Detailansicht des Stellenangebots

Wir sind ein Architekturbüro mit Sitz in Plauen und realisieren Projekte in den Bereichen Wohnungsbau, Gewerbebau und öffentliche Gebäude. Unser Büro steht für eine strukturierte Arbeitsweise, klare Kommunikation und eine langfristige Zusammenarbeit im Team.

Zur Verstärkung unseres Büros suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sekretärin (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit.

Wir wünschen uns eine zuverlässige, organisierte und kommunikative Persönlichkeit, die Freude an administrativen Tätigkeiten hat und den Büroalltag souverän begleitet. Ein sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise werden vorausgesetzt. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil.

Wir bieten einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Architekturbüro, ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld sowie eine strukturierte Einarbeitung. Die Vergütung erfolgt leistungsgerecht.

Der Arbeitsumfang umfasst folgende Aufgaben:

1. Allgemeine Büroorganisation, Kommunikation

• Verwaltung von Terminen und Kalendern (z. B. Besprechungen, Bauherrentermine).
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post (digital und physisch).
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial.
• Telefonzentrale: Entgegennahme von Anrufen und Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter.
• Empfang von Besuchern und Kunden.
• Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Partnern (E-Mails, Briefe, Protokolle).

2. Buchhaltung/ Finanzielle Verwaltung

• Kontrolle der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, Bearbeitung und die korrekte Zuordnung der Rechnungen sowie Kassenbelege- führen von Kassenbuch(digital). Anlegen von Überweisungen sowie Datenpflege.
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Nachverfolgung von Zahlungseingängen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Honorarabrechnungen nach HOAI.

Voraussetzung hierfür ist der routinierte Umgang mit folgenden Programmen/ Plattformen: Microsoft Office (Word, Outlook, Excel), Datev - Unternehmen online, ggf. VvW Control

darüber hinaus:

Unterstützung der Projektarbeit

• Vorbereitung und Verwaltung von Projektunterlagen (z. B. Bauanträge, Genehmigungen, Ausschreibungsunterlagen, Protokollen und Berichten) nach Vorgaben durch Projektleiter.
• Erstellen von einfachen Dokumenten oder Listen (z. B. Checklisten für Projekte).