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Office Management & Kanzleikoordination

Du bist der Dreh- und Angelpunkt unserer Kanzlei – organisieren, koordinieren und behältst auch in turbulenten Zeiten den Überblick. Als Kanzleimanager übernimmst Du eigenverantwortlich die administrative Führung unseres Büros und wirst zum unverzichtbaren Rückgrat unseres Teams in Großmehring.

Deine Aufgaben

Empfang & Mandantenkommunikation

• Empfang und Betreuung von Mandanten – als erste Visitenkarte der Kanzlei
• Telefonzentrale: erste Anlaufstelle für Mandantenanfragen und Weiterleitung an die Fachkraft
• Korrespondenz mit Behörden und Mandanten

Terminkoordination & Fristenwesen

• Koordination aller Termine für Team und Mandanten
• Fristenkontrolle und Wiedervorlagen

Post, Akten & Archivierung

• Bearbeitung des gesamten Posteingangs und -ausgangs
• Belege scannen und im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen
• Aktenverwaltung und Archivierung (physisch und digital) inkl. Aufbewahrungsfristen

Kanzleiverwaltung & Organisation

• Stammdatenpflege in DATEV
• Pflege der Vollmachtsdatenbank
• Bürobedarf organisieren und beschaffen
• Schnittstelle zu externen Dienstleistern (z. B. IT-Support)
• Mandantenneuanlage und Mandatsbeendigung organisieren und durchführen

Rechnungswesen & Controlling

• Monatliche Kontrolle der DATEV-Rechnungen
• Vorbereitung der internen Rechnungsschreibung
• Jährliche Gebührenübersichten für die Kanzleileitung

Personal & Team

• Organisation interner Fortbildungen sowie Betriebsveranstaltungen
• Administrative und organisatorische Unterstützung des Teams

Digitalisierung & Prozessoptimierung

• Unterstützung der Kanzleileitung bei Prozessoptimierungen – auch mit modernen KI-Tools
• Unterstützung bei der Pflege der Homepage sowie der Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook)
• Elektronischer automatisierter Versand Mandantennewsletter

Optional / Erweiterbar

• Selbständiges Buchen kleinerer Finanzbuchhaltungen
• Selbständige ESt-Bearbeitung
• Unterstützung von Mandanten in DUO-Fragen
• Fortbildung zum Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT)

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Kanzlei- oder Büromanagement von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS365 (Outlook, Word, Excel)
• Kenntnisse in DATEV wünschenswert
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Mandanten
• Diskretion und Verschwiegenheit mit sensiblen Daten
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und KI-gestützten Prozessen