Detailansicht des Stellenangebots

Standort Sendling (Berlepschstraße 3) und Standort Giesing (Ungsteiner Straße 50) in München

Aufgaben / Haupttätigkeiten

Der stellvertretende Verwaltungsleiter (m/w/d) unterstützt den Verwaltungsleiter und den Leiter der Einrichtung bei der administrativen, finanziellen, materiellen und logistischen Verwaltung der Einrichtung. Er trägt zur reibungslosen Organisation des Dienstes bei und kann bei Abwesenheit des Generalsekretärs dessen Aufgaben vorübergehend übernehmen.

Hauptaufgaben

1. Verwaltungsmanagement

• Mitwirkung an der allgemeinen administrativen Überwachung der Einrichtung

• Vorbereitung und Kontrolle von Verwaltungsakten

• Verfolgung der vorgeschriebenen Unterlagen und institutionellen Fristen

• Organisation der Archive und des Informationsflusses

2. Finanz- und Rechnungswesen

• Überwachung des Haushalts: Ausgabenverpflichtungen und Einnahmen

• Prüfung der Belege und Zahlungsvorgänge

• Erstellung von Finanzübersichten

• Überwachung von Aufträgen, Verträgen und Vereinbarungen

3. Personalmanagement

• Verwaltung der Personalakten der nach lokalem Recht beschäftigten Mitarbeiter

• Mitwirkung am Einstellungsverfahren für nach lokalem Recht beschäftigte Mitarbeiter

• Überprüfung der variablen Lohnbestandteile

4. Material- und Logistikmanagement

• Mitwirkung bei der Umsetzung und Überwachung von Bauarbeiten

5. Gesundheit, Sicherheit und Compliance

• Überwachung der Einhaltung von Sicherheitsstandards

• Mitwirkung am Risikomanagement und an Sicherheitsübungen

• Überwachung von Versicherungsverträgen und gesetzlichen Verpflichtungen

6. Führung und Kommunikation

• Vorbereitung der Unterlagen für die Gremien

• Erstellung von Protokollen und Dienstnotizen

• Leitung des Teams der Generalsekretariat

Fähigkeiten und Eigenschaften

Fachliche Kompetenzen

• Fundierte Kenntnisse im Bereich Haushalts- und Rechnungswesen der öffentlichen Hand (GBCP)

• Kenntnisse im Verwaltungsrecht und im kommunalen Arbeitsrecht

• Sicherer Umgang mit Bürosoftware, insbesondere Excel

Organisatorische Kompetenzen

• Sorgfalt und Organisationstalent

• Einhaltung von Fristen und Verfahren

• Fähigkeit, unter Termindruck zu arbeiten

• Anpassungsfähigkeit und Eigeninitiative

Soziale Kompetenzen

• Diskretion und Vertraulichkeit

• Teamfähigkeit

• Schriftliche Ausdrucksfähigkeit

• Sinne für den öffentlichen Dienst

Gesuchtes Profil

• Hochschulabschluss in Verwaltung, Management, Finanzen oder Rechtswissenschaften

• Nachweisliche Erfahrung in einer Verwaltungs- oder Finanzposition

• Erfahrung im Bildungsbereich oder im internationalen Umfeld wäre von großem Vorteil

• Beherrschung der französischen und deutschen Sprache auf mindestens B2-Niveau

Stundenumfang

Vollzeit (39 Stunden pro Woche)

Vergütung und Zusatzleistungen

• Je nach Profil liegt das monatliche Bruttogehalt zwischen 3’254,72 € und 3’559,84 € (gemäß den geltenden internen Gehaltstabellen)

• Attraktiver Jahresurlaub: 45 Tage bezahlter Urlaub pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche

• Lokaler Arbeitsvertrag mit Besteuerung in Frankreich für Bewerber ohne deutsche Staatsangehörigkeit

• Mögliche teilweise Befreiung von den Schulgebühren für Kinder, die an der Einrichtung eingeschrieben sind (Vertrag September–August)