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[Übersetzung ins Deutsche folgt]

Job Description

JOB TITLE:　Staff of finance and administration
(1) REPORTS TO: Managing Director
(2) PLACE OF WORK: Berlin

Major Function:

Oversee financial, accounting, and office management functions, including responsibilities, for both of our two German subsidiaries. Both companies are pharmaceutical companies.

(3) Essential Duties and Responsibilities

• Finance and Accounting:

  • Manage all incoming daily/weekly/ monthly accounting related documents.

  • Invoice/ credit note preparation/ review/ issuance.

  • Organize and maintain financial records to ensure accuracy and accessibility.

  • Accounting/ financial correspondence with 3rd party Accounting Services to ensure timely and smooth monthly accounting.

  • Inventory management: prepare and review the monthly inventory report.

  • Other Statistical and Financial Reporting as needed.

• Office Management:

  • Manage office operations, including organization, maintenance, event coordination (e.g., conventions) etc.

  • Maintain document storage and data management systems

  • Communication support with our headquarters in Japan

• Miscellaneous Task:

  • Other miscellaneous tasks which come up from time to time are necessary to support this organization depending on the capacity.

(4) Skills/Knowledge/Abilities

• Proficient in MS Office (Word, Excel, Outlook)

• Language: Written and oral proficiency in German and English. Japanese would be a plus.

• Sufficient business communication, verbal, and written skills.

• University graduates preferred

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[Übersetzung ins Deutsche]

Stellenbeschreibung

Stellenbezeichnung: Sachbearbeiter/in Finanzen und Administration
**(1) Berichte an die **Geschäftsführer/in
(2) Arbeitsort: Berlin

Hauptaufgabe:
Überwachung der Finanz-, Rechnungswesen- und Office-Management-Funktionen einschließlich entsprechender Verantwortlichkeiten für unsere beiden deutschen Tochtergesellschaften. Beide Unternehmen sind in der pharmazeutischen Industrie tätig.

(3) Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Finanzen und Rechnungswesen:

• Verwaltung aller täglich/wöchentlich/monatlich eingehenden buchhaltungsrelevanten Unterlagen.
• Erstellung, Prüfung und Ausstellung von Rechnungen und Gutschriften.
• Organisation und Pflege der Finanzunterlagen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Zugänglichkeit.
• Abstimmung und Korrespondenz im Bereich Rechnungswesen/Finanzen mit externen Buchhaltungsdienstleistern zur Gewährleistung einer fristgerechten und reibungslosen monatlichen Buchhaltung.
• Bestandsmanagement: Erstellung und Prüfung des monatlichen Bestandsberichts.
• Weitere statistische und finanzielle Berichterstattung nach Bedarf.

Office Management:

• Steuerung der Büroabläufe, einschließlich Organisation, Instandhaltung und Koordination von Veranstaltungen (z. B. Konferenzen) etc.
• Pflege von Dokumentenablage- und Datenmanagementsystemen.
• Unterstützung der Kommunikation mit unserer Zentrale in Japan.

Sonstige Aufgaben:

• Übernahme weiterer, gelegentlich anfallender Aufgaben zur Unterstützung der Organisation, abhängig von den Kapazitäten.

(4) Fähigkeiten/Kenntnisse/Kompetenzen

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Sprachen: Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse; Japanischkenntnisse von Vorteil.
• Ausgeprägte Fähigkeiten in der geschäftlichen Kommunikation (mündlich und schriftlich).
• Universitätsabsolventen bevorzugt