Detailansicht des Stellenangebots

Für den Empfang und die Erstberatung unserer Kunden sowie allgemeine Verwaltungstätigkeiten suchen wir ab sofort eine Mitarbeitende (TZ) im Verwaltungsbereich am Standort Pforzheim. Der Stellenumfang umfasst bis zu 20h/Woche.

Aufgaben

Als erster Ansprechpartnerin sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und heißen Kundinnen, Interessentinnen und Geschäftspartner bei uns willkommen. Sie unterstützen das Team in administrativen und organisatorischen Belangen. Zudem übernehmen Sie Verwaltung und Abwicklung von Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheinen (AVGS), inklusive Prüfung, Einreichung und Dokumentation. Insbesondere gehören zu Ihren Aufgaben:

• Pflege und Verwaltung der Teilnehmerdaten sowie der dazugehörigen Unterlagen
• Kommunikation mit Kostenträgern (Agentur für Arbeit, Jobcenter) und Teilnehmer*innen zur Sicherstellung einer reibungslosen Abwicklung
• Erstellen und Bearbeiten von Teilnehmendenunterlagen und Abrechnungen
• Unterstützung des administrativen Tagesgeschäfts sowie der Betreuung von Teilnehmenden
• Koordination von Terminen und Abläufen im Zusammenhang mit geförderten Maßnahmen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten und Unterstützung der Leitung bei organisatorischen Aufgaben.

Ihr Profil zeichnet sich aus durch:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufsausbildung/Erfahrung
• Erfahrung im Umgang mit AVGS-Gutscheinen und/oder Fördermaßnahmen der Agentur für Arbeit wünschenswert
• Praktische Erfahrung in Assistenz, Empfang oder Verwaltungstätigkeiten
• Sicherer Umgang mit den MS-Office Produkten
• Freude am Arbeiten im Team
• Mehrfachaufgabenperformanz und Organisationsfähigkeit
• Flexibilität und Selbstständigkeit
• Freundliche, positive Ausstrahlung
• Gepflegtes Äußeres und gute Umgangsformen

Vorteile

• Verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Freiraum für Ihre Ideen und flachen Hierarchien
• Unternehmensinternes Fortbildungsprogramm – wir fördern die berufsbegleitende Weiterqualifizierung unserer Mitarbeiter*innen
• Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Mit dem Siegel berufundfamilie sind wir seit 2015 zertifiziert.
• Offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team