Detailansicht des Stellenangebots

The Max Planck Institute of Biochemistry (MPIB) in Martinsried near Munich is one of the world’s leading international research institutions in the fields of biochemistry, cell and structural biology, and biomedical research. With around 27 scientific departments and research groups and about 750 employees, the MPIB is one of the largest institutes of the Max Planck Society for the Advancement of Science.

We are looking for a part-time

Project Administrator/Assistant (m/f/d) (50%–80%)

to join the Grants Office to support the management of over 30 externally funded research projects with a total budget of more than €40 million.

Your responsibilities

• Supporting the implementation of administrative requirements set by various funding bodies
• Maintaining and managing databases
• Contributing to the development and implementation of further services offered by the Grants Office
• Project management
• Drafting, reviewing and processing contracts and funding agreements in collaboration with researchers, the External Funding Department, the Legal Department and external partners
• Coordinating the preparation of scientific and financial reports, including monitoring deadlines
• Coordinating and implementing project changes

Your profile

We are looking for a responsible, well-organised and service-oriented individual who can quickly familiarise themselves with a variety of subject areas and who enjoys creating the ideal conditions for excellent research on a daily basis.

The ideal candidate will have the following:

• A completed qualification as a business administrator
• Ideally, experience in managing externally funded projects
• The ability to edit English texts (spelling and grammar) and to creatively design documents
• A sense of responsibility, thoroughness and reliability
• A helpful attitude and a team-oriented approach to work
• A willingness to learn and an interest in shaping new processes
• The ability to prioritise tasks independently and manage time efficiently in a dynamic environment
• Strong communication and persuasion skills in face-to-face, virtual and written interactions
• Proficiency in spoken and written English (C1) and German (A2)
• Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Word and Outlook, and a willingness to familiarise yourself with digital tools

Our Offer

• An interesting, versatile position in an international environment
• Remuneration according to TVöD (Bund) up to E 8, including social benefits and company pension scheme
• Diverse opportunities for further training and development
• Flexible working hours, option for mobile working (up to 40% after onboarding)
• 30 days of holiday per year, additional days off on Christmas Eve and New Year’s Eve
• Company health management, sports programmes, subsidized job ticket, in-house cafeteria
• The position is to be filled immediately and is initially limited to 2 years, further permanent employment is possible and desired

Application

Have we sparked your interest? Please apply by Mai 27, 2026 with your application documents (PDF files) via our online application website. We would like to focus on your skills, experience and motivation. Please send us your application documents without personal details such as a photo, date of birth or nationality. These are not relevant to the selection process.

Please note: For data protection reasons, applications by email cannot be considered.

The Max Planck Society strives for gender equality and diversity. We welcome applications from all backgrounds. Furthermore, we are committed to increasing the representation of individuals with disabilities in our workforce and therefore encourage applications from such qualified individuals.

For further information, please visit our homepage at www.biochem.mpg.de.

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Das Max-Planck-Institut für Biochemie (MPIB) in Martinsried bei München ist eine der weltweit führenden internationalen Forschungseinrichtungen in den Bereichen Biochemie, Zell- und Strukturbiologie sowie biomedizinische Forschung. Mit rund 27 wissenschaftlichen Abteilungen und Forschungsgruppen sowie etwa 750 Mitarbeitern ist das MPIB eines der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften.

Wir suchen einen

Projektadministrator/Assistent (m/w/d) (50 %–80 %)

für das Grants Office zur Unterstützung der Verwaltung von über 30 extern finanzierten Forschungsprojekten mit einem Gesamtbudget von mehr als 40 Millionen Euro.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei der Umsetzung der von verschiedenen Förderorganisationen gestellten administrativen Anforderungen
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken
• Mitwirkung an der Entwicklung und Umsetzung weiterer Dienstleistungen des Grants Office
• Projektmanagement
• Erstellung, Prüfung und Bearbeitung von Verträgen und Fördervereinbarungen in Zusammenarbeit mit Forschenden, der Abteilung für externe Förderung, der Rechtsabteilung und externen Partnern
• Koordination der Erstellung wissenschaftlicher und finanzieller Berichte, einschließlich der Überwachung von Fristen
• Koordination und Umsetzung von Projektänderungen

Ihr Profil

Wir suchen eine verantwortungsbewusste, gut organisierte und serviceorientierte Person, die sich schnell in verschiedene Fachgebiete einarbeiten kann und Freude daran hat, täglich die idealen Voraussetzungen für exzellente Forschung zu schaffen.

Der/die ideale Kandidat/in verfügt über Folgendes:

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Betriebswirt/in
• Idealerweise Erfahrung in der Leitung von extern finanzierten Projekten
• Die Fähigkeit, englische Texte (Rechtschreibung und Grammatik) zu redigieren und Dokumente kreativ zu gestalten
• Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Eine hilfsbereite Einstellung und eine teamorientierte Arbeitsweise
• Lernbereitschaft und Interesse an der Gestaltung neuer Prozesse
• Die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und die Zeit in einem dynamischen Umfeld effizient einzuteilen
• Ausgeprägte Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeiten im persönlichen, virtuellen und schriftlichen Austausch
• Gute Englisch- (C1) und Deutschkenntnisse (A2) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook, sowie die Bereitschaft, sich mit digitalen Tools vertraut zu machen

Unser Angebot

• Eine interessante, vielseitige Position in einem internationalen Umfeld
• Vergütung nach TVöD (Bund) bis zur Besoldungsgruppe 8, einschließlich Sozialleistungen und betrieblicher Altersvorsorge
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (bis zu 40 % nach der Einarbeitungsphase)
• 30 Urlaubstage pro Jahr, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Sportangebote, bezuschusste Fahrkarte, hauseigene Kantine
• Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und zunächst auf 2 Jahre befristet, eine anschließende Festanstellung ist möglich und erwünscht

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich bis **zum 27. Mai 2026 **mit Ihren Bewerbungsunterlagen (PDF-Dateien) über unsere Online-Bewerbungsseite. Wir möchten uns auf Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Ihre Motivation konzentrieren. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen ohne persönliche Angaben wie Foto, Geburtsdatum oder Staatsangehörigkeit. Diese sind für den Auswahlprozess nicht relevant.

Bitte beachten Sie: Aus datenschutzrechtlichen Gründen können Bewerbungen per E-Mail nicht berücksichtigt werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrundes. Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage unter www.biochem.mpg.de.