Stellenangebot: Sekretär/in (m/w/d) bei Gymnasium Panketal Freie Stadtrandsch. Berlin-Brg. gGmbH

Stellenbezeichnung: Schulsekretärin (m/w/d)

Direkter Vorgesetzter: Schulleiter/ Geschäftsführer

Direkt unterstellte Mitarbeiter: keine

Wofür ist die Schulsekretärin zuständig?

• die Schulsekretärin (m/w/d) nimmt ihre/seine Aufgaben so wahr, dass der Schulleiter/Geschäftsführer bei der Erfüllung seiner Aufgaben effektiv unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für den Vorgesetzten sichergestellt ist
• sie/er liefert einen wesentlichen Beitrag zur positiven Außenwirkung der Schule
• sie/er plant die jährlichen Regeltermine der Geschäftsführer und des Schulleiters
• zudem ist sie/er zuständig für die Kommunikation mit Eltern und Schülern während des Schultages

Fähigkeiten:

• Sie sind belastbar
• Sie sind flexibel
• Sie sind kommunikationsstark
• Sie haben ein sicheres und sympathisches Auftreten
• Sie sind diskret und loyal
• Sie arbeiten zielorientiert
• Sie zeichnen sich durch einen versierten Umgang mit moderner Bürotechnik aus
• Sie verfügen über sichere Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation
• Sie kennen die Ziele, Strategien und Leitlinien der Schule und seine Stellung im Markt

Ihre Aufgaben als Schulsekretärin:

• Sie führen die Korrespondenz
• Sie empfangen Eltern und Kunden
• Sie bestellen das Büromaterial
• Sie empfangen und betreuen Besucher
• Sie führen die Wiedervorlage und die Ablage
• Sie sind zuständig für alle Zahlungsvorgänge sowie die Vorkontierung der Rechnungen
• Sie priorisieren eingehende Post- und Telefongespräche, damit Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden können
• Sie prüfen zur Unterschrift vorgelegte Schriftstücke auf formale Richtigkeit
• Sie führen die Schulbuchplanung und -abrechnung durch
• Sie erledigen die Korrespondenz - soweit fachlich möglich – selbstständig
• Sie kümmern sich um Terminabsprachen und die Terminkontrolle
• Bei delegierten Vorgängen verfolgen Sie die entsprechenden Termine
• bei Bedarf führen Sie andere, Ihrer Vorbildung und Ihren Fähigkeiten entsprechende Einzelaufträge aus, die dem Wesen nach zum Aufgabengebiet gehören oder betrieblich notwendig sind.

Arbeitszeit:

• 7.45 - 16.15 Uhr