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Assistent*in Geschäftsbereichsleitung

Ab sofort in Vollzeit, unbefristet

Geschäftsbereich Technik & Bau

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die gesamte Büroorganisation und das Sekretariat des Geschäftsbereiches (u.a. Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, interne und externe Kommunikation inkl. Postbearbeitung, Dienstreisemanagement, Organisation der E-Mail-Postfächer des Geschäftsbereiches und der Leitung)
• Bearbeitung von Rechnungen und die Erstellung von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen
• Auswertung von internen Daten des Geschäftsbereiches in Form von Statistiken und eigenständige Erstellung von Geschäftsbriefen, Formularen und Präsentationen
• Mitwirkung an der Digitalisierung und Begleitung von Projekten des Geschäftsbereiches
• Unterstützung im technischen Controlling sowie Durchführung des Bestell- und Anforderungsmanagements
• Übernahme von administrativen Tätigkeiten bezüglich der Mitarbeitenden des Geschäftsbereiches (u.a. Erstellung und kontinuierliche Anpassung von Urlaubs-, Vertretungs-, Dienst- und Bereitschaftsdienstplänen, Fortbildungs- und Seminarmanagement inkl. Budgetüberwachung, Erstellung von Stellenausschreibungen sowie Tätigkeitsbeschreibungen)
• Bearbeitung von Beschwerden über das Beschwerdemanagement der UMG

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbar)
• Berufserfahrung in Verwaltungs-, Organisations- und Assistenzaufgaben sowie in koordinierenden Tätigkeiten, idealerweise im Gesundheitswesen
• Kenntnisse über die Infrastruktur und Technikprozesse eines Krankenhauses
• Grundkenntnisse in den relevanten gesetzlichen Vorgaben (u.a. Krankenhausgesetz, Vergabeverordnung, BKI, VBO) sowie Kenntnisse der der Satzungsvorschriften der Stadt Greifswald
• Sehr guter, routinierter Umgang mit MS-Office-Programmen, wünschenswert sind SAP-Kenntnisse
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und Fristenüberwachung
• Ausgeprägte Kommunikations-, Organisations- und Koordinierungskompetenz
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen

Unser Angebot

**Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen:** Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E8 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen auf der Corporate Benefits Plattform. Außerdem fördern wir die nachhaltige Mobilität mit der Möglichkeit des Jobrad-Leasings.
**Fortbildungsmöglichkeiten:** Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
**Work-Life-Balance:** Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an. Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema „Vereinbarkeit von Familie und Beruf".
**Hanseatischer Standort:** Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.

Willkommen...

...bei der Universitätsmedizin Greifswald - dem Ort, an dem Innovation auf Tradition trifft und gemeinsam die Zukunft der Gesundheitsversorgung gestaltet wird. Wir sind stolz auf unser vielfältiges Team von Fachkräften, das sich leidenschaftlich für exzellente Patientenversorgung, Forschung und Lehre engagiert. Wenn Sie Teil eines dynamischen und inspirierenden Umfelds werden möchten, in dem Ihre Ideen und Ihr Engagement geschätzt werden, dann sind Sie bei uns genau richtig. Diversität und Chancengleichheit sind uns besondere Anliegen und wir möchten alle Personen ermutigen, sich bei uns zu bewerben – wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Herkunft und Geschlecht sowie einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung.