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Tätigkeitsbeschreibung für diese Position:

Angebote für Produkte und Produktvarianten erstellen

• Annahme von Anfragen (tel./schriftl./Fax/E-Mail)
• Verfügbarkeit der angefragten Produkte im ERP-System prüfen
• Angebote nach Vorgabe erstellen. Eventuelle Rabatte und Preisnachlässe ermit­teln, ggf. mit Leiter AZ, Leiter Vertrieb bzw. jeweiligem Key-Account klären. Termine ermitteln und Angebote erstellen.
• Angebote versenden und in Kopie an entsprechenden Ablageorten ablegen Auftragseingabe / Auftragsbearbeitung
• Annahme von Bestellungen / Liefereinteilungen (tel./schriftl./Fax/E-Mail)
• Ermittlung der Produktspezifikationen anhand technischer Daten nach Kundenin­formation bzw. Angaben lt. Bestellung/Liefereinteilung.
• Auftrag ggf. mit Angebotsdaten bzw. mit Kunden-/Materialstammdaten abgleichen und bei Unstimmigkeiten mit Leiter AZ abklären und ggf. mit Kunde Kontakt auf­nehmen.
• Bestellung auf vertragliche Richtlinien überprüfen und zur Auftragserfassung vorbe­reiten.
• Auftrag ins ERP-System eingeben unter Berücksichtigung der terminlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen.
• Ggf. Auftragsbestätigung auf Richtigkeit prüfen und an Kunden senden
• Neue Lieferplaneinteilungen einpflegen
• Terminliche Nachverfolgung der Auftragspositionen
• Verwaltung der kundenspezifischen Ablage (Archivierung)
• Bei Bedarf Sendungsverfolgung anstoßen und Stand ermitteln lassen und Ergeb­nisse an Kunden übermitteln
• Lieferscheine und sonstige Dokumente an entsprechenden Ablageorten ablegen
• Bearbeitung des Faktura-Vorrats und Versand der geprüften Fakturen an Kunden. Datenpflege im ERP-System
• Kundensonderpreise und sonstige kundenspezifische Regelungen überprüfen und bei Änderung aktualisieren
• Verwaltung kundenspezifischer Vorgaben (Verpackung/Kennzeichnungen u. Ä.)

Kundenbetreuung

• Kundenanfragen bearbeiten und ggf. schwierigere technische Fragestellungen zur Beantwortung an die zuständigen Fachkollegen weiterleiten. Beantwortung verfol­gen.
• Abstimmung mit Kunden in auftragsspezifischen Bedarfsfällen (z. B. Liefertermine / Vertragsfragen I Transportorganisation / techn. Anpassungen)
• Kundenkorrespondenz

Erstellung von Statistiken und Berichten

• Aufgrund im ERP-System vorhandener Daten verschiedenste Statistiken (teilw. Auf Anforderung) erstellen und weitergeben
• Reklamationsbearbeitung
• Bei Reklamationen (Mengen od. Qualität) Kontrolle mit entsprechenden Abteilun­gen (Versand, Technik VBG) veranlassen und weitere Bearbeitung ggf. in Abstim­mung mit Leitung AZNertrieb durchführen
• Retouren/Gutschriften/Lastschriften über das ERP-System bearbeiten (Erfassung / Prüfung / Erstellung und Versand der Dokumente)

Vertretung für andere MA im AZ bei deren Abwesenheit:

• Abrufen der E-Mails, Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Lieferung von Auf­trägen, Rückstandsliste, telefonische Kundenbetreuung und Kundenkorrespondenz und ggf. Weiterleitung von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung

EDV-Kenntnisse:

• ERP-Kenntnisse, idealerweise IFS; fundierte MS-Office-Kenntnisse; Sicheres Be­herrschen von Outlook und Internet

Sprachen

• Englisch (Wort und Schrift)