtungen zusammen und übernehmen Schnittstellen- und Koordinationsaufgaben.
• Zusätzlich sind Sie gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen für die Steuerung von Arbeitsprozessen und Workflows zwischen Kanzlerbüro, Rektorat, Dezernaten, Fakultäten und (de-)zentralen Einrichtungen zuständig und entwickeln bzw. pflegen effiziente Ablage- und Dokumentationsstrukturen.
• Sie organisieren Sitzungen, aber auch Veranstaltungen und Workshops des Kanzlers. Sie unterstützen diese inhaltlich, insbesondere in Vor- und Nachbereitung. Zudem übernehmen Sie Fristen- und Vorlagenmanagement und die Nachverfolgung von Beschlüssen.
• Sie übernehmen die strategische Terminplanung sowie Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen des Kanzlers.
• Sie sind Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen auf Leitungsebene und übernehmen allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Bearbeitung vertraulicher Vorgänge.
• Sie unterstützen Verwaltungs- und Organisationsprojekte sowie bei Bedarf weitere Sonderaufgaben im unmittelbaren Umfeld des Kanzlers. Dabei erstellen Sie Übersichten, Auswertungen und Präsentationen für Entscheidungsprozesse.
• Sie unterstützen die Mandatsbetreuung des Kanzlers organisatorisch und administrativ.

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften. Alternativ haben Sie eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst erfolgreich abgeschlossen.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in einer Leitungsassistenz in einer Hochschule, Wissenschaftseinrichtung oder öffentlichen Verwaltung.
• Erfahrung in der Koordination und Steuerung komplexer Arbeitsprozesse und Schnittstellen.
• Ausgeprägte Organisations- und Steuerungskompetenz sowie die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten.
• Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software (MS Office) und modernen Kollaborationstools; insgesamt hohe IT-Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme und Anwendungen einzuarbeiten.
• Hervorragende bis muttersprachliche Deutschkenntnisse und sichere/ sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion, Loyalität, Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement, adäquater Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, serviceorientierte, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie souveränes, professionelles und freundliches Auftreten im Umgang mit Führungskräften und externen Partnern.

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/93246249b979afe5dd1852e73b1dcf40b2abe1590?ref=AfA