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Standort: Wiesbaden

**Arbeitszeit: **37,5 h/Woche

**Vertragsart: **aktuell befristet bis Oktober 2026

**Start: **asap

Ein international tätiges Pharmaunternehmen mit Sitz in Wiesbaden sucht eine engagierte Assistenz (gn), die das Team bei einem breiten Spektrum organisatorischer, administrativer und projektbezogener Aufgaben unterstützt. Durch Ihre vorausschauende Organisation, effiziente Reise- und Terminplanung sowie Ihre Unterstützung bei Projekten und Veranstaltungen sowie im Vertrags- und Rechnungswesen tragen Sie maßgeblich zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs bei.

Ihre Aufgaben:

• Planung, Organisation und Unterstützung von Team- sowie strategischen Meetings
• Organisation von Advisory Boards in Zusammenarbeit mit einer externen Event-Agentur
• Bearbeitung von Reise- und Spesenabrechnungen sowie Buchung von Flügen und Hotels
• Unterstützung im Kalender- und Terminmanagement
• Erstellung, Anpassung und Nachverfolgung von Purchase Orders sowie Rechnungen
• Erstellung von Verträgen für medizinische Fachpersonen sowie im Bereich Sponsoring und Educational Grants
• Abrechnung von Honoraren
• Kommunikation und Abstimmung mit Lieferanten
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten medizinischer Fachpersonen sowie Verwaltung bestehender Datensätze
• Erstellung und Nachverfolgung von IT-Tickets
• Versand, Dokumentation und Verwaltung von Materialien

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau (gn), Kauffrau für Büromanagement (gn), Industriekaufmann (gn) oder vergleichbar
• Idealerweise Berufserfahrung im Assistenzumfeld, vorzugsweise in der Life-Science-Branche
• Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen (PowerPoint, Word, Excel)
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Ich freue mich auf Ihre Bewerbung und das Gespräch mit Ihnen.

Ihre Malin Wilfinger

Bei HOX können Sie sicher sein, dass Ihr Lebenslauf verstanden wird und Sie als Individuum wahrgenommen werden. Mit der Kombination aus eigener Berufserfahrung im Life Science Bereich und umfassendem HR-Wissen können wir Ihnen ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner in der Erreichung Ihrer beruflichen Ziele sein.